PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La Oficina tendrá la responsabilidad de establecer mecanismos para proteger los documentos públicos al conservar, clasificar y archivar los mismos en lugares contra: fuego, huracán e inundaciones, humedad excesiva, falta de ventilación adecuada y roedores, polilla, e insectos. Para lograr una adecuada seguridad se deberán observar además las siguientes normas: 1. Todo el personal será responsable por la seguridad de los documentos de la Oficina. 2. Los documentos deberán clasificarse siguiendo los procedimientos adecuados de seguridad. 3. El acceso a las áreas de la Oficina, incluyendo archivos o Centros de Documentos Inactivos deberá estar rigurosamente controlado. Sólo el 20 personal a cargo del lugar, o las personas designadas por el Panel, el Director Ejecutivo, o el funcionario designado, podrá extraer los documentos dentro o fuera del área de trabajo u oficina. Todas las tareas relacionadas con enmiendas, archivo, préstamo de documentos y otras labores relacionadas, deberán ser desempeñadas por el personal a cargo del área o su designado. 4. No se admitirá en el área de archivos o Centros de Documentos Inactivos personas ajenas a esas áreas. Las llaves de los archivos, puertas o combinaciones de las mismas, deberán ser controladas por el personal designado. 5. Los archivos y puertas serán cerrados con llave diariamente antes de abandonar las áreas de trabajo. El Administrador de Documentos, los Administradores de Sistemas de Oficina, personal gerencial y administrativo serán responsables de cerrar las puertas y archivos de sus áreas de trabajo, y serán los custodios de los mismos. 6. Para lograr un control de los documentos, sólo podrán removerse de los archivos lo expedientes relacionados con los casos o asuntos que los funcionarios estén trabajando. No se dejarán expedientes en los cubículos o escritorios por tiempo prolongado y sin supervisión, y los mismos se le entregarán al custodio, para ser guardados, una vez finalizado el trabajo. 21 7. Todos los funcionarios que intervengan en el proceso de manejo y control de documentos de casos criminales o de casos de la UPAD velarán, en todo momento, por la confidencialidad y seguridad de los mismos. 8. Los expedientes administrativos, criminales y de casos de la UPAD inactivos no podrán ser sacados fuera de la Oficina, a no ser que exista autorización del Director Ejecutivo, previa consulta con el Presidente del Panel, en coordinación con el Administrador de Documentos y deberá estar atento a no dejar documentos o expedientes en los vehículos u otros medios de transportación o llevarlos a lugares donde se ponga en riesgo la seguridad y confidencialidad de los mismos.