Reglamento para fiscalizar el uso y la disposición de fondos públicos asignados a entidades particulares a través del Departamento. No incluido índice Ley 149 12-dic-2005

Contabilización de Fondos A. Toda entidad que reciba fondos públicos asignados bajo la Resolución Conjunta, deberá depositar dichos fondos en cuentas bancarias separadas de cualesquiera otros fondos. Las hojas de depósito deberán ser enumeradas correlativamente durante cada año fiscal y llevarán como prefijo el número del año; por ejemplo: para el año 1989-90, serían 90-1, 90-2 y así sucesivamente. B. Toda transacción relacionada con estos fondos deberán contabilizarse en los récords apropiados de acuerdo a las prácticas de contabilidad generalmente aceptadas. Los libros de contabilidad de estos fondos deberán mantenerse separadamente de los libros correspondientes a cualesquiera otros fondos. Deberán ser conciliados con la cuenta bancaria mensualmente. C. E1 director 0 administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta. La entidad deberá designar un agente fiscal 4 que será el encargado de recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. D. Sólo se harán desembolsos mediante cheque y para el pago de gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se le asignó el donativo, según conste de los documentos de solicitud sometidos a la Asamblea Legislativa. E. No se girarán cheques al portador, ni efectuarán pagos en efectivo con cargo al donativo. F. Las entidades deberán conservar en sus archivos las facturas, conduces, comprobantes O cualquier otro documento que evidencie los gastos incurridos de cada renglón presupuestado, donde se indique la cantidad, el concepto y la persona O entidad que emite dicho documento. Estos se mantendrán a la disposición de los funcionarios del Departamento de Agricultura, las Comisiones de Hacienda de la Legislatura y de la Oficina del Contralor para cualquier intervención fiscal y para la correspondiente revisión y corroboración de los informes semestrales, por un término de seis (6) años O hasta que los funcionarios del Departamento de Agricultura hayan efectuado el correspondiente examen, cualesquiera que ocurra posterior.