Normas para Procesar las Donaciones, Traspaso, Concesiones y

Aportaciones A. Donaciones 1. El Departamento podrá aceptar donaciones de equipo, maquinaria, materiales, bienes, servicios y fondos. Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes 0 Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 10 2. Podrá aceptar donaciones de fuentes privadas conforme las salvaguardas éticas existente en nuestro ordenamiento jurídico O públicas. 3. Se podrá recibir donaciones de toda clase de bienes siempre que sirvan los propósitos de la Ley 20, antes citada. 4. El donante preparará una carta en la cual le notificará a la agencia sobre la donación y el uso o propósito para el cual efectúa la misma. 5. El Encargado de la Propiedad recibirá la notificación del donante y procederá como sigue: a. Verificará que el propósito del donativo esté relacionado con las funciones y fines encomendados por ley al DSP. No se aceptará propiedad para la cual no se tiene uso inmediato O futuro para la misma. b. Si la donación tiene una condición específica, analizará si la entidad puede cumplir con la especificación establecida por el donante. C. Evaluará, entre otros, los costos de instalación, mantenimiento, seguros, personal técnico y endosos requeridos que conlleva la aceptación de la donación y su impacto en el presupuesto de la agencia. d. En los casos de donación de equipo usado se deberá realizar una inspección de equipo previo a la aceptación de la donación para constatar que el equipo se encuentre en buenas condiciones. 6. Si el Encargado de la Propiedad determina que no procede el aceptar la donación, le notificará al donante, por escrito, las razones por las cuales no aceptó la donación. Si determina aceptar la donación, procederá a solicitar al Secretario de Hacienda o su Representante Autorizado, la autorización para aceptar y recibir el bien O bienes que se les interesa donar. 7. Solicitarán la autorización a través del Modelo SC 946, Solicitud y Autorización para Aceptar una Donación. Dicho Modelo lo prepararán en original y tres copias. Enviarán el original y dos copias, acompañado de la carta del donante, a la Oficina de Asuntos Legales del Departamento de Hacienda 0 al jefe del organismo, según sea el caso y una copia la retendrán para sus récords. Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes o Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 11 8. El Encargado de la Propiedad, al recibir el original y copia del Modelo SC 946, con la determinación del Secretario de Hacienda 0 del jefe de la agencia, según sea el caso, dispondrá de la copia que retuvo del mismo y se comunicará, por escrito, con el donante para informarle si se aceptará O no la donación condicional. B. Traspaso 1. El DSP podrá aceptar y recibir equipo, maquinarias, bienes 0 servicios que le sean traspasados por cualquier organismo gubernamental ya sea federal, estatal O municipal, con O sin condición. 2. El DSP podrá recibir dinero en efectivo en la cuenta especial por concepto de distribución en virtud de confiscaciones de bienes, realizados por el gobierno estatal o federal, con O sin condición. 3. El DSP podrá, transitoriamente, recibir dinero en efectivo en la cuenta especial por concepto de reembolsos por gastos incurridos, para luego ser reembolsado a la cuenta en que se incurrió el gasto, cuando se imponga esta condición por el donante. C. Concesiones 1. El DSP podrá aceptar y recibir equipo, maquinarias, bienes 0 servicios que le sean cedidos en uso por cualquier fuente privada o pública, con O sin condición, conforme las salvaguardas éticas existentes en nuestro ordenamiento jurídico. 2. El DSP actuará como administrador fiduciario de los bienes, cuando el donante establezca como condición que mantendrá el título de la propiedad. 3. El DSP incurrirá en los gastos ordinarios y necesarios para mantener y operar la propiedad O servicios cedidos. 4. Si la donación es un bien mueble procederá como sigue: a. Expedirán al donante el Modelo SC 1212, Recibo de Propiedad Donada. Dicho Modelo se preparará en original y dos copias. Entregarán el original al donante, enviarán una copia al encargado de la propiedad y retendrá una copia para el expediente del donante. Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes 0 Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 12 b. El encargado de la propiedad tasará la misma y le asignará número de propiedad y la marcará con dicho número. C. Prepararán el Modelo SC 785, Informe de Enmienda al Activo Fijo para contabilizar la propiedad donada en los libros del Departamento de Hacienda. d. Las transacciones serán registradas en el Sistema PRIFAS, y entrarán también las transacciones que afecten el Módulo de Activo Fijo y conservarán los justificantes para futuras intervenciones de la Oficina del Contralor 0 del Departamento de Hacienda. e. Si el DSP o cualquier Negociado no estuvieran autorizadas a registrar en el Sistema PRIFAS, deberán enviar a la División de Propiedad del Negociado de Cuentas del Departamento de Hacienda, el Modelo SC 785, Informe de Enmienda al Activo Fijo, junto con la copia de Modelo SC 946 y SC 1212. D. Aportaciones 1. El DSP podrá aceptar y recibir aportaciones de dinero O en bienes que le sean transferidos o cedidos por cualquier fuente privada conforme las salvaguardas éticas existente en nuestro ordenamiento jurídico o púbica. 2. Las aportaciones de dinero podrán ser depositadas en la cuenta especial y se utilizarán según lo disponga el que lo aporta. 3. Las aportaciones no tendrán año económico para ser utilizadas. 4. Las aportaciones recibidas se podrán utilizar en el año económico que el Secretario entienda que le produzcan el mejor beneficio al DSP, al público en general y al que hace la aportación. 5. En los casos de donaciones de dinero procederán como sigue: a. El valor tiene que estar emitido a favor del Secretario de Hacienda, no se podrá aceptar dinero en efectivo. b. Entregará el valor al recaudador oficial para que proceda a emitir un recibo oficial al donante y para que deposite el mismo en la cuenta especial creada en el Departamento de Hacienda a los efectos. Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes o Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 13 C. El recaudador preparará el Modelo SC 745, Comprobante de Remesa, para contabilizar la donación en la cifra de cuenta indicada en el Modelo SC 946, mencionado. Enviará dicho Modelo a la División de Contabilidad de Ingresos del Área del Tesoro del Departamento de Hacienda acompañado de una copia del Modelo SC 946.