Investigaciones y Procesos para Examinar Grabaciones

a. La información recogida o grabada por medio del sistema de cámaras de seguridad tendrá un uso restringido y limitado. Su circulación será controlada y su retención o conservación será limitada por las disposiciones de este Reglamento. El Oficial Principal de Informática, Page 8 y el Director de la Oficina de Sistemas de Información serán las únicas personas con acceso total al sistema de Cámaras de Vigilancia Electrónica, incluyendo al material grabado y archivado. b. Cuando se lleve una acción criminal, civil o administrativa contra un visitante, contratista o empleado basada en una grabación, este podrá solicitar examinar el material grabado. No sin antes tramitar una solicitud de examen de la grabación al Secretario. 1. La solicitud deberá ser realizada por escrito al Secretario, estar fundamentada y hacer referencia a la acción que se lleva en su contra. 2. La petición deberá expresar con detalle las razones que se tienen para examinar alguna grabación e indicar la fecha, la hora y el lugar que se interesa examinar. C. Una vez se reciba una petición por escrito para examinar alguna grabación, el Secretario, con la recomendación de la Oficina de Asesoramiento Legal, determinará si concede la misma. Este comunicará la determinación a la persona por escrito, mediante envío de carta por correo regular, correo certificado, comunicación entregada a la mano o correo Electrónico. d. Cuando el Secretario conceda el permiso para examinar una grabación, el examen será realizado en las instalaciones del DRD durante horas laborables. 1. El Administrador del Sistema de Cámaras coordinará la fecha, la hora y el lugar de la presentación. 2. Durante el examen, podrá estar presente el peticionario, su abogado y dos personas en representación de la agencia. 3. Los representantes del DRD serán: uno designado por el Secretario y un oficial de la Oficina de Sistemas de Información o de la Oficina de Seguridad, e. En caso de que se permita examinar una grabación, sólo se mostrará la parte o las partes que sean pertinentes al asunto objeto de la petición, a menos que medie una orden ("subpoena") de un tribunal con jurisdicción o de un organismo administrativo con funciones cuasi judiciales en la que se disponga otra cosa. f. Sólo se podrá proveer copia de las grabaciones del sistema de cámaras de seguridad y vigilancia para fines oficiales, como consecuencia de un procedimiento criminal o administrativo, llevado a cabo por oficiales del orden público, empleados o funcionarios facultados a realizar funciones investigativas, por orden de un tribunal con jurisdicción o de un organismo administrativo autorizados en ley para llevar a cabo procedimientos investigativos o adjudicativos. g. La entrega de duplicados de grabaciones a las autoridades investigativas o personas autorizadas debe constar en un recibo oficial firmado por el Secretario o su Representante autorizado, así como por el receptor de la copia. Además, debe incluir la fecha y la hora de entrega. Page 9