PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR UNA CONTRATACIÓN

SIMPLIFICADA El procedimiento para tramitar una Contratación Simplificada es el siguiente: Número de Reglamento O Procedimiento: I-24-01 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento o Procedimiento: REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN COMPETITIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES Página 31 de 61 a) La Oficina de Compras, por conducto del Oficial Comprador asignado, tramitará el envío de una Hoja de Cotización, a un número adecuado de suplidores o proveedores de servicios profesionales debidamente inscritos en el RUP bajo la categoría correspondiente. b) El mínimo de cotizaciones a solicitar será el siguiente: i. Contrataciones estimadas en menos de diez mil dólares ($10,000.00), se requerirá una sola cotización. Este método será considerado no competitivo y promueve la economía procesal. El monto puede aumentar a cincuenta mil dólares ($50,000.00) en la medida que se trate de fondos federales y exista una certificación emitida anualmente por la propia AMA, siempre y cuando medie una justificación para dicho incremento, y documentación de que la Autoridad se considera como entidad recipiente de bajo riesgo, o en su defecto, un estudio de manejo de riesgo que permita mitigar riesgos financieros al permitir dicho incremento. ii. Contrataciones estimadas entre diez mil dólares y un centavo ($10,000.01), o cincuenta mil y un centavo ($50,000.01) de ser aplicable, y ciento veinticinco mil dólares ($125,000.00), requerirán un mínimo de tres (3) cotizaciones. iii. Contrataciones estimadas entre ciento veinticinco mil dólares y un centavo ($125,000.01), y doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00), requerirán un mínimo de cinco (5) cotizaciones, a menos que no sea posible, para lo cual se expondrán las razones por escrito y se podrá continuar el proceso con un mínimo de tres (3) cotizaciones. c) El Oficial Comprador asignado para el trámite de la adquisición ofrecerá en forma idéntica a cada potencial licitador, las instrucciones, muy en particular, el tiempo que tendrán para presentar sus cotizaciones, a fin de que puedan ser consideradas. El término establecido para presentar cotizaciones lo establecerá la Oficina de Compras y dependerá de la necesidad del servicio, pero nunca será mayor a diez (10) días. d) Las cotizaciones deberán ser solicitadas y recibidas por correo electrónico. e) En caso de que se haya requerido cotización de un suplidor en particular y este no haya contestado el requerimiento, ("NO SHOW") no deberá considerarse como que su Número de Reglamento 0 Procedimiento: I-24-01 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento o Procedimiento: REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN COMPETITIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES Página 32 de 61 intención fue la de no cotizar ("NO BID"), a menos que su negativa a participar en el proceso sea consignada por el suplidor mediante escrito. La Hoja de Cotización deberá establecer la obligación del suplidor de contestar si no interesa licitar en el proceso. f) Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la hoja de cotización y se cumplimentará el récord de cotizaciones. g) Salvo lo dispuesto en el subinciso 4.1.2(b)(i) de esta sección, idealmente se adjudicará habiendo recibido al menos dos (2) cotizaciones, lo que se considera como competencia adecuada. En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones para una competencia adecuada, ello no será obstáculo para proceder con la adquisición del servicio, sin embargo, deberán documentarse las razones por escrito. h) El Oficial Comprador asignado para el trámite de la adquisición evaluará las cotizaciones recibidas y seleccionará (adjudicará) la cotización de mejor valor, tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses de la AMA. Al adjudicar, se debe aplicar el estándar de licitación responsiva, del licitador responsable mejor cualificado, cuyo costo sea razonable. i) El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra notificará por correo electrónico preferiblemente al licitador agraciado y le enviará la Orden de Servicio mediante correo electrónico o remitirá a la Oficina de Contratos todo el expediente del proceso para proceder con la elaboración del contrato de servicios profesionales correspondiente. Además, el Oficial Comprador notificará por correo electrónico preferiblemente, o cuando las circunstancias lo ameriten por teléfono, a los suplidores no agraciados de servicios profesionales a quienes se les envió la Hoja de Cotización el fundamento para el rechazo de sus ofertas.