Regl. 4040, art. VIII
Expedientes a mantenerse
Cite as Reglamento Núm. 4040, Art. VIII
La Oficina de Finanzas del Departamento de
Agricultura deberá mantener un expediente de cada entidad que utilice
fondos asignados por la Legislatura de Puerto Rico bajo la mencionada
Resolución Conjunta. Dicho expediente deberá contener, entre otra
información, la siguiente:
1. Plan de trabajo y Solicitud de Fondos para el año
fiscal vigente.
2. Certificado de incorporación, donde sea aplicable
y el reglamento vigente de las operaciones de la
entidad.
3. Estado de situación financiera.
4. Certificación a los efetos de que sometieron ante
las Secretarias del Senado y de la Cámara de
Representantes un desglose de gastos por objeto
de uso de los fondos asignados dentro de los treinta
(30) dÃas posteriores al comienzo del año fiscal
para el cual se asignaron los fondos.
5. Copia del desglose de gastos por objeto de uso
de fondos sometido a la Legislatura de Puerto Rico.
6. Copia de la autorización de fondos.
7. Copia de la hoja de envÃo de cheque a la entidad.
8. Copia de los informes semestrales de gastos
incurridos por la institución.
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9. Informe del funcionario del Departamento de
Agricultura que efectuó el examen 0 intervención,
el cual deberá incluir:
a. Resultado de la labor realizada.
b. Determinación respecto a si la entidad
intervenida cumplió con sus objetivos y con
la utilización de fondos descritos en la
propuesta, a base del examen realizado.