Disposiciones generales

a. No se adquieren artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales, ni se realizan obras, sin que medie la correspondiente orden de compra o sin que se haya formalizado el contrato pertinente. b. Cuando resulte más conveniente y económico para la Corporación se pueden formalizar contratos anuales, contra los cuales se van efectuando las compras a medida que vayan surgiendo las necesidades. c. Las solicitudes de compra cuyo importe total estimado exceda de cien mil dólares ($100,000.00) se refieren a la Junta de Subastas, con las especificaciones requeridas, para que se lleven a cabo las subastas formales correspondientes. No se efectúa transacción alguna en la cual haya fraccionamiento de la compra con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le correspondía, conforme a su importe. Las necesidades se agrupan al efectuar las compras, en tal forma que las transacciones puedan efectuarse en la forma más económica y conveniente al interés público, en armonía con este Reglamento. 12 d. Los (Las) funcionarios(as) en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, no pueden aceptar atenciones especiales, regalías, prestar dinero a, o tomar dinero de, firmas comerciales o individuo(a) alguno(a) que provea servicios o suministros a la Corporación. e. Los (Las) funcionarios(as) o empleados(as) en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, deben rechazar cualquier conducta impropia de los proveedores y contratistas contraria a la Ley de Ética Gubernamental, incluidos los ofrecimientos de gratificaciones, los privilegios, las regalías o los favores, y tienen la obligación de informar prontamente al (a la) Presidente(a) Ejecutivo(a) sobre cualquier situación que ocurra al respecto. f. Cualquier proceso de compra, incluidos los formularios relacionados con los mismos, se puede llevar a cabo por medios electrónicos siempre y cuando no exista impedimento legal alguno y se tomen las medidas de seguridad que sean necesarias. g. Se puede utilizar la tarjeta de crédito corporativa de COSSEC, para adquirir materiales, equipo y servicios no personales de necesidad inmediata a precios competitivos y términos de entrega satisfactorios para la Corporación, que no se puedan adquirir utilizando los términos de pagos regulares y para efectuar compras de emergencias. Se utilizará, además para el pago de pasajes, hoteles, adiestramientos y para efectuar compras a través de catálogos, revistas, 13 boletines, internet u otros medios para lo cual el uso de tarjeta resulta ser el único medio de pago aceptable por el(la) proveedor(a). Las compras que se efectúen con tarjeta de crédito corporativa se regirán por las normas y procedimientos de compras establecidas por la Corporación o por cualquier ley, regla o reglamento establecido por una cualquier Agencia, Departamento o Entidad Gubernamental que fiscalice los procesos de compra en el Gobierno. h. En toda adquisición que se haga mediante orden de compra el(la) proveedor(a) debe someter, junto con su cotización por escrito, un documento provisto por la Corporación donde certifique que ésta le entregó copia del Código de Ética para Contratistas, Suplidores y Solicitantes de Incentivos Económicos del Gobierno de Puerto Rico, que lo ha leído y que se obliga a cumplir con sus disposiciones. i. Las solicitudes de compra deben incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios(as) suplidores(as) y marcas. Se señala, además, el propósito y el uso específico de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basada en criterios específicos. Dichas solicitudes se someten con suficiente antelación, de manera que no exista conflicto con el tiempo razonable requerido para la notificación, publicación, estudio, adjudicación y entrega de los artículos, materiales o equipos, la realización de obras o la prestación de servicios no profesionales. j. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la solicitud de compra especificaciones que permitan amplia competencia, se acompaña la solicitud de 14 compra con una justificación señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que, si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. k. Para la preparación de las especificaciones de las compras por subastas formales se puede solicitar el asesoramiento de las unidades de apoyo de la Corporación. También se pueden contratar los servicios profesionales que sean necesarios. En estos casos se obtiene la aprobación previa del (de la) Presidente(a) Ejecutivo(a). 1. Las solicitudes de compra de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o la realización de obras son aprobadas por el (la) director(a) de la división que las origina o por los representantes autorizados por el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a). La Sección de Compras las tramita para la autorización del (de la) Presidente(a) Ejecutivo(a) o su representante autorizado, de ser necesario. Las solicitudes de compra se pueden procesar y aprobar por medios electrónicos. En tal caso, se deben tomar las medidas que sean necesarias para garantizar la seguridad del medio electrónico a utilizarse. m. Todo(a) funcionario(a) de la Corporación autorizado(a) a solicitar o aprobar la adquisición de equipos, materiales, servicios no profesionales y la realización de obras, se guiará por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. 15 n. Solamente se aprueba la adquisición de artículos, equipos, materiales o servicios no profesionales y se autoriza la realización de obras, que sean estrictamente necesarias para las actividades para las cuales han de adquirirse.