Procedimientos para Aceptar, Recibir y Disponer de los Bienes

Recibidos a Tenor con la Ley A. Aceptación 1. El Secretario o el Sub-Secretario serán las únicas personas en el DSP, quienes podrán aceptar una donación, traspaso, aportación O cesión de bienes, fondos o servicios para los fines de mejorar y ampliar sus programas existentes en la Ley 20, antes citada. Será potestad del Secretario o Sub-Secretario, realizar cualesquiera de las transacciones mencionadas en este Reglamento, en unión a los Comisionados de los Negociados facultados en ley para ello. 2. Para poder aceptar una oferta, el Secretario recibirá una comunicación escrita, donde se detalle el ofrecimiento y sus condiciones, si algunas. 3. El Secretario en coordinación con el Encargado de la Propiedad, evaluará, analizará y determinará si acepta O rechaza la donación. Para ello podrá usar su sano juicio O valerse de aquellos estudios técnicos que estime necesarios y procedentes a los fines de evitar que lo donado pudiera convertirse en una carga onerosa irrazonable para el mismo. 4. La oferta debe ser legal, moral y cónsona con los fines que persigue la Ley. 5. La donación se efectuará por escrito y en el documento de aceptación se consignarán las condiciones del cedente, si algunas. Podrá usarse el formulario modelo que se adopte para esos fines o cualquiera otro medio lícito y por escrito que cumpla con lo anterior. B. Recibo de Bienes 1. Una vez completado los requisitos establecidos en este Reglamento, el Secretario o el Sub-Secretario podrán recibir directamente todo tipo de bienes de fuentes privadas o públicas por vía de donación, cesión, traspaso o aportación de cualquier otro Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes 0 Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 14 medio legítimo realizado conforme este Reglamento para uso del Departamento. Esos bienes podrán incluir propiedad mueble e inmueble, servicios de toda clase, fondos 0 valores. El Secretario 0 Sub-Secretario podrá recibir la propiedad a nombre del Gobierno de Puerto Rico. 2. El Secretario o el Sub-Secretario expedirán un recibo por toda propiedad recibida. 3. Si la oferta es en dinero: a. Si es a través de una letra de cambio, deberá estar emitida, en cuanto fuere posible, a favor del Secretario de Hacienda. b. El valor recibido debe ser depositado por el Recaudador en la cuenta corriente del Secretario de Hacienda. C. Junto con los documentos que envíen a contabilizar los fondos recibidos, enviarán copia del documento de aceptación. d. El recibo del valor será tramitado por conducto de la División de Finanzas. 4. Al recibo de cualquier bien, fondo o servicio, se procederá con la emisión del documento correspondiente. a. Al recibir la propiedad, el funcionario designado por el Secretario en el DSP, expedirá el recibo pertinente acreditando el acto, utilizando el formulario preparado para esos fines por la Agencia o cualquier otro análogo. El original se entregará a la fuente privada O pública que lleve a cabo el acto contemplado por la Ley y la copia se remitirá al encargado de la propiedad de la Agencia. b. La propiedad recibida se tasará para que la misma se registre y contabilice por el valor tasado. El valor estimado deberá ser, hasta donde sea posible, el costo de reposición de la propiedad por otra nueva menos un importe que cubra la pérdida sufrida en el valor a causa de su condición actual. C. Luego de determinado el valor de la propiedad en los récords del DSP, se procederá a asignarle número de unidad y se marcará la propiedad con dicho número. Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes o Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 15 d. Para la contabilización de la propiedad en los récords del Departamento, se elaborará el documento titulado Informe sobre Cambio en Inventario. e. Dicho documento se retendrá en el Departamento, en la División de Finanzas, acompañado de una copia del documento de aceptación de oferta. f. La propiedad podrá ser recibida oficialmente por la División de Finanzas, División de Presupuesto, la División de Transportación, u otra autorizada por el Secretario, según sea el caso. El uso lo determinará el Secretario. 5. Será responsabilidad de la División de Finanzas contabilizar o registrar internamente el bien recibido y conservar copia del documento mediante el cual se les hace la oferta y todos los modelos mencionados que correspondan a la aceptación y contabilización de la propiedad. Además, deberá someter al Departamento de Hacienda toda la documentación, a tenor con la reglamentación relativa a la contabilización de la propiedad, promulgada por el Departamento de Hacienda. Igualmente, cuando se disponga de la propiedad donada, también se notificará al Departamento de Hacienda, a los fines que se refleje la baja en los récords de ese Departamento. 6. El DSP, además, tendrá la responsabilidad de velar porque la propiedad sea utilizada para lograr los fines para los cuales fue donada y elaborar aquellos informes que le sean requeridos por el donante, si alguno. Para lograr tales objetivos, el DSP está facultado a reglamentar las normas internas que regirán la administración y contabilización interna, de manera que se garantice un buen control de estos. Este control de propiedad se llevará a cabo separadamente de cualquier otro sistema, de manera que se facilite la auditoría de esta. C. Disposición de Bienes 1. Se declarará excedente cualquier propiedad, siguiendo los procedimientos establecidos por Ley. El encargado de la Propiedad tendrá esta responsabilidad como parte de la cual mantendrá un inventario de toda la propiedad, conforme a este Reglamento. 2. La propiedad excedente se podrá disponer mediante uno de los siguientes métodos: Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes o Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 16 a. Reasignación o transferencia b. Venta C. Destrucción 3. El Encargado de la Propiedad será el responsable de dar de baja la propiedad asignada al DSP, conforme la normativa vigente para tales propósitos adoptada por el Secretario. 4. Cuando una unidad en el DSP interese retirar de uso un bien adquirido mediante las disposiciones de la Ley, lo comunicará al Encargado de la Propiedad, quien solicitará una inspección del equipo para determinar si está completo o le faltan piezas. El Inspector podrá aceptar o rechazar la propiedad solicitando justificaciones al efecto. 5. Al recibir la propiedad luego de ser inspeccionada por el Encargado de la Propiedad, se expedirá un recibo por los bienes recibidos. 6. El Encargado de la Propiedad podrá transferir la propiedad declarada excedente a otras unidades conforme al orden de preferencia establecido. 7. En caso de que no exista ningún interés de parte de los concesionarios con derecho, la propiedad podrá reasignarse o transferirse, cederse o venderse siguiendo este orden de preferencia: a. Reasignaciones O unidades con funciones similares a las funciones para la cual fue entregada. b. Reasignación a cualquier otra unidad del DSP. C. Venta La venta se realizará siguiendo los procedimientos internos para que a estos fines adopte el DSP O siguiendo procedimientos análogos ya establecidos por el Gobierno de Puerto Rico. El Reglamento que a estos fines se adopte, dispondrá transferencias a terceros para mediante venta, permuta, traspaso o de cualquier otro modo lícito, de propiedades que pudiera recibir el Departamento, sin uso para la prestación de sus servicios normales, pero que, a su vez, mediante disposición de estas, puedan resultar en una Reglamento para la Aceptación, Recibo y Disposición de Fondos, Bienes o Servicios Donados, Cedidos, Traspasados y Aportados al Departamento de Seguridad Pública Página 17 fuente de ingresos o de adquisición de bienes o servicios para uso del Departamento. El Secretario del DSP podrá vender los bienes recibidos por concepto de ley y el producto será depositado en la Cuenta Especial. D. Destrucción Cuando se comprobare que la propiedad excedente es inservible, se procederá a su destrucción, cumpliendo el siguiente procedimiento: a. Se levantará un acta en presencia de dos (2) testigos que certifiquen la destrucción de la propiedad. Esta acta contendrá como mínimo la disposición de la propiedad destruida; a fecha; el lugar, el nombre de los testigos, quiénes deberán firmar el acta.