DOCUMENTOS ESENCIALES

Los Documentos Esenciales son aquellos documentos primordiales que proveerán la información requerida por cualquier dependencia del Gobierno durante una emergencia. Durante la primera fase en un desastre, no se contará con el tiempo ni el lugar apropiado para leer de forma electrónica, en micro formas u otros documentos legibles en máquinas, aun cuando el equipo, empleados y los sistemas de energía estén disponibles. Forman parte de los Documentos Esenciales aquellos documentos requeridos por agencias gubernamentales y descritos como documentos comunes en todas las dependencias del gobierno. La Oficina deberá cotejar dichos documentos para determinar las operaciones particulares, en caso de que surja una emergencia. Entre los documentos típicos de documentos requeridos se incluyen, sin limitarse, a los siguientes: 14 1. Plan Operacional de Emergencias, que deberá incluir un informe de las funciones, planes y programas para enfrentar situaciones de emergencia. 2. Lista de personal clave y delegación de autoridad incluyendo: líneas de sucesión, directrices y lista de personal operacional de la Oficina en caso de emergencia. 3. Listas y dibujos, mapas mostrando localizaciones y otra información esencial sobre facilidades de emergencia incluyendo a agencias o entidades como: Policía, Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres, hospitales, refugios, entre otros. 4. Medios de comunicación. yrs 5. Lista de materiales y equipos claves tales como aparatos contra incendios, instrucciones de operaciones, entre otros. 6. Lista de documentos esenciales y sus localizaciones, y un resumen de documentos disponibles en la Oficina. El criterio de selección de los Documentos Esenciales se establecerá de forma prioritaria en la Oficina y será estrictamente aplicado en las emergencias. Los Documentos Esenciales se clasificarán en tres categorías, con una base funcional aplicable a los documentos del gobierno estatal y municipal. Esas tres categorías son: Primera categoría Documentos que contengan información esencial para conducir operaciones de supervivencia durante un desastre, que incluye planes operacionales de diversos servicios de emergencia. 15 Segunda categoría Documentos que contengan información esencial en la fase de recobro para restablecer las estructuras organizacionales y sus funciones básicas. Tercera categoría Documentos que contengan información esencial en la fase de recobro para restablecer las responsabilidades o los derechos básicos de los individuos e instituciones públicas o privadas. La Oficina deberá realizar un inventario total de los Documentos Esenciales a ser retenidos o grupos de series, tomando la debida precaución de verificar y asegurar que la información esté completa y concisa. Se considerará cada fuente de información que posea la Oficina. La información de los documentos requeridos para ofrecer información esencial podrán ser extractos de los documentos. Los documentos originales de dónde estos fueron obtenidos se conservarán para su uso futuro, tales como: Historial de Personal, documentos de Finanzas, entre otros. Cualquier Documento Esencial deberá estar completo, disponible, y listo para uso inmediato. Los documentos de la primera categoría deben estar en papel, aunque estén digitalizados, en CD 's y cualquier medio electrónico existente. Una vez seleccionados los Documentos Esenciales, la Oficina deberá mantener actualizadas las listas de dichos documentos. Además de estas listas, la Oficina deberá contar con guías de búsqueda de información, tales como: inventarios, índices, registros, listas, programas de computadoras, entre otros, para la búsqueda de los documentos seleccionados. Estas 16 guías se considerarán tan esenciales, como los documentos mismos, y deberán estar acompañados por éstos.