Solicitud de la Licencia

A. Solicitud de la Licencia Inicial 1. Toda solicitud de licencia inicial para la prestación de servicios de salud mental o tratamiento para personas con problemas de adicción o PAE deberá ser cumplimentada a través de la plataforma electrónica establecida para tales fines, con sesenta (60) días calendario de anticipación antes del comienzo de las operaciones. 2. En caso que no esté disponible el portal por un tiempo determinado, el/la Administrador(a), a través de el/la Director(a) de la Oficina de Organismos Reguladores, establecerá el proceso interino en lo que se resuelve la situación con la plataforma electrónica, en aras de garantizar la continuidad de los servicios. Página 25 de 78 3. Toda solicitud de licencia inicial deberá estar acompañada de toda la documentación aplicable y del pago por la presentación de la solicitud, según lo dispuesto en este Reglamento. 4. Toda solicitud inicial de licencia conllevará la realización de una Inspección de Calidad y Cumplimiento a la institución proveedora antes de comenzar las operaciones. Ninguna institución proveedora podrá comenzar a brindar servicios a pacientes o participantes sin la debida inspección, ni la expedición de la licencia correspondiente, ya sea de carácter provisional o regular. El ofrecimiento de servicios sin la correspondiente licencia será causal para la imposición de una multa administrativa y el eventual cierre de la entidad. B. Solicitud de Renovación de la Licencia 1. Toda solicitud de renovación de licencia para la prestación de servicios de salud mental, trastornos de adicción o PAE, deberá ser cumplimentada a través de la plataforma electrónica establecida para tales fines, con treinta (30) días calendario antes de la fecha de expiración de la licencia vigente. 2. En caso que no esté disponible el portal por un tiempo determinado, el/la Administrador(a), a través de el/la Director(a) de la Oficina de Organismos Reguladores, establecerá el proceso interino en lo que se resuelve la situación con la plataforma electrónica, en aras de garantizar la continuidad de los servicios. 3. La solicitud de renovación de licencia deberá estar acompañada de toda la documentación requerida y el pago por la presentación de la solicitud, según lo dispuesto en este Reglamento. 4. El incumplimiento a presentar la solicitud de la renovación de licencia implica el cese de funciones al vencimiento de la licencia vigente y se aplicarán todas las disposiciones de multas administrativas o cese de operaciones aplicables, según el presente Reglamento. C. Pago de Derechos para Licencias 1. La solicitud licencia inicial o de renovación estará acompañada del pago de derechos conforme a la clasificación del servicio. Página 26 de 78 2. El pago de la solicitud de licencia se efectuará a través de pago electrónico en la plataforma digital establecida para estos fines. 3. En caso que no esté disponible el portal por un tiempo determinado, el/la Administrador(a), a través de el/la Director(a) de la Oficina de Organismos Reguladores, establecerá el proceso interino en lo que se resuelve la situación con la plataforma electrónica, en aras de garantizar la continuidad de los servicios. 4. Toda institución proveedora gubernamental o municipal pagará un cincuenta por ciento (50%) del costo de los derechos de la licencia, pero no quedará exenta del pago que conlleva presentar la solicitud de licencia inicial o de renovación. 5. Estarán exentas del pago por concepto de presentación de solicitud de la licencia y del pago de derechos, todas aquellas instituciones proveedoras adscritas a la ASSMCA. D. Pago por Inspecciones 1. Toda Inspección de Calidad y Cumplimiento según definida en este Reglamento conllevará un cargo de cincuenta dólares ($50.00) por cada intervención a realizarse. 2. Si como resultado de la inspección realizada, la institución proveedora no cumple con los estándares establecidos en el presente Reglamento y fuera necesario la realización de visitas adicionales de seguimiento, a fin que la institución proveedora cumpla con las correcciones señaladas, cada visita de inspección de seguimiento conllevará un cargo de veinticinco dólares ($25.00). 3. No se realizarán visitas de ninguna índole sin el pago correspondiente de parte de la institución proveedora. E. Documentación Requerida 1. La solicitud de licencia inicial o de renovación se efectuará en los formularios oficiales establecidos por la ASSMCA mediante la plataforma digital determinada para tales fines. Dicha solicitud deberá estar cumplimentada en todas sus partes, firmada y certificada por el/la Página 27 de 78 solicitante, director(a), administrador(a) o la persona designada por la Junta Directiva de la institución proveedora, si aplica. 2. El formulario de la solicitud de licencia inicial o de renovación deberá incluir copia de todos aquellos documentos requeridos por la ASSMCA, según apliquen. Estos serán, pero sin limitarse a: a) Resume o Currículo Vital de el/la solicitante, director(a) o administrador(a) de la institución proveedora. b) Evidencia de las credenciales de el/la solicitante, director(a) o administrador(a) de la institución proveedora, si aplica. Entiéndase: i. Certificado del Número de Certificación o licencia expedida por la Oficina de Reglamentación y Certificación de los Profesionales de la Salud. ii. Registro de Proveedor de Servicios de Salud expedido por Oficina de Reglamentación y Certificación de Profesionales de la Salud. c) Licencia Sanitaria expedida por la División de Salud Ambiental de la Secretaria Auxiliar de Reglamentación y Acreditación de Instituciones de Salud del Departamento de Salud. d) Permiso de Uso otorgado por la Oficina de Gerencia de Permisos (OGPe). Esto aplicará a toda nueva solicitud de licencia o cuando se haya realizado una ampliación, remodelación o nueva construcción a la estructura registrada. Aplicará, además, a aquellos casos en los cuales la institución mude o traslade sus operaciones de una estructura física a otra que no fuese la originalmente registrada bajo la licencia vigente. e) Certificación de Inspección y Permiso expedido por el Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico. f) Evidencia de titularidad en calidad de dueño o contrato de arrendamiento, si la instalación es alquilada. Página 28 de 78 g) Licencia de Farmacia vigente emitida por la Secretaria Auxiliar de Reglamentación y Acreditación de Facilidades de Salud del Departamento de Salud (SARAFS)¹³, si aplica. h) Certificado de Registro de Narcóticos Estatal del Departamento de Salud, si aplica. i) Certificado de Registro de Narcóticos Federal de la Drug Enforcement Administration (DEA), si aplica. j) Licencia de operación y funcionamiento expedida por la Secretaria Auxiliar de Reglamentación y Acreditación de Facilidades de Salud del Departamento de Salud (SARAFS)¹⁴, si aplica. k) Número de Generador de Desperdicios Biomédicos regulados.¹⁵ 1) Certificado de Incorporación ante el Departamento de Estado. m) Certificación de Cumplimiento (Good Standing) emitido por el Departamento de Estado. n) Certificación del Registro de Comerciante Municipal o Estatal, o ambas, según aplique. o) Verificación negativa de Historial Delictivo para Proveedores de Servicios de Cuidado de Niños(as) y Envejecientes (Ley Núm. 300)¹⁶, de el/la solicitante, director(a) o administrador(a) de la institución proveedora, si aplica. p) Declaración Jurada de el/la solicitante, director(a) o administrador(a) de la institución proveedora en la cual se certifique que durante la vigencia de la licencia solicitada no se brindarán terapias de conversión o reparativas a menores de dieciocho años según definidas en este Reglamento en cualesquiera de las instituciones proveedoras para las cuales se solicita la expedición de una licencia. 13 Ley Núm. 101 del 26 de junio de 1965, Ley de Facilidades de Salud, según enmendada, 24 L.P.R.A. § 311 et seq. 14 Id. 15 Ley Núm. 180-2008, Ley para el Manejo de los Desperdicios Biomédicos Regulados, según enmendada, 12 L.P.R.A. $ 1336 et seq. 16 Ley Núm. 300-1999, Ley para la Verificación del Historial Delictivo de Proveedores de Servicios de Cuidado de Niños y Envejecientes de Puerto Rico, según enmendada, 8 L.P.R.A. § 481 et seg. Página 29 de 78 3. A discreción de el/la Administrador(a) y solamente en casos excepcionales se podrá solicitar evidencia de documentos relacionados a la responsabilidad financiera de la institución proveedora y su director(a) o administrador(a), según sean solicitados por la Agencia. 4. Podrán requerirse otros documentos que el/la Administrador(a) estime necesarios para expedir la licencia solicitada. 5. Todo solicitante tendrá la obligación de someter toda aquella documentación que represente una enmienda, cambio o actualización a los documentos inicialmente sometidos o que por el tiempo transcurrido hayan expirado, ya sea para la solicitud de licencia inicial o de renovación, o cuando así le sea requerido. F. Manuales y Protocolos 1. La institución proveedora deberá tener disponible para los procesos de inspección los siguientes Manuales y Protocolos, como parte del proceso de solicitud inicial o renovación de licencia: a. Manual de Servicios. b. Manual de Normas y Procedimientos. c. Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de Información de Salud. d. Manual para el Control de Enfermedades Infectocontagiosas. e. Protocolo para el Manejo de Situaciones de Violencia Doméstica en el lugar de trabajo conforme lo establece la Ley Núm. 217- 2006, Ley para la Implantación de un Protocolo para Manejar Situaciones de Violencia Doméstica en el Lugar de Trabajo o Empleo. f. Plan Operacional para el Manejo de Emergencias debidamente endosado por el Negociado para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres, adscrito al Departamento de Seguridad Pública de Puerto Rico. g. Programa o Plan para el Mejoramiento de la Calidad de Servicios. Página 30 de 78 2. Los Manuales y Protocolos deberán contar con el nombre de la institución proveedora, el nombre de la persona que redactó o revisó el documento y la fecha de redacción o revisión. 3. Todo Manual y Protocolo será ser revisado y actualizado cada dos (2) años.