CENTRO DE DOCUMENTOS INACTIVOS

Cuando los documentos hayan cumplido su periodo activo y tengan que permanecer en estado inactivo por algún tiempo, luego de ser digitalizados por el personal a cargo de los mismos, serán trasladados a los Centros de Documentos Inactivos correspondientes donde permanecerán hasta la disposición final de los mismos, conforme a lo establecido en el Inventario y Plan de Retención de Documentos de la Oficina. 26 Los Centros de Documentos Inactivos tomarán las medidas necesarias para proteger los expedientes y documentos bajo su custodia. Los mismos deberán ser empacados adecuadamente, rotulados y separados por casos o asuntos. Serán clasificados, archivados y conservados en buen estado, de forma tal que se puedan identificar, localizar y poner a la disposición de cualquier persona autorizada, que así lo solicite, con prontitud y en forma organizada. El acceso a los Centros de Documentos estará rigurosamente controlado. Sólo el Administrador de Documentos, el Director Ejecutivo y/o personal autorizado podrán entrar y sacar los expedientes y documentos del área designada. Todos los funcionarios y empleados que intervengan en el proceso de manejo y control de dichos expedientes velarán, en todo momento, por las normas establecidas referente a integridad, seguridad y confidencialidad de los documentos. Los documentos no podrán ser sacados fuera del Centro de Documentos Inactivos sin previa autorización. El personal autorizado, al acceder los expedientes y documentos deberá estar atento a no dejar los mismos expuestos en lugares donde se ponga en riesgo su seguridad y confidencialidad. Una vez finalizado el trabajo para el cual solicitó y se la autorizó el acceso a expedientes o documentos, entregará los mismos al Administrador de Documentos. El Administrador de Documentos será responsable de la custodia, manejo y conservación de todos los documentos existentes en los Centros, y será quien expida y certifique, previa autorización del Presidente del Panel, las copias de aquellos documentos bajo su custodia. 27