Expedientes de Empleados

A. El Departamento de Seguridad Pública se regirá por las disposiciones de la Orden Administrativa DSP-2021-OA-014, Política y Procedimiento para el Archivo, Mantenimiento, Custodia, Uso y Control de los Expedientes de los Empleados del Departamento de Seguridad Pública, para el manejo de los expedientes de personal de sus empleados. Se mantendrá los siguientes expedientes para cada uno de sus empleados: 1. Uno que refleje el historial complete del empleado desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del servicio 2. Uno confidencial y separado que contenga las instrucciones, determinaciones y certificaciones de índole médica, a tenor con lo establecido por la Ley Federal para Americanos con Impedimentos. 3. Uno que contenga copia de todos los Informes de Cambio y demás documentos e información requerida para fines de retiro. B. A todo empleado al que se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirán dichos expedientes, que se identificará con el nombre completo del empleado y los últimos cuatro (4) dígitos de su número de seguro social. Los expedientes de los empleados se clasificarán en activos 0 inactivos. Se consideran expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantienen vinculados al servicio. Inactivos son aquellos expedientes de empleados que se han desvinculado del servicio. C. Dichos expedientes tendrán carácter confidencial, no obstante, estos podrán ser examinados para fines oficiales por empleados 0 funcionarios autorizados. Disponiéndose que el Secretario o su representante autorizado tendrá total facultad de solicitar a cualesquiera de los Negociados, incluyendo el de la Policía de Puerto Rico, el Expediente de Personal, así como el de Investigación de todo empleado del DSP. D. Ahorros y Retiro Los empleados tendrán derecho a acogerse a los beneficios de la Ley Núm. 133 del 26 de junio de 1966, según enmendada, que crea el Fondo de Ahorro y Prestamos de la Asociación de Empleados del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. También, tendrán derecho a los beneficios de la Ley Núm. 447 del 15 de mayo de 1951, según enmendada, conocida como Reglamento de Transacciones de Personal para los Empleados del Sistema Clasificado del DSP Página 162 Ley de los Sistemas de Retiro de los Empleados de Gobierno de Puerto Rico y de la Judicatura. Será responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos, orientar a los empleados que ingresan al servicio público con relación a los beneficios que le garantizan ambos estatutos. E. Examen de los Expedientes 1. El custodio de los expedientes que refleja el historial de los empleados y de los expedientes médicos será la Oficina de Recursos Humanos del DSP. El empleado designado como Coordinador para Asuntos de Retiro será el único custodio de los expedientes para fines de retiro. 2. Dichos expedientes, por ser de carácter confidencial, podrán ser examinados únicamente para fines oficiales, por personal autorizado para ello. También, podrán ser examinados por cualquier otra persona cuando lo autorice por escrito el propio empleado. 3. El custodio de los expedientes será responsable de asegurar el control y la confidencia de éstos. Será su responsabilidad requerir una solicitud escrita que contenga los propósitos oficiales para lo cual se utilizará un expediente, a toda persona que lo solicite bajo el manto de autoridad conferida para asuntos oficiales. 4. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente, en compañía del custodio de éstos, o de la persona en quien éste delegue. El empleado deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por lo menos (5) días laborables de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante suyo. Cuando el impedimento sea debido a incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor del empleado por el Tribunal correspondiente. 5. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago de costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días laborables de antelación a la fecha en que éstas se interesen. En el plazo indicado, se entregará la copia del documento solicitado. 6. El custodio de los expedientes podrá delegar en subalternos suyos, la representación oficial en relación con el examen del expediente y la presentación de éstos ante los tribunales y foros administrativos, entre otros. Reglamento de Transacciones de Personal para los Empleados del Sistema Clasificado del DSP Página 163 G. Conservación y Disposición de los Expedientes 1. En los casos de empleados que se separen del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal en un archivo inactivo por un período de cinco (5) años. Transcurrido dicho período, el DSP procederá de conformidad con las normas del Reglamento de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva y las normas internas establecidas, a tales efectos. 2. Cuando un empleado que se haya separado del servicio y se reintegre a un puesto en el DSP antes del período de cinco (5) años, se reactivará el expediente y se incorporarán los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. En los casos en que una agencia gubernamental solicite el expediente de un empleado, por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá el mismo en un período no mayor de treinta (30) días calendario siguientes a la fecha siguiente de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un sólo expediente. 3. Cuando el empleado se reintegre al servicio, luego de transcurridos cinco (5) años, el DSP deberá solicitar inmediatamente el expediente a su Archivo Inactivo, el cual deberá remitirse a la Oficina de Recursos Humanos, no más tarde de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de la petición. 4. Si el empleado separado solicitara una pensión de uno de los sistemas de retiro del Gobierno de Puerto Rico, el sistema podrá solicitar el expediente del exempleado y el DSP lo remitirá. 5. En caso de muerte de un empleado activo, que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, el DSP conservará el expediente y dispondrá de éste, siguiendo las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva y/o del reglamento que prepare y adopte el DSP, a esos efectos. En caso de que el empleado sea participante del Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la dicha Administración junto con el Informe de cambio, notificando el fallecimiento. 6. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un exempleado del DSP a otra agencia gubernamental, la Oficina de Recursos Humanos preparará una certificación de los documentos Reglamento de Transacciones de Personal para los Empleados del Sistema Clasificado del DSP Página 164 incluidos en el expediente; y la agencia que lo recibe, verificará que el expediente esté completo. 7. La Oficina de Recursos Humanos preparará por cada expediente de personal, una tarjeta acumulativa digital de los servicios prestados por el empleado, incluyendo todas las acciones de personal e indicando las fechas en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida, en la tarjeta acumulativa, constituirá un resumen completo del historial del empleado. El mismo será anejado en el expediente una vez sea transferido al Administrador de Documentos para su disposición. Cuando el expediente se mantenga inactivo por un periodo de cinco (5) años en la Agencia, el Administrador de Documentos dispondrá del mismo, a tenor con la reglamentación vigente. 8. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. 9. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. 10. Los documentos referentes a obligaciones de los empleados 0 deudas con el erario se retendrán en los expedientes, hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. 11. La Oficina de Recursos Humanos será responsable de mantener un registro en el expediente del empleado, de los documentos que hayan sido dispuestos al completarse el tiempo de conservación. 12. El Director de la Oficina de Recursos Humanos será responsable de velar, fielmente porque en el expediente personal del empleado no se incluya y se elimine todo documento en que se describa, aluda o haga mención de cualquier investigación administrativa llevada a cabo por los actos cometidos por un empleado, en que se haya determinado internamente que no procede la imposición de ninguna medida correctiva, disciplinaria 0 sanción en su contra, 0 cuando la Comisión Apelativa del Servicio Público 0 un Tribunal con jurisdicción, así lo determine. Reglamento de Transacciones de Personal para los Empleados del Sistema Clasificado del DSP Página 165 H. Otros Documentos Relativos a la Administración de Personal De acuerdo con las disposiciones reglamentarias que apliquen, se conservarán los siguientes documentos: 1. Aquellos referentes a la clasificación de los puestos, se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto, éstos se mantendrán a su disposición, de acuerdo con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos vigente. 2. Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un (1) año, y se dispondrá de ellas de acuerdo con el Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos vigente. 3. Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un (1) año a partir de la fecha de cancelación O vencimiento, y se dispondrá de ellos de acuerdo con las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos vigente. 4. Las solicitudes de examen de las personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas, de conformidad con las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos vigente.