Responsabilidades de la Sección de Compras

a. Mantener un control de las órdenes de compra y contratos relacionados con los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales recibidos y pendientes de recibir, de las obras realizadas y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y servicios. AAA b. Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por subasta, las cuales notificará a la Junta de Subastas. Además, establecerá los procedimientos operacionales y redactará los documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras. c. Mantener un expediente para cada proveedor(a) que contenga información sobre la experiencia que la Corporación haya obtenido en las órdenes de compra y contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. Ello, incluye el desempeño o incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega o el funcionamiento adecuado de los artículos, materiales, equipos recibidos, o la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los (las) contratistas y proveedores(as) de bienes y servicios no profesionales, incluyendo información 54 sobre licitadores(as) que hayan incumplido con los términos de alguna subasta. Esta última información la compartirá con la Junta de Subastas. d. Revisar las solicitudes de compra para verificar que las mismas incluyan la descripción o las especificaciones de los bienes o servicios; que estén debidamente autorizadas por el (la) director(a) de la oficina peticionaria correspondiente, o su representante autorizado(a); y que incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compra. e. Utilizar el Registro Único de Licitadores del Área de Compras y Suministros de la ASG accediendo la página de la internet de dicha Administración, para la tramitación de compra de bienes y servicios. f. Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes por medio electrónico. g. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores(as) de acuerdo con los procesos de subasta informal. h. Completar un expediente de cotizaciones por cada compra, donde se resuman las cotizaciones recibidas y que se certifique por el (la) Oficial Comprador(a) de la Sección de Compras. i. Preparar la orden de compra y enviarla al (a la) proveedor(a) o contratista. j. Asegurarse de que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad de los fondos aprobados. k. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancía para asegurarse de que se cumpla con los términos de entrega negociados. 55 1. Preparar las especificaciones para todas las compras, incluidas las que se hagan por subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de estas requiera conocimientos especializados que no estén disponibles en la Corporación, debido a la naturaleza de la compra, ello se le notifica al (a la) Asistente Vicepresidente(a) de Administración para que le notifique el asunto al (a la) Presidente (a) Ejecutivo (a) y se tomen las medidas que correspondan. m. Cualquier otra función que le confiera el(la) Presidente(a) Ejecutivo(a), por conducto del (de la) Vicepresidente(a) de Administración.