Almacenamiento, Disposición y Conservación de las Grabaciones

a. La custodia y la disposición de las grabaciones digitales estará a cargo de la Oficina de Sistemas de Información. b. Las grabaciones en el sistema de cámaras de vigilancia electrónica del DRD se guardarán y conservarán en el DVR por un período de tiempo que no excederá de treinta (30) días. Esto para dar tiempo a que se reporten incidentes en las áreas cubiertas por el sistema Page 7 de Cámaras de Vigilancia Electrónica y cuyas imágenes pudieron haber sido grabadas por las cámaras de video. Una vez transcurra el plazo establecido de grabación, el sistema borrará automáticamente el día vencido en memoria para continuar grabando el día en curso y para reutilizar el espacio en el disco duro del DVR. C. Se podrá mantener la grabación de una situación específica por un período mayor de treinta (30) días, cuando en la misma haya información que sirva para: 1. La investigación de actos dirigidos o constitutivos de la comisión de un delito; 2. La acusación de una persona por delito. En presencia de estos casos, la grabación será guardada en un archivo de seguridad en la Oficina de Sistemas de Información. Las grabaciones serán almacenadas hasta que el Secretario, con la recomendación de la Oficina de Asesoramiento Legal, determine que las mismas han perdido su utilidad. d. La disposición de las grabaciones se realizará mensualmente, excepto en los casos en que se necesiten como evidencia para una investigación criminal o administrativa o que medie una solicitud de inspección, en cuyo caso se conservarán por el período que sea necesario para cumplir con el objetivo. 1. Si la grabación forma parte de un expediente administrativo, se deberá conservar por el mismo período en que la agencia viene obligada a conservar el expediente. 2. En el caso de aquellas grabaciones que puedan estar relacionadas o de las cuales puedan surgir demandas en contra de DRD o de terceras personas, se deberán conservar durante un año desde la fecha del evento y/o desde que se reciba una carta de Reclamación Extrajudicial en el DRD. Estas cartas de reclamación se pueden renovar anualmente por lo que si se recibe una renovación al término prescriptivo; hay que preservar la grabación por igual tiempo. 3. Sólo se podrá disponer de las grabaciones antes mencionadas, con la recomendación de la Oficina de Asesoramiento Legal y autorización escrita del Secretario. e. En relación a grabaciones obtenidas a través de las cámaras de video que serán utilizadas en procedimientos criminales o administrativos, donde se alegue que algún empleado, visitante o contratista ha violado alguna disposición legal o reglamentación aplicable, se llevará un récord oficial en donde se detalle todo el proceso desde la obtención de la grabación digital hasta la disposición final de la misma.