Regl. 9483, art. 17
NORMAS RELATIVAS A LA DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
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Cite as Reglamento Núm. 9483, Art. 17
PÚBLICOS
Como norma general, se considerará la eliminación de aquellos documentos que
carezcan de valor permanente y hayan perdido toda utilidad. Con la disposición de
documentos se logrará rescatar el espacio en las gavetas de archivo y liberar espacios
fÃsicos, permitiendo obtener una reducción en el costo económico.
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Para la disposición final de documentos en la Oficina, será mandatorio preparar
un Inventario y un Plan de Retención de Documentos Públicos que promueva la pronta
y ordenada reducción en la cantidad de documentos. Luego de aprobado el Inventario y
Plan de Retención, se preparará la Lista de Disposición de Documentos para la
disposición final o traslados de los documentos.
El Inventario y Plan de Retención de Documentos Públicos y la Lista de
Disposición de Documentos deberán incluir:
a) Serie Documental Identificación con TÃtulos, Descripción, y CategorÃas de
los documentos, incluyendo los no titulados.
b) Periodo de Retención Fijado Años Comprendidos de los documentos, para
usarse como base del tiempo de retención, activos e inactivos, según
estipulado en este Reglamento.
3R)
c) Observaciones Información adicional, o comentarios.
Se establecerán métodos de destrucción que garanticen la no reproducción de
los documentos y que cumplan con las normas de calidad ambiental.