INVENTARIO Y PLAN DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Y

LISTA DE DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS El Administrador de Documento, quien tiene a su cargo la custodia de los documentos que obran en el Centro de Documentos Inactivo, verificará que los documentos físicos estén digitalizados de forma tal que garantice su durabilidad, accesibilidad y permanencia para proceder a preparar el Inventario y Plan de Retención. El Inventario y Plan de Retención deberá proveer el período de retención fijado para disponer de aquellas series documentales que hayan perdido su valor histórico, investigativo, legal o administrativo que justifiquen su retención; así como un sistema operacional eficiente para retener un volumen mínimo de aquellos documentos. Se revisará el Inventario y Plan de Retención de Documentos después de realizado, dentro de un término de treinta (30) días, para asegurarse que todos los documentos descritos sean los que se retendrán y determinar cuáles se dispondrán. Se revisarán anualmente los Inventarios y Planes de Retención de Documentos para que al cumplir con el período de Retención establecido se prepare la Lista de Disposición de Documentos para la disposición final de los documentos Inactivos. Previo al momento de disponer de dichos documentos públicos deberá certificarse que los mismos se encuentran digitalizados. La autorización a la disposición final de los documentos públicos debe ser aprobada por el Panel o Representante autorizado y el Administrador de Documentos. No se destruirá, enajenará, obsequiará o dispondrá de documento alguno, perteneciente de la Oficina, a no ser que se haya cumplido con este Reglamento. 28