DEFINICIONES

Los siguientes términos usados en este Reglamento tienen el significado que a continuación se expresa, a menos que, de su contexto, se desprenda otro significado: 1. Gobierno - Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo todos y cada uno de los organismos que componen las tres Ramas de Gobierno, sus subdivisiones políticas y la Oficina del Contralor de Puerto Rico. 2. Panel - Panel sobre el Fiscal Especial Independiente, compuesto por tres (3) exjueces, según dispuesto en la Ley 2-1988. 3. Presidente del Panel Miembro del Panel con facultades ejecutivas y administrativas, conforme lo establecido en la Ley 2-1988. MRS 4. Oficina Oficina del Panel sobre el Fiscal Especial Independiente. 5. her Director Ejecutivo - Funcionario designado por el Panel para administrar la Oficina, lo cual incluye el colaborar con la actividad administrativa y responsable de mantener al Panel informado de todos los procedimientos administrativos. 6. Fiscal Especial Independiente Abogado admitido a la práctica, contratado por el Panel en los casos que se le asignen, investido de la autoridad que le confiere la Ley 2-1988. 7. Fiscal Delegado - Abogado admitido a la práctica, contratado por el Panel para asistir y colaborar con el Fiscal Especial Independiente en la investigación y procesamiento de las acciones penales que procedan dentro del ámbito de la jurisdicción del Fiscal Especial Independiente. 4 8. Administrador de Documentos - Persona responsable del control y la Administración de Documentos y de aquellos documentos archivados en los Centros de Documentos Inactivos de Administración, de Casos Criminales y de Casos de la Unidad de Procesamiento Administrativo Disciplinario (UPAD). Entre sus responsabilidades están la supervisión de archivos, su mantenimiento y uso; manejo de expedientes inactivos; conservación y disposición de documentos; manejo de equipo y material de archivo; preparación de inventario y Plan de Retención de documentos inactivos para su retención y disposición, y de la Lista de Disposición de Documentos Públicos. 9. Documento - Todo papel, libro, folleto, fotografía, fotocopia, película, dibujo, plano, grabación para perpetuar testimonio, ya sea, en cinta magnetofónica, cualquier otro material leído por máquina O cualquier material informativo independiente de su forma o característica física. El material bibliográfico adquirido para propósito de exposición, consulta u otros relacionados, y las publicaciones no están incluidos. 10. Documento Activo - Documento que requiere estar disponible en la Oficina. 11. Documento Administrativo - Documento que establece política institucional y/o está relacionado con procedimientos, funciones y operaciones administrativas de la Oficina. 12. Documento Confidencial - Documento público bajo la custodia de la Oficina y cuya divulgación está protegida, controlada o prohibida por ley o 5 reglamento; el que está protegido por alguno de los privilegios de Derecho Probatorio; el que, si se revela, puede lesionar los derechos fundamentales de terceros o el derecho a la intimidad y a la vida privada; cuando revelarlos pueda constituir una violación del privilegio ejecutivo; cuando se trate de la identidad de un confidente; cuando su divulgación pueda afectar investigaciones u otros procesos; cuando el documento o la información sea parte del proceso deliberativo en la formulación de la política pública y/o, cuando divulgarla, pueda poner en peligro la vida o la integridad física de personas, la seguridad del País o afectar transacciones o gestiones oficiales del Estado que están en proceso durante la solicitud. Incluye, sin limitarse, informes, memorandos o cualquier escrito preparado por un servidor público en el ejercicio de su cargo o empleo para su superior o para fines internos de las decisiones y de las actuaciones departamentales. 13. Documento Inactivo Son documentos públicos oficiales de poco o ningún uso los cuales no son necesarios conservar, y permanecen en el Archivo de Documentos Inactivos, conforme a su clasificación, hasta cumplir con el periodo de conservación fijado. 14. Documento Privado Todo aquel que no se incluya en la definición de documento público. 15. Documento Público Documento que se origina, conserva o recibe en cualquier organismo cubierto por legislación estatal, contrato con dependencias federales, y otras personas jurídicas donantes de fondos para beneficio de programas públicos del país y que se tenga que 6 conservar permanentemente o temporeramente como prueba de las transacciones. Además, por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso o se fuese a destruir por no tener valor permanente ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural O informativa. Incluirá todo documento que expresamente así se declare por cualquier ley vigente o que en el futuro se apruebe. 16. Documentos Esenciales Documentos necesarios e indispensables que se utilizan para enfrentar situaciones de emergencia o para la recuperación y restauración de estructuras físicas, servicios y operaciones de la Oficina. 17. Documentos Fiscales Todo documento que se origine, conserve, O reciba en la Oficina que se utilice para tramitar, registrar, resumir e informar las operaciones financieras de la Oficina, que originen ingreso O desembolso de fondos públicos, o que en alguna forma sea necesario para que la Oficina del Contralor de Puerto Rico pueda fiscalizar los ingresos, cuentas y desembolsos de las dependencias del Gobierno de Puerto Rico. 18. Expediente - Conjunto ordenado de todos los documentos relacionados a un asunto, petición o reclamación. 19. Expediente Administrativo - Conjunto ordenado de Documentos Administrativos o de Documentos Fiscales, conforme definidos en este Reglamento, que no formen parte del expediente criminal o evidencia recopilada por el Fiscal Especial Independiente o el Fiscal Delegado en la investigación, o que no formen parte de los procesos investigativos o disciplinarios conducidos por la UPAD. 7 20. Expediente Criminal Conjunto ordenado de todos los documentos relacionados a un caso criminal atendido por el Panel, Fiscal Especial Independiente o el Fiscal Delegado, lo cual incluye aquellos generados como parte de la investigación, denuncias, pliegos acusatorios, citaciones, mociones escritas, resoluciones, minutas, determinaciones judiciales, sentencias y cualquier otro documento que forme parte de un proceso criminal. 21. Archivar El arte de colocar y conservar en un mismo sitio, debidamente clasificado, todo expediente, correspondencia, documentos u otros papeles, en forma tal que estén protegidos contra deterioro, destrucción O pérdida, y plh que, a su vez, facilite su localización y manejo. 22. Duplicados - A los documentos duplicados se les fijará un término de conservación menor que al documento original. Los documentos duplicados deberán ser conservados de acuerdo con el periodo de retención fijado. 23. Centro de Documentos Inactivos de Administración - - Lugar donde los documentos públicos inactivos, una vez digitalizados y guardados en el Repositorio de Documentos Digitalizados, permanecerán hasta que cumplan con su periodo activo de retención y se pueda disponer de los mismos. 24. Centro de Documentos Inactivos de Casos Criminales - Lugar donde los documentos de casos criminales, una vez digitalizados y guardados en 8 el Repositorio de Documentos Digitalizados, permanecerán hasta que cumplan su periodo activo de retención y se pueda disponer de los mismos. 25. Centro de Documentos Inactivos de Casos de la UPAD Lugar donde los documentos relacionados a procesos administrativos disciplinarios conducidos por la UPAD, una vez digitalizados y guardados en el Repositorio de Documentos Digitalizados, permanecerán hasta que cumplan con su periodo activo de retención y se pueda disponer de los mismos. 26. Clasificación de Documentos - Proceso de identificar y clasificar los documentos que requiere de una evaluación del contenido de éstos para determinar su categoría, ya sea: valor administrativo, fiscal, cubierto por legislación o contrato; así como, independiente de su categoría, se podrán clasificar en documentos esenciales conforme a la legislación vigente. Luego de este proceso, se establecerá el término de conservación del documento. 27. Digitalización de Documentos - Proceso de convertir documentos físicos, en documentos en formato digital que pueden accederse, enviarse y almacenarse en medios electrónicos. 28. Disposición de Documentos - Proceso a seguir para disponer de los documentos públicos cuyo periodo de conservación ha concluido o ha perdido toda utilidad para la actividad y operación de la Oficina. 29. Inventario y Plan de Retención de Documentos que describe detalladamente los documentos en custodia de la Oficina fijando periodos 9 de retención para éstos, según su categoría, con especificidad de aquellos que deben preservarse. 30. Lista de Disposición de Documentos que contiene una relación detallada de las series y documentos que han cumplido el Periodo de Retención establecido por este Reglamento para disposición final. 31. Período de Retención Período de tiempo fijado durante el cual deberán retenerse los documentos previos a su disposición. 32. Repositorio de Documentos Digitalizados - Lugar reservado en un archivo del servidor, designado con ese propósito en el Área de Sistemas de Información. Solo el personal autorizado por el Panel tiene acceso, en sus computadoras y en las fotocopiadoras, para guardar, acceder y leer los In documentos que se creen, sean escaneados y digitalizados. 33. Serie Documental - Identificación de documentos con Títulos, Descripción, y Categorías y que, por poseer características en común, son archivados, usados, trasladados y dispuestos como unidad. 34. UPAD Unidad de Procesamiento Administrativo Disciplinario. SEGUNDA PARTE: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS