REUNIONES PRE-PROPUESTA

a) La Junta de Subastas podrá convocar una o más reuniones pre-propuesta para aclarar dudas relacionadas con la Solicitud de Propuestas, en o antes de cinco (5) días laborables de la fecha fijada para el Acto de Apertura. b) El secretario de la Junta de Subastas o cualquier representante autorizado por la Junta de Subastas presidirá las reuniones pre-propuesta. c) Toda reunión pre-propuesta tendrá el propósito de aclarar a los licitadores las dudas que surjan en torno a las instrucciones. También se les advertirá a los licitadores que está prohibido el tener contacto con los miembros de la Autoridad y de la Junta de Subastas, luego de concluida la reunión pre-subasta y durante el proceso de evaluación de Ofertas, a menos que sea por los canales dispuestos en las instrucciones de la solicitud de propuestas. d) Se establecerá un período y fecha límite para suministrar preguntas escritas. Toda pregunta o solicitud de documentos presentada por los potenciales licitadores a la Junta de Subastas será analizada por medio de la secretaria de ésta. e) Toda pregunta escrita y sometida a la consideración de la Junta de Subastas será contestada en el término establecido en la Sección 4.2.9(a) para ello. Tanto la pregunta como la contestación se les ofrecerá a los demás licitadores para su beneficio. f) Las personas que participen de la reunión pre-subasta firmarán el libro de registro de asistencia y deberán identificar a la persona natural o jurídica que representan. g) El Secretario de la Junta de Subastas o funcionario asignado a dicha reunión prepropuesta preparará una minuta en la cual incluirá, como mínimo, lo siguiente: (i) Número de Reglamento o Procedimiento: I-24-01 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento o Procedimiento: REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN COMPETITIVA DE SERVICIOS PROFESIONALES Página 40 de 61 una lista con los nombres de las personas participantes y las personas naturales o jurídicas que representan, de ser aplicable; (ii) los asuntos discutidos, las aclaraciones y los acuerdos alcanzados en la reunión, y; (iii) la fecha, la hora y el lugar en que se celebró la reunión. h) El Secretario de la Junta de Subastas o funcionario asignado a dicha reunión prepropuesta enviará copia de la minuta por correo electrónico a los licitadores potenciales que participaron de la reunión al menos tres (3) días laborables antes del Acto de Apertura. El original de la minuta se incluirá en el expediente oficial de la solicitud de propuestas. Copia de la minuta será publicada en el RUS o en la página cibernética de la Autoridad o el DTOP. i) Cualquier oferta verbal o escrita presentada por los licitadores en el proceso de prepropuesta se entenderá por no presentada, no figurará en los archivos y no se tomará en consideración al momento de adjudicar. j) Cuando se determine que la presencia de los licitadores a las reuniones pre-propuesta es compulsoria, la incomparecencia de un licitador será razón suficiente para su descalificación.