DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DOCUMENTOS FISCALES

CENTRO DE DOCUMENTOS INACTIVOS DE ADMINISTRACIÓN Los Documentos Administrativos, son aquellos que, establecen política institucional y/o están relacionados con procedimientos, funciones y operaciones administrativas de la Oficina. Los Documentos Fiscales son aquellos que se originan, conservan, o se reciben en la Oficina y son utilizados para tramitar, registrar, resumir e informar las operaciones financieras de la misma. También, incluye aquellos documentos que fuesen necesarios para que la Oficina del Contralor de Puerto Rico pueda fiscalizar los ingresos, cuentas y desembolsos de la Oficina. Tanto los Documentos Administrativos como los Documentos Fiscales se mantendrán en los Expedientes Administrativos en las áreas correspondientes donde se utilicen con frecuencia, mientras que aquellos que se consulten con poca frecuencia, se conviertan en inactivos o hayan sido intervenidos en auditorías realizadas por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Estos serán conservados en Centro de Documentos Inactivos de Administración. 12 Los originales de los Documentos Administrativos o de los Documentos Fiscales o cualquier reproducción de éstos, según sea el caso, incluyendo aquellos documentos fiscales que, por estar relacionados con el manejo de los asuntos públicos o que por su valor legal informativo sea necesario conservarlos como prueba de las labores diarias, se conservarán por seis (6) años o hasta tanto la Oficina sea auditada por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero. Aquellos Documentos Administrativos o Documentos Fiscales relacionados a reclamaciones, acciones o procesos judiciales o administrativos, se conservarán conforme indicado anteriormente, o hasta tanto se resuelva la reclamación, la acción o el proceso y la determinación sea final y firme, el término que sea mayor.