Tipos de compras

6.1. Subasta informal 6.1.1 Definición Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo exceda quince mil dólares ($15,000.00) pero no exceda la cantidad de cien mil dólares ($100,000.00). La Sección de Compras evaluará las ofertas y adjudicará la buena pro al (a la) licitador(a) responsivo(a) que haya ofertado el mejor valor. El (La) funcionario(a) de la Sección de Compras autorizado(a) a adquirir bienes, obras y servicios no profesionales mediante subasta informal deberá justificar por escrito, en el formulario provisto para esos fines, toda transacción usando dicho mecanismo. El formulario llevará la firma del (de la) funcionario(a), así como la certificación acreditativa del cumplimiento con las disposiciones de este Reglamento y formará parte del expediente con los documentos que apoyen la justificación de la subasta informal. Disponiéndose que está prohibido fraccionar una adquisición con el propósito de reducir el valor de la compra agregada par debajo del límite de cuantía establecida para la celebración de una subasta formal. 16 6.2 Subasta formal 6.2.1 Definición Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo exceda la cantidad de cien mil dólares ($100,000.00). Dicha adjudicación será realizada por la Junta de Subastas al licitador responsivo que haya ofertado el mejor valor. 6.3 Compras excepcionales (sin subasta) Serán consideradas compras excepcionales todas las compras que estén exentas de tramitarse mediante los métodos de licitación ordinarios (compra informal, subasta MST informal, subasta formal, solicitud de propuestas, solicitud de propuestas selladas), por estar presentes única y exclusivamente las circunstancias descritas en el presente artículo. Serán consideradas compras excepcionales ya que, por su naturaleza, de tramitarse el proceso ordinario, no cumplirían con el objetivo de satisfacer la necesidad identificada con la inmediatez que exige la situación expuesta; o debido a que el trámite administrativo se torna innecesario por las circunstancias que permean la adquisición, entre otras circunstancias. El uso de compras excepcionales se limitará al máximo posible, de modo que las compras o adquisiciones se realicen mediante los métodos de licitación ordinarios que garantizan la mayor competencia posible. La adquisición de un bien, obra o servicio mediante compra excepcional no será justificación suficiente para adquirir el mismo tipo o clase de bien, obra o servicio en una ocasión posterior como compra excepcional. 17 6.3.1 Evaluación de compras excepcionales Toda compra excepcional será recomendada mediante escrito a la Sección de Compras. No se podrán recomendar ni autorizar, como compras excepcionales, aquellas que impliquen circunstancias distintas o adicionales a las descritas en este artículo. Se deberá asegurar por cualquier medio (inspección, requerimiento documental, fotografías, y videos, certificaciones, entre otros), previo a emitir su recomendación y aprobación de cada compra excepcional, respectivamente, que las circunstancias excepcionales expuestas por el requirente existen y que no se trata de un subterfugio para evadir el trámite ordinario de adquisición. La Sección de Compras deberá certificar, bajo su firma, el medio por el cual corroboró la existencia de las circunstancias excepcionales expuestas por el(la) requirente en su solicitud. La Sección de Compras, podrá denegar el trámite de cualquier solicitud de compra excepcional, de entender, que las circunstancias expuestas en la solicitud fueron causadas por negligencia administrativa. Dicha denegación deberá estar debidamente fundamentada. 6.3.1.1 Cuándo podrán realizarse Se podrán autorizar compras excepcionales y no es necesario celebrar subastas formales o informales en los siguientes casos: i. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse estén contratados por el Área de Compras y Suministros de la ASG y la Corporación crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en sus contratos. 18 ii. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. iii. Cuando la Corporación, luego de haber realizado las investigaciones pertinentes y documentado las mismas, entienda que existe sólo una fuente de abastecimiento. iv. Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente debido a una situación de emergencia, en la Corporación, que genere necesidades inesperadas, imprevistas e inaplazables que requieran de acción inmediata de la autoridad nominadora por estar en peligro la vida, la salud, la seguridad de los empleados o la ciudadanía que nos visita, o porque implique la suspensión de los servicios que se brindan y/o cuando el Gobernador haya declarado un estado de emergencia. AAA V. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para un equipo cuya reparación o servicio está bajo contrato. vi. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado por la Corporación que unidades análogas hayan rendido o por la economía obtenida al mantener uniformidad en unidades múltiples, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. vii. Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan suplir los suministros o servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados son más ventajosas que las del mercado local, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. 19 viii. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos o a una agencia del Gobierno de Puerto Rico. ix. Cuando la propiedad gubernamental pueda dañarse o perderse. X. Cuando la vigencia de los fondos este próxima al vencimiento y toda oportunidad de adquirir los bienes, obras y servicios no profesionales se pueda perder afectándose adversamente los mejores intereses de la Corporación, cuando la necesidad haya sido identificada por el requirente en un término menor a los sesenta (60) días previos al vencimiento de fondos a ser utilizados, se pueda corroborar mediante la documentación correspondiente que no constituye un gasto incluido en el presupuesto corriente y que la adquisición se financiará con un sobrante presupuestario. xi. Cuando no se reciban ofertas luego de haberse emitido solicitudes de cotizaciones, invitación a subasta o solicitud de propuestas. a. Si conviene al interés público, cuando ocurran cualesquiera de las siguientes situaciones luego de celebrada una subasta formal: i. Los precios cotizados resulten demasiado altos o exceden los fondos disponibles para ese concepto. ii. No se recibió oferta alguna luego de haberse anunciado la subasta en dos (2) ocasiones. iii. Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la Corporación. iv. Incumplimiento del (de la) licitador(a) agraciado en la subasta. 20 6.3.1.2 Procedimiento para realizar compras excepcionales Las compras excepcionales serán realizadas por la Sección de Compras, mediante compra directa al (a la) proveedor(a) o suplidor(a) de bienes, obras o servicios no profesionales. A discreción de esta, se podrán requerir cotizaciones a los(las) proveedores(as) o suplidores(as) de bienes o servicios como parte del trámite de compra excepcional. La Sección de Compras deberá justificar por escrito, las razones por las cuales no se pudo realizar la compra mediante alguno de los métodos de licitación establecidos en este Reglamento y por las cuales es necesario realizar la compra excepcional. Además, deberá especificar cuál será el impacto en los servicios que provee la Corporación si se deniega la solicitud de compra excepcional. La adquisición de un bien, obra o servicio mediante una compra excepcional no será justificación suficiente para adquirir el mismo tipo o clase de bien, obra o servicio en una ocasión posterior como compra excepcional. La Sección de Compras deberá evaluar si las condiciones que justificaron la compra excepcional anterior continúan vigentes antes de autorizar una nueva adquisición mediante compra excepcional. De igual forma, el requirente deberá justificar por escrito las razones por las cuales continua la necesidad de realizar la compra excepcional. Las compras excepcionales se limitarán a las cantidades y la duración absolutamente necesaria. 21 6.4. Compra informal Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo no exceda de quince mil dólares ($15,000.00). En las mismas no será necesario realizar subasta. La Sección de Compras solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones a licitadores(as) debidamente inscritos(as) en el RUL, bajo la categoría correspondiente. El número de por lo menos tres (3) licitadores(as) estará sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el bien o servicio que se pretenda adquirir. 6.4.1 Compra mediante cotización verbal Las compras que involucren un importe total que no exceda de cinco mil ($5,000.00) dólares se hacen mediante solicitud de cotizaciones verbales a tres (3) proveedores(as) y sólo es necesario obtener la cotización escrita del (de la) proveedor(a) a quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. Dicha cotización debe cumplir con los requisitos indicados en este Reglamento. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor sujeto a que no existan o no se conozcan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales que se van a adquirir o para las obras que se van a realizar o que exista una necesidad apremiante del bien o servicio. En aquellos casos en que no se obtengan las tres (3) cotizaciones debe indicarse por escrito las razones para ello. Se preparará un expediente con información por escrito de las cotizaciones verbales solicitadas indicando la fecha, el nombre del (de la) funcionario(a) o empleado(a) que 22 solicita la cotización y el nombre y el número de teléfono o facsímil y el correo electrónico de la persona que ofrece la cotización, y la cantidad cotizada. 6.4.2 Compra Mediante Cotización Escrita Procedimiento de compra que se utiliza cuando el importe total estimado de la compra de artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales o la realización de obras es mayor de cinco mil dólares ($5,000.00) y hasta un máximo de quince mil dólares ($15,000.00). Las compras que involucren un importe total estimado mayor de cinco mil dólares ($5,000.00) hasta quince mil dólares ($15,000.00) se hacen a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a un mínimo de tres (3) proveedores antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. Las compras que involucren un importe total estimado mayor de quince mil dólares ($15,000.00) hasta un máximo de cien mil dólares ($100,000.00) se hará mediante el método de licitación de subasta informal a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a un mínimo de cinco (5) proveedores(as) antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor en caso de existir alguna de las situaciones contempladas en el presente Reglamento. Las cotizaciones podrán ser recibidas por teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. En caso de que se haya requerido cotización de un proveedor en particular y este no haya contestado el requerimiento, no debe considerarse como "NO BID" a menos que su negativa a participar en la licitación sea consignada por el proveedor, mediante escrito. Las cotizaciones deberán ser recibidas 23 en o antes de la fecha y hora indicada en la solicitud de cotización, y se cumplimentará el récord de cotizaciones. Se escogerá la cotización de mejor valor tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses del Gobierno de Puerto Rico. Una vez la misma sea adjudicada, el licitador agraciado, en caso de haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta bajo su firma, mediante escrito. La Corporación podrá utilizar el método de subasta informal para una adquisición compleja cuyo costo no exceda quince mil dólares ($15,000.00), cuando determine que dicho método sirve los mejores intereses del Gobierno de Puerto Rico. 6.4.3 Procedimiento para tramitar una compra informal El procedimiento para tramitar una compra informal será el siguiente: 1. La Sección de Compras, mediante él envió de una Hoja de Cotización, solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones a suplidores(as) o proveedores(as) de bienes o servicios debidamente inscritos(as) en el RUL bajo la categoría correspondiente. Al seleccionar dichos suplidores, se tomará coma guía los criterios de responsabilidad a base de experiencias anteriores, ubicación, accesibilidad y capacidad del (de la) suplidor(a) o proveedor(a). El número mínimo de cotizaciones a solicitar estará sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el bien o servicio que se pretenda adquirir. 2. La Sección de Compras, para el trámite de la compra, ofrecerá mediante el mecanismo establecido y en forma idéntica a cada suplidor(a), las especificaciones, los términos y las condiciones, así como el tiempo que tendrán para presentar sus ofertas, a fin de que puedan ser consideradas. 24 El término establecido para presentar cotizaciones dependerá de la necesidad del servicio. 3. La Sección de Compras, determinará la cuantía de la fianza de ejecución requerida, si alguna, y establecerá dicho requisito en la Hoja de Cotización. 4. Las cotizaciones podrán ser recibidas par teléfono, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible, según establecido en la Hoja de Cotización. 5. En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, según sea determinado, ello no será obstáculo para proceder con la compra, sin embargo, deberá documentarse las razones para no obtener la cantidad mínima determinada de cotizaciones. 6. En caso de que se haya requerido cotización de un suplidor en particular y este no haya contestado el requerimiento no deberá considerarse como "NO BID", a menos que su negativa a participar en el proceso sea consignada por el(la) suplidor(a) mediante escrito. La Hoja de Cotización deberá establecer la obligación del (de la) suplidor(a) de contestar si no interesa licitar en el proceso. 7. Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la hoja de cotización y se cumplimentará el récord de cotizaciones. 8. La Sección de Compras, evaluará las cotizaciones recibidas y seleccionará la oferta de mejor valor, tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y sus mejores intereses. 25 9. Una vez se haya seleccionado al suplidor, en caso de este haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta mediante escrito bajo su firma. 10. La Sección de Compras, notificara por teléfono al licitador agraciado y le enviara la orden de compra u orden de servicio mediante correo electrónico. Además, se notificará por teléfono a los(las) suplidores(as) de bienes o servicios no profesionales a quienes se les envió la Hoja de Cotización el fundamento para el rechazo de sus ofertas. 6.5 Solicitud de propuestas y/o solicitud de propuestas selladas y/o request for proposal (RFP) Método de licitación a ser utilizado para adquirir bienes, obras y servicios no profesionales que admite la negociación entre el oferente y la Corporación, mientras se evalúan las propuestas recibidas. El RFP permite la compra negociada y confiere a los(las) licitadores(as) la oportunidad de revisar y modificar sus ofertas antes de la adjudicación de la buena pro; la Corporación podrá solicitar de los licitadores la presentación de su mejor y final oferta. El RFP debe contener los parámetros que se utilizarán para la adjudicación del contrato. Es decir, los requerimientos, los términos y las condiciones, así como los factores que han de considerarse en la evaluación para la adjudicación de la subasta. La fase de negociación no creará un derecho adquirido entre las partes. Bajo este método de licitación será denominado solicitud de propuestas cuando el costo de los bienes, obras y servicios no profesionales no exceda la cuantía de cien mil 26 dólares ($100,000.00) y la adjudicación es realizada por la Sección de Compras. La invitación será emitida por la Sección de Compras. Bajo este método de licitación, será denominado solicitud de propuestas selladas cuando el costo de los bienes, obras y servicios no profesionales excede la cuantía de cien mil dólares ($100,000.00) y la adjudicación es realizada por la Junta de Subastas. La invitación será emitida por la Junta de Subastas. 6.5.1 Cuándo procede Se podrá utilizar el procedimiento de solicitud de propuestas y/o solicitud de propuestas selladas cuando ocurra alguna de las siguientes circunstancias: 1. Los bienes muebles a adquirirse sean altamente sofisticados, especializados, técnicos o complejos. 2. Los precios cotizados en una subasta sean irrazonablemente altos. 3. Los términos de las ofertas presentadas en una subasta resulten onerosos para la Corporación. 4. Existan escasos suplidores cualificados. 5. La Corporación, determina que la negociación con licitadores resulta en mayores beneficios. Cualquier licitador(a) que interese participar en el proceso de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas podrá así hacerlo conforme a lo dispuesto en este Reglamento. 27 6.5.2 Convocatoria 1. La Sección de Compras preparará el pliego de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas. 2. La Junta de Subastas, enviará la invitación de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas a todos los licitadores inscritos en el RUL, bajo la categoría correspondiente al bien o servicio que se pretende adquirir, por lo menos quince (15) días antes de la fecha límite para presentar propuestas; dicho periodo podrá ser menor de quince (15) días siempre que la Junta de Subastas considere que ello sirve los mejores intereses de la Corporación. En el expediente de la propuesta se mantendrá evidencia del envío de la invitación DAA de Solicitud. 3. La invitación de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas se remitirá a todos los(las) licitadores(as) registrados en el RUL, bajo la categoría correspondiente al bien o servicio que se pretende adquirir, mediante correo electrónico a la dirección provista en el RUL. La falta de notificación a un(a) licitador(a) del RUL será causa suficiente para la cancelación de la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas, siempre y cuando no se haya celebrado el acto de apertura. 6.5.3 Requisitos básicos de la invitación de solicitud de propuesta o solicitud de propuesta sellada La invitación de solicitud de propuesta o solicitud de propuesta sellada deberá incluir lo siguiente: 28 1. Número de la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas. 2. Propósito de la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas. 3. Fecha de publicación de la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas. 4. Fecha, hora y lugar en que se recibirán las propuestas. 5. Fecha hora y lugar en que se abrirán las propuestas. 6. Instrucciones específicas de dónde y cómo obtener copia de los pliegos de la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas, incluyendo la dirección física, el lugar específico donde se entregarán los pliegos y un número telefónico de contacto. 7. También se especificará el costo de los pliegos, si alguno. Se mantendrán disponibles copias del pliego de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas para que cualquier otro(a) suplidor(a) que no forme parte del Registro Único de Licitadores pueda recogerlas. Los pliegos de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas podrán ser enviados mediante correo electrónico, en caso de ser gratuitos. También podrán ser entregados personalmente, si así lo determina la Junta de Subastas. De determinarse la entrega personal, gratuita o no, se notificará mediante mensajería electrónica a todos(as) los(las) suplidores(as) incluidos en el Registro Único de Licitadores, la disponibilidad de los pliegos de subastas y su costo, si alguno. La notificación deberá contener las fechas, el horario y el lugar 29 exacto para el recogido de los pliegos de subastas. Para cada subasta particular, se notificará, por el mismo medio a todos los suplidores. 8. Fecha y hora del último día para recoger los pliegos. 9. Si se ha determinado celebrar reunión pre-propuesta, se indicará fecha, hora y lugar, expresándose si la asistencia es compulsoria. 10. Se indicará si la propuesta deberá ser presentada acompañada de una fianza de licitación ("Bid Bond") equivalente al por ciento determinado en este Reglamento, según el tipo de bien, obra o servicio no profesional incluido en la invitación. 11. Se incluirá la advertencia de que la Junta de Subastas podrá cancelar el pliego de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas, aun después de haberse celebrado el acto de apertura, siempre y cuando no se haya finalizado un contrato o se haya emitido una orden de compra, si la cancelación del pliego de la subasta redunda en el mejor interés de la Corporación. 12. Se incluirá la advertencia de que la Junta de Subastas podrá enmendar en cualquier momento la invitación o pliego de la subasta informal, cuando ello sirva los mejores intereses de la Corporación. En este caso, el suplidor no tendrá que pagar nuevamente (si aplica) para la obtención del pliego enmendado de la subasta. 6.5.4 Contenido del pliego de solicitud de propuesta y/o propuestas selladas El pliego de solicitud de propuesta y/o propuestas selladas deberá incluir como mínimo lo siguiente: 30 1. Descripciones claras y detalladas de las características de los bienes, obras y/o servicios no profesionales que se interesen adquirir y las especificaciones completas de cada uno de ellos, así como una descripción general del proceso de selección y los criterios de evaluación de propuestas. 2. La fecha y hora límite, modo y el lugar donde deberán someterse las propuestas. 3. Términos y condiciones que regirán la transacción. Dichos términos y condiciones junto con las especificaciones constituirán la base del contrato u orden de compra. 4. Lugar, fecha y hora en que se abrirán los sobres o correos electrónicos que contienen las propuestas u ofertas e indicaciones sobre la forma en que estos 1885 deben identificarse. 5. Condiciones o requerimientos especiales que puedan afectar el proceso de AAA adjudicación. 6. Criterios de evaluación para la adjudicación. 7. Términos para radicar y/o presentar impugnación de la invitación, los pliegos y la adjudicación. 8. Certificaciones o documentos especiales que deberán someter los(las) licitadores(as). 9. Advertencia de enmienda y/o cancelación parcial o total del pliego de la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas antes o después del acto de apertura. 31 10. Siempre se incluirá la siguiente advertencia: "La notificación de la adjudicación de la presente propuesta no constituirá el acuerdo formal entre las partes. Será necesario que se suscriba el contrato correspondiente o que la Corporación emita una orden de compra suscrita por la persona autorizada". 11. Las advertencias necesarias sobre la utilización de la negociación individual respecto a los términos, condiciones, calidad, solución o precios, o combinación de factores, para obtener lo más ventajoso para la Corporación; el hecho de que el precio no será necesariamente el factor de mayor peso en la adjudicación; la posibilidad de que la adjudicación pueda hacerse sin negociación. 12. La advertencia de que toda oferta y/o propuesta presentada deberá incluir el detalle del precio ofertado: precio por unidad del bien o servicio (por cada partida), costos de transportación, entrega, ensamblaje, garantía, entrenamiento, mantenimiento o servicios, remplazos, entre otros. 13. Cualquier criterio adicional que la Administración considere necesario incluir en el pliego de la subasta. 6.5.5 Enmiendas al pliego de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas Solamente se podrán efectuar enmiendas al pliego cuando se: 1. Descubra algún error sustancial e insalvable en el pliego, 2. Interese aumentar o disminuir términos o cantidades, o variar condiciones o especificaciones e 3. Impugne los términos de la invitación o pliego. 32 Se podrá enmendar cualquier pliego de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas hasta dos (2) días laborables previos a la fecha establecida para la entrega de propuestas, cuando la enmienda implique cambios o solicitudes adicionales que se deben incluir en la propuesta; o, un (1) día laborable previo a la fecha establecida para la entrega de propuestas cuando la enmienda no afecte la presentación de las propuestas. La Junta de Subastas, notificará el aviso de enmienda a los proponentes convocados a presentar solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas. Todas las enmiendas formarán parte del pliego y quienes interesen licitar tendrán que considerarlas al presentar sus propuestas. 6.5.6 Impugnación de la invitación y/o pliego de solicitud de propuestas o solicitud de AAA propuestas selladas Cualquier licitador(a) que interese participar en el proceso de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas podrá impugnar la correspondiente invitación y/o pliego conforme a lo establecido en este Reglamento. 6.5.7 Reuniones pre-propuesta La Junta de Subasta, podrá convocar una o más reuniones para aclarar dudas relacionadas con la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas, no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha fijada para el acto de apertura. 33 6.5.8 Solicitud de aclaración Los (Las) proponentes podrán solicitar la aclaración o interpretación de cualquier requisito contenido en la Solicitud de Propuestas y/o Solicitud de Propuestas Selladas, conforme lo siguiente: 1. Antes de los cinco (5) días previos a la fecha límite establecida en el pliego de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas para recibir propuestas o propuestas selladas, los (las) potenciales proponentes podrían pedir por escrito a la Junta de Subasta, una clarificación o interpretación sabre cualquier aspecto o excepción de cualquier requisito establecido en el pliego correspondiente. La Junta de Subasta ofrecerá las contestaciones correspondientes dentro de un término razonable. AAA 6.5.9 Entrega o presentación de propuestas Las propuestas serán entregadas personalmente o presentadas mediante correo electrónico, en o antes de la fecha límite para someter propuestas, conforme las instrucciones establecidas en el pliego correspondiente. Las propuestas deberán estar firmadas o iniciadas por el (la) licitador(a) que aparece registrado en el RUL. En caso de no pertenecer al RUL, deberán estar firmadas por la persona que someterá todos los documentos requeridos ante el RUL. Cuando un(a) licitador(a) o proponente que no esté registrado en el RUL comparezca a un proceso de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas y presente una oferta o propuesta, la Corporación no deberá rechazar la misma por el hecho de que dicho licitador no esté registrado en el RUL y le dará cinco (5) días laborables, 34 contados a partir de la apertura de las propuestas, para que someta todos los documentos requeridos ante el RUL. En caso de que el(la) licitador(a) o proponente no entregue los documentos requeridos, será descalificado. A todo(a) licitador(a) o proponente que esté registrado en el RUL, que haya presentado oferta o propuesta y que no se encuentre elegible al momento de abrir las propuestas, se le concederá un término improrrogable de cinco (5) días laborables, contados a partir del momento en que se abren las propuestas, para que someta la información o los documentos correspondientes en el RUL. Durante dicho periodo no se realizará adjudicación alguna. Se notificará al (a la) licitador(a) o proponente, mediante llamada telefónica o correo electrónico, del término provisto para que actualice sus constancias en el RUL. En caso de que el (la) licitador(a) no actualice sus constancias en el RUL durante el término provisto, será descalificado(a). 6.5.10 Modificación de propuestas sometida Una vez sometidas las propuestas, la Junta de Subasta, podrá brindar al proponente una oportunidad razonable para someter cualquier modificación de precio o costo, aspectos técnicos o cualquier otro aspecto de su propuesta que pueda resultar de las discusiones, una vez solicitada la mejor y final oferta ("best and final offer"). 6.5.11 Retiro de la propuesta sometida El retiro de una oferta radicada puede efectuarse mediante petición escrita, hecha en cualquier momento previo al acto de apertura. 35 El retiro de ofertas, posterior a la apertura, estará condicionado a que inequívocamente pueda comprobarse que este se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. El (La) licitador(a) no puede radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta. Cuando un(a) licitador(a), luego del acto de apertura, insista en el retiro o la cancelación de su oferta o se niegue a aceptar la orden de compra que se emita, sin establecer razones meritorias, se considerará que ha incumplido el contrato, se le confiscará la fianza y se le podrán aplicar otras sanciones o solicitar remedios que el (la) Presidente (a) Ejecutivo(a) estime pertinentes. 6.5.12 Registro de propuestas recibidas El (La) secretario(a) de la Junta de Subastas, anotará las propuestas recibidas en el AAA Registro de propuestas recibidas y será el custodio de dicho Registro. 6.5.13 Apertura de propuestas La Junta de Subastas realizará la apertura de las propuestas en la fecha y hora establecida para ello. El acto de apertura estará abierto al público y toda persona interesada podrá asistir al mismo, pero el contenido de las propuestas no se leerá en público. Al momento de abrir las propuestas solamente se anunciará la identidad de los (las) proponentes. Toda propuesta, evaluación, discusión y negociación se mantendrá confidencial durante el proceso de evaluación y negociación hasta la firma del contrato. 36 El (La) Secretario(a) de la Junta de Subastas o quien presida el acto de apertura, será responsable de levantar un acta de todas las incidencias en dos (2) días laborables en la cual certificará la veracidad de lo expresado. El acta contendrá la siguiente información: 1. Número y asunto de la Solicitud de Propuesta o Solicitud de Propuestas Selladas. 2. Fecha, hora y lugar de la apertura. 3. Número de propuestas recibidas. 4. Nombre de los licitadores que presentaron propuestas. 5. Copia del registro de asistencia firmada por los asistentes al acto deberá hacerse formar parte del Acta. 6. Certificación de la persona que preside el acto de apertura, en cuanto al cumplimiento de las disposiciones reglamentarias concernientes a dicho acto 7. Cualquier incidente ocurrido durante el acto de apertura y 8. Firma de la persona que presidió el acto. 6.5.14 Evaluación preliminar de propuestas Las propuestas se evaluarán a la luz de los criterios de evaluación establecidos en el pliego correspondiente. La Junta de Subastas, podrá seleccionar una o más de las propuestas que considere que mejor sirve(n) los intereses de la Corporación. La Junta de Subastas, podrá sostener discusiones y negociar con los (las) proponentes cuyas ofertas estén dentro de los márgenes de selección establecidos. 37 Se entenderá que una oferta está dentro del margen de selección establecido cuando la misma cumple con las especificaciones, términos y condiciones establecidas en el pliego. 6.5.15 Recibo o selección de una sola propuesta Cuando se reciba o seleccione una sola propuesta, la Junta de Subastas podrá negociar los términos de la propuesta presentada si esta cumple con las disposiciones establecidas en el pliego y se determina que dicha negociación resultaría en beneficio para la Corporación. De lo contrario, se procederá a la cancelación del proceso. 6.5.16 Reuniones con proponentes cuyas ofertas o propuestas están dentro de los márgenes de selección establecidos AAA La Junta de Subastas podrá sostener discusiones y negociaciones dentro de los procedimientos que se indican a continuación: 1. Cada licitador(a) cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, será invitado a que asista a una o varias reuniones privadas con la Junta de Subastas para discutir cualquier faceta de su propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. a. El contenido y la extensión de las discusiones será basada en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. b. El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar los aspectos técnicos de la propuesta en un esfuerzo que los lleve a cumplir con las especificaciones 38 y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada propuesta. 2. A los (as) licitadores(as) cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego se les otorgará un trato justo e igual en cuanto a la oportunidad de discutir y revisar las propuestas. 3. La Junta de Subastas podrá: i) establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; ii) orientar al (a la) licitador(a) sobre deficiencias en su propuesta para que tenga la oportunidad de satisfacer los requisitos; iii) intentar aclarar cualquier incertidumbre relacionada con la MH propuesta, y de otra forma refinar las términos y condiciones de la misma; iv) corregir cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolos a la atención AHA del (de la) licitador(a), tan pronto como sea posible, sin publicar información relacionada con otras propuestas, o con el proceso de evaluación; v) proveerle al (a la) licitador(a) una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio o costo, técnica o de cualquier otra índole a su propuesta que pueda resultar de las discusiones; y, vi) mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. 4. Luego de cada entrevista o reunión con cualquier licitador(a), se redactará una minuta que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. La minuta formará parte del expediente del proceso. 39 5. El (La) licitador(a) pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una propuesta. 6. Las discusiones y negociaciones se podrán llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones escritas sin reuniones personales ni entrevistas, a discreción de la Junta de Subastas. También podrán llevarse a cabo por medio de cualquier plataforma electrónica. 7. No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto o servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el mejor valor para la Corporación, siempre que en el pliego de la solicitud de AAA propuestas o solicitud de propuestas selladas se haya notificado a todos(as) los (las) licitadores(as) sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. 8. De llevarse a cabo discusiones y negociaciones, la Junta de Subastas podrá solicitar a los(las) licitadores(as) cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, que sometan enmiendas a las propuestas ("Best and final offer" o "BAFO") que respondan a las discusiones y negociaciones que se realicen. 9. Se mantendrán de manera confidencial todas las discusiones y negociaciones. La información que tenga que ver con las propuestas o sus evaluaciones no será 40 discutida con persona alguna excepto por el (la) licitador(a) que las sometió antes del otorgamiento del contrato. 6.5.17 Cancelación del pliego de solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas Se podrá cancelar el pliego de la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento. 6.5.18 Adjudicación La Junta de Subastas adjudicará la buena pro al (la) licitador(a) responsivo(a) cuya propuesta represente el mejor valor para la Corporación. 6.5.19 Notificación de la adjudicación AAA Una vez se realice la adjudicación correspondiente, se notificará la determinación final mediante resolución o aviso de adjudicación. La resolución o aviso de adjudicación será notificada adecuadamente, mediante correo federal certificado con acuse de recibo o correo electrónico a todas las partes que tengan derecho a impugnar tal determinación, entiéndase, a todos los(las) proponentes participantes del proceso. La notificación de adjudicación deberá incluir: (i) los nombres de los (las) proponentes participantes en la solicitud de propuestas o solicitud de propuestas selladas y una síntesis de sus propuestas; (ii) los factores o criterios que se tomaron en cuenta para la adjudicación de la propuesta; (iii) los defectos, si alguno, que tuvieran las propuestas de los (las) proponentes perdidosos, y (iv) la disponibilidad y el plazo para solicitar la reconsideración ante la Junta de Directores, revisión administrativa y revisión judicial. 41 La Junta de Subastas, deberá archivar en autos copia de la determinación final sobre la adjudicación y la constancia de la notificación. 6.5.20 Reconsideración o Revisión administrativa La parte adversamente afectada por una decisión de la Junta de Subastas podrá presentar una solicitud de reconsideración ante la Junta de Directores de la Corporación, dentro del término de diez (10) días desde su notificación. Toda solicitud debe hacerse por escrito y contener los siguientes requisitos que son indispensables para perfeccionar la solicitud: 11st a. Una relación detallada de todos los hechos, incluida, cuando sea aplicable, la(s) partida(s) específica(s) de cuya adjudicación se solicita la reconsideración. AAA b. Las razones y argumentos específicos en que se basa la reconsideración, incluyendo la evidencia documental necesaria que indique y pruebe que las alegaciones hechas son válidas y ciertas. c. Indicación clara del remedio o la acción específica que se solicita. d. Certificación de que ha enviado copia de la solicitud a cada una de las partes interesadas. e. La firma del (de la) recurrente o su representante autorizado(a). Toda solicitud será presentada personalmente en la recepción del edificio de la Corporación, mediante correo certificado con acuse de recibo o correo electrónico. Una solicitud de revisión presentada personalmente se entenderá radicada en la fecha y hora recibida en la recepción del edificio de la Corporación. 42 La Junta de Directores de la Corporación deberá considerarla dentro de los diez (10) días laborables de haberse presentado. Si se tomare alguna determinación en su consideración, el término para instar el recurso de revisión judicial empezará a contarse desde la fecha en que se archive en autos, copia de la notificación de la decisión de la Junta de Directores, resolviendo la moción de reconsideración. Si la fecha de archivo en autos de copia de la notificación de la orden o resolución es distinta a la del depósito en el correo ordinario o del envío por medio electrónico de dicha notificación, el término se calculará a partir de la fecha del depósito en el correo ordinario o del envío por medio electrónico, según corresponda. Si la Junta de Directores dejare de tomar alguna acción con relación a la moción de reconsideración dentro de los diez (10) días de haberse presentado, se entenderá que esta ha sido rechazada de plano, y a partir de esa fecha comenzará a correr el término para la revisión judicial. Si la Junta de Directores acoge la solicitud de reconsideración dentro del término provisto para ello, deberá emitir la resolución en reconsideración dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la moción de reconsideración. Si la Junta de Directores acoge la moción de reconsideración, pero dejase de tomar alguna acción con relación a la moción dentro de los treinta (30) días de esta haber sido radicada, perderá jurisdicción sobre la misma y el término para solicitar la revisión judicial empezará a contarse a partir de la expiración de dicho término de treinta (30) días. La Junta de Directores, podrá extender dicho término una sola vez, antes de que este culmine, por un término adicional de quince (15) días. 43 En la alternativa, la parte adversamente afectada por una decisión podrá presentar un recurso de revisión administrativa ante la Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales, dentro del término de diez (10) días desde la fecha de la notificación de la adjudicación de la subasta o propuesta. La Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales, deberá considerar el recurso de revisión administrativa dentro de los diez (10) días laborables de haberse presentado. Si se tomare alguna determinación en su consideración, el término para instar el recurso de revisión judicial empezará a contarse desde la fecha en que se archive en autos, copia de la notificación de la decisión de la Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales resolviendo el recurso. Si la fecha de archivo en autos de copia de la AAA notificación de la orden o resolución es distinta a la del depósito en el correo ordinario o del envío por medio electrónico de dicha notificación, el término se calculará a partir de la fecha del depósito en el correo ordinario o del envío por medio electrónico, según corresponda. Si la Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales dejare de tomar alguna acción con relación a la revisión administrativa dentro de los diez (10) días de haberse presentado, se entenderá que esta ha sido rechazada de plano, y a partir de esa fecha comenzará a correr el término para la revisión judicial. Si la Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales acoge el recurso de revisión administrativa dentro del término provisto para ello, deberá emitir su resolución dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación del recurso de revisión. Si la Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales acoge el recurso de revisión administrativa, pero deja de tomar alguna acción con relación al recurso de revisión 44 dentro de los treinta (30) días de esta haber sido radicada, perderá jurisdicción sobre la misma y el término para solicitar la revisión judicial empezará a contarse a partir de la expiración de dicho término de treinta (30) días. La Junta Revisora de la Administración de Servicios Generales podrá extender dicho término una sola vez, por un término adicional de quince (15) días. El procedimiento de revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones se llevará a cabo de conformidad con las disposiciones de la Ley 38-2017. Todo escrito de revisión de una determinación de la Junta de Subasta, y la Junta de Directores tendrá que ser notificada a la Junta de Subastas. 6.6 Solicitud de cualificaciones y/o request for qualifications (RFQ) 6.6.1 Definición Método de licitación a ser utilizado cuando se trate de la adquisición de bienes, obras o servicios especializados, que involucran asuntos altamente técnicos y complejos, mediante el cual se solicita a proponentes potenciales que sometan sus cualificaciones para participar en un proceso de licitación mediante solicitud de cualificaciones (conocida en inglés como Request for Qualifications). Este mecanismo consistirá en un proceso dual; en la primera fase, se cualificarán los (las) proponentes; en la segunda fase, se adjudicará la propuesta. La invitación correspondiente, así como la evaluación y la adjudicación será realizada por la Junta de Subastas, sin importar el costo de los bienes, obras y servicios especializados. 45 6.6.2 Invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones La Sección de Compras preparará la invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones. La convocatoria se hará luego que la correspondiente invitación o aviso esté preparado, haya sido revisado por el (la) Vicepresidente(a) de Administración y haya sido autorizado por la Junta de Subastas. El (La) Secretario(a) de la Junta de Subastas enviará la invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones a todos los(las) licitadores(as) inscritos(as) en el RUL bajo la categoría correspondiente al bien o servicio que se pretende adquirir, por lo menos quince (15) días antes de la fecha límite establecida para recibir las declaraciones de cualificaciones. Además, se publicará la invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones en el RUS, así como también, en la página de internet de la Corporación. 6.6.3 Contenido de la invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones La invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones deberá incluir lo siguiente: 1. Número de la solicitud de cualificaciones. 2. Propósito de la solicitud de cualificaciones. 3. Fecha de publicación de la invitación de solicitud de cualificaciones. 4. Fecha, hora, lugar y modo (en caso de ser presentación electrónica) en que se deberán presentar o someter las declaraciones de cualificaciones. 46 5. Si se ha determinado celebrar una reunión de orientación se indicará fecha, hora y lugar, expresándose si la asistencia es compulsoria. 6. Instrucciones generales. 7. Declaración de necesidades. 8. Naturaleza del trabajo y/o alcance de los servicios. 9. Requisitos generales de ejecución (si aplica). 10. Criterios de evaluación. 11. Proceso de selección. 12. Cualquier otra información que la Junta de Subastas entienda pertinente incluir. 6.6.4 Contenido de la declaración de cualificaciones La declaración de cualificaciones deberá describir la experiencia del (de la) proponente potencial en trabajos o servicios de naturaleza igual o similar a los solicitados, y proveerá información financiera o de otro tipo, incluyendo la capacidad del (de la) proponente potencial para obtener las fianzas que pueden ser pertinentes, entre otros criterios, según sea solicitado en la correspondiente invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones. 6.6.5 Precualificación de suplidores; primera fase La Junta de Subastas, evaluará las declaraciones de cualificaciones presentadas por los (las) proponentes potenciales de conformidad con los criterios de evaluación establecidos en la invitación de solicitud de cualificaciones o aviso de cualificaciones. además, preparará un resumen de cualificaciones, donde hará constar lo siguiente: 1. Número de la solicitud de cualificaciones. 47 2. Nombre de cada proponente potencial que sometió la correspondiente declaración de cualificaciones. 3. Señalamiento a los efectos de si el proponente potencial cumple o no con los criterios de evaluación. 4. Recomendación en cuanto a las cualificaciones de cada proponente para recibir o no la Solicitud de Propuestas; la recomendación deberá expresar cuales potenciales proponentes resultaron cualificados y cuáles no. 5. Fecha y firma de la persona que prepara el resumen de cualificaciones. 6. Cualquier otra información necesaria para la evaluación y selección de los proponentes cualificados. La Junta de Subastas no vendrá obligada a determinar las cualificaciones de los (las) potenciales proponentes de conformidad con lo establecido en el resumen de cualificaciones, sino que, tendrá criterio independiente en cuanto a su determinación. 6.6.6 Entrevistas con proponentes potenciales La Junta de Subastas podrá llevar a cabo entrevistas con los proponentes potenciales, previo a que se realicen determinaciones sobre cualificaciones. Las entrevistas tendrán como objetivo aclarar cualquier información provista por el(la) proponente potencial en la declaración de cualificaciones. 6.6.7 Notificación de resolución sobre determinación sobre cualificaciones La Junta de Subastas, luego de la evaluación correspondiente y conforme los criterios de evaluación establecidos en la invitación, determinará cuáles proponentes están cualificados y cuáles no. 48 La Junta de Subastas notificará mediante resolución su determinación sobre cualificaciones a todos(as) los (las) participantes del proceso de solicitud de cualificaciones. La notificación se hará mediante correo federal certificado con acuse de recibo o correo electrónico. La determinación sobre cualificaciones expresará la determinación de la Junta de Subastas sobre cuáles proponentes resultaron cualificados y cuáles no, de conformidad con los criterios de evaluación establecidos en la invitación. Cualquier parte adversamente afectada por una decisión de la Junta de Subastas sobre determinación sobre cualificaciones podrá solicitar reconsideración ante la Junta de Directores, revisión administrativa y revisión judicial conformidad a los establecido en este Reglamento. AAA 6.6.8 Entrega del pliego y presentación de propuestas; segunda fase Solo los (las) proponentes cualificados podrán recibir el pliego de solicitud de propuestas. Los (Las) proponentes cualificados presentarán sus propuestas conforme los términos contenidos en dicho pliego. 6.7 "Trade-in" Se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso, al momento de efectuar la compra, se entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completamente o mediante desembolsos parciales por cantidades 49 previamente determinadas y acordadas por un período específico. Solamente se pueden dar en "trade-in" aquellos bienes que hayan sido declarados excedentes. Para declarar excedente un bien mueble se tendrá que cumplir con las políticas internas de la Corporación y con todas las leyes y reglamentos que pudieran aplicar en estos casos. 6.8 Arrendamiento En aquellos casos en que la Corporación considere la posibilidad de adquirir equipo de oficina o de otra naturaleza mediante arrendamiento con opción a compra o arrendamiento por un término fijo de tiempo, se debe cumplir con lo siguiente: i. El tipo de arrendamiento que determine realizar la Corporación debe justificarse por escrito expresando las razones para ello. ii. Se solicitan ofertas, bajo condiciones normales, a un mínimo de tres (3) proveedores. iii. Las ofertas deben ser firmadas por el (la) proveedor(a) o su representante AAA autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el(la) proveedor (a) se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra información particular que la Sección de Compras requiera para el tipo de compra concernida. iv. Las ofertas por escrito se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímil. También se pueden recibir por la internet, mediante correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica. 50