Conservación y Disposición de los Expedientes

FIGNA conservará y mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de los empleados, tanto 174 activos como inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a. En caso de que el empleado se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de seis (6) años. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. b. En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en FIGNA antes del período de seis (6) años, se reactivará el expediente y se incorporarán los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado por un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. C. Si el empleado separado solicita una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico remitirá al sistema. En adelante el sistema de retiro conservará el expediente. d. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante de Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto 175 Rico, FIGNA conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo con las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. e. Luego que un expediente se mantenga inactivo seis (6) años en FIGNA, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado, incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. f. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el mismo. g. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de seis (6) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. 176 h. Los documentos referentes a deudas al erario и obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, 0 aprobado los cursos en el caso de becas, licencias 0 pagos de matrícula. i. Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación.