REUNIONES CON PROPONENTES CUYAS OFERTAS o PROPUESTAS

ESTÁN DENTRO DE LOS MÁRGENES DE SELECCIÓN ESTABLECIDOS Si la Junta de Subastas decide sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: a) Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta de Subastas o un Comité Técnico durante dichas discusiones y negociaciones, obligará a la Autoridad de ningún modo. b) Cada licitador cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en las instrucciones, entiéndase que cumpla con todos los requisitos mandatorios (mediante determinaciones de hechos) y supere el nivel de cualificaciones será invitado a que asista a una o varias reuniones en privado con la Junta de Subastas y/o el Comité de Evaluación Técnico para discutir cualquier faceta de su propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. i. El contenido y la extensión de las discusiones entre la Junta de Subastas o el Comité Técnico y cada licitador serán basados en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. ii. El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato, mejorar los aspectos técnicos de la propuesta y/o reducir el costo, así como discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada propuesta que pueda mejorar ésta. c) A los licitadores cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego se les otorgará un trato justo e igual en cuanto a la oportunidad de discutir y revisar las propuestas. Sin embargo, como la información que se trata en dichas reuniones podrá variar en relación con cada proponente, las revisiones o discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. d) La Junta de Subastas con la ayuda del Comité Técnico, de ser el caso, podrá: i) establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; ii) orientar al licitador sobre deficiencias en su propuesta para que tenga la oportunidad de satisfacer los requisitos; iii) intentar aclarar cualquier incertidumbre Número de Reglamento 0 Procedimiento: I-24-01 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN COMPETITIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES Página 45 de 61 relacionada con la propuesta, y de otra forma refinar los términos y condiciones de la misma; iv) corregir cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolos a la atención del licitador, tan pronto como sea posible, sin publicar información relacionada con otras propuestas, o con el proceso de evaluación; v) proveerle al licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio o costo, técnica o de cualquier otra índole a su propuesta que pueda resultar de las discusiones; y, vi) mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. e) Luego de cada entrevista o reunión con cualquier licitador, la Junta de Subastas o el Comité Técnico redactará una minuta que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. La minuta formará parte del expediente del proceso. f) El licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una propuesta. g) Las discusiones y negociaciones se podrán llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones por escrito sin reuniones personales ni entrevistas, a discreción de la Junta de Subastas o el Comité Técnico, según sea el caso. También podrán llevarse a cabo por medio de cualquier plataforina electrónica. h) No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia amplia y abierta, o a base de experiencia previa en torno al valor del servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el mejor valor para e la Autoridad, siempre que en el pliego de la Solicitud de Propuestas se haya notificado a todos los licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudique sin discusiones adicionales. i) De llevarse a cabo discusiones y negociaciones, la Junta de Subastas podrá solicitar a los licitadores cuyas propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en las instrucciones, que sometan enmiendas a las Propuestas incluyendo la mejor y final oferta ("Best and Final Offer" o "BAFO") que respondan a las discusiones y negociaciones que se realicen. Número de Reglamento o Procedimiento: I-24-01 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN COMPETITIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES Página 46 de 61 j) La Junta de Subastas o el Comité Técnico mantendrá confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información que tenga que ver con las propuestas o sus evaluaciones se discutirán con nadie que no sea el licitador que las sometió antes del otorgamiento del contrato.