Interpretación y Definición de Términos

Los conceptos utilizados en este Manual en tiempo presente incluyen el futuro; aquellos utilizados en género masculino incluyen el femenino y neutral, excepto en los casos en que tal interpretación pueda resultar sin sentido; el singular incluye el plural y el plural incluye el singular. Para propósitos de este Manual, los siguientes términos o frases tendrán los siguientes significados, a menos que el contexto indique lo contrario: a. Acuerdo- Toda decisión de la Junta de Subastas que no conlleve adjudicación. b. Acuerdos de Compra Cooperativos/Intergubernamentales o Interagenciales- Acuerdos entre Vivienda y otras agencias O entidades gubernamentales para comprar o utilizar suministros, equipo O servicios comunes. C. Adjudicación Declaración escrita mediante la cual Vivienda acepta una oferta propuesta en un proceso de adquisición. d. Agente Toda persona que actúe en nombre de, O que esté autorizado a comprometer a un participante en una transacción cubierta. e. Alcance de Trabajo/Servicio Define el proyecto y establece los requisitos de Vivienda. Puede incluir una descripción de los bienes O servicios requeridos, entregables y los criterios que un entregable debe cumplir para ser considerado aceptable; indicadores Manual de Adquisiciones para los Programas CDBG-DR, CDBG-MIT y CDBG Estatal Página 7 / 38 para determinar el progreso de la actividad O proyecto según corresponda; calendario de entregas o plazos; especificaciones O información técnica; requisitos y responsabilidades del puesto del personal; y otras consideraciones especiales. f. Área usuaria Unidad administrativa, oficina, división, departamento, O área dentro de los Programas CDBG-DR, CDBG-MIT y CDBG Estatal que solicita servicios bajo la asignación CDBG-DR, CDBG-MIT y CDBG Estatal. g. Capacidad de Respuesta Se refiere al cumplimiento del licitador con todas las especificaciones requeridas en la convocatoria, incluyendo cualquier anejo. Todos los licitadores O proponentes listados en la Lista de Excluidos del Sistema de Manejo de Adjudicaciones (SAM, por sus siglas en inglés) serán considerados no-responsivos y automáticamente excluidos de la consideración para adjudicación. h. CDBG-DR Programa de Subvención en Bloque para Desarrollo Comunitario- Recuperación ante Desastres. i. CDBG-MIT- Programa de Subvención en Bloque para Desarrollo Comunitario- Mitigación. j. CDBG Estatal Programa de Subvención en Bloque para Desarrollo Comunitario Estatal. Programa a cargo de administrar la asignación de fondos para el Programa CDBG Estatal, asignación de fondos CDBG-DR de 2008, el Neighborhood Stabilization Program (NSP, por sus siglas en inglés)) 1 y 3, el Disaster Recovery Enhancemente Fund (DREF, por sus siglas en inglés), el Loan Guarantee Assistance Under Section 108 (Sección 108), el CDBG Coronavirus (CV) y cualquier otro fondo especial que le sea asignado por HUD en el futuro. k. Comité de Evaluación Cuerpo administrativo compuesto de al menos tres (3) O más integrantes, teniendo un número impar de integrantes (3, 5, O 7), y un miembro alterno, de considerarse necesario, nombrado por Vivienda para evaluar propuestas (mayormente ejecutar clasificación y rango) en un proceso de adquisición competitivo. El Secretario de la Vivienda designará un Presidente para dirigir el proceso. I. Contratista Un Vendedor, Suplidor, Ofertante, Proponente, o Licitador, según corresponda, a quien se le adjudica y se otorga un contrato (según definido más adelante) O una Orden de Compra con Vivienda. m. Contratista Principal: Un contratista de Vivienda con potencial de ofrecer oportunidades de subcontratación. n. Contrato Una relación legal mutuamente vinculante, que obliga al vendedor a proveer los suministros O servicios (incluyendo construcción) y al comprador a pagar por los mismos. Incluye todo tipo de compromisos que obligan a Vivienda a un desembolso de fondos asignados y que, salvo se autorice lo contrario, esté por escrito. Además de instrumentos bilaterales, los contratos incluyen (pero no están limitados a) Órdenes de Trabajo O Cartas de Tareas emitidas bajo acuerdos básicos de compras; Órdenes, como Órdenes de Compra, bajo las cuales el contrato se hace efectivo mediante aceptación escrita O cumplimiento; y modificaciones bilaterales de contratos. Los contratos no incluyen subvenciones y acuerdos cooperativos cubiertos por 31 U.S.C § 6301, et seq. Manual de Adquisiciones para los Programas CDBG-DR, CDBG-MIT y CDBG Estatal Página 8 / 38 o. Convocatoria Cualquier solicitud de someter ofertas y cotizaciones a Vivienda. Convocatorias bajo procedimientos de licitación sellada se llaman "invitaciones a licitar". Convocatorias bajo procesos de negociación se llaman "solicitud de propuestas". Convocatorias bajo procedimientos de adquisiciones simplificadas requieren la presentación de una cotización o una oferta. p. Copia censurada Una copia de cualquier contrato o expediente (que no sea una Factura) que contenga información confidencial, registrada, no-pública o comercialmente sensible, una fotocopia o facsímil de esta en la que el ofertante solamente ha tachado U obscurecido información confidencial, registrada, no-pública o comercialmente sensitiva. q. Cotización Precio U oferta presentada por un Ofertante o Suplidor bajo los Métodos de Adquisición de Micro Compras y Compras Pequeñas. r. Emergencia Situación que provoca necesidades públicas inesperadas e imprevistas, y que exige acción inmediata por parte de Vivienda debido al peligro que representa para la vida, salud o seguridad pública. S. Estimado de Costos: El estimado de los costos de los bienes o servicios a ser adquiridos, preparado por el personal de Vivienda o un tercero para Micro Compras o Compras Pequeñas. t. Estimado de Costo Independiente (ICE, por sus siglas en inglés) Un análisis independiente del estimado de los costos de los bienes o servicios que se van a adquirir, preparado por el personal de Vivienda O un tercero antes de la publicación de una convocatoria de ofertas. U. Expediente de Adquisición Expediente oficial custodiado por Vivienda de cada proceso de adquisición que documenta en detalle el historial significativo de la adquisición. V. Fianza de Ejecución Fianza otorgada en relación con un contrato para garantizar cumplimiento de todas las obligaciones del contratista bajo tal contrato. W. Fianza de Pago Fianza otorgada en relación con un contrato para garantizar pago según requerido por ley, de todas las personas proveyendo labor y materiales en la realización del trabajo provisto en el contrato. Las fianzas pueden variar de acuerdo con el tipo de Contrato y no se requieren en el Método de Compras Pequeñas. X. Fuentes de Precualificación / Lista de Pre-Cualificación ("Lista de Precualificación" O PQL, por sus siglas en inglés) Método de Propuestas Competitivas en el que el precio no es un factor de evaluación, usado para seleccionar un grupo de firmas o individuos de servicios profesionales para brindar servicios cuando se ha identificado una necesidad general, pero el alcance específico aún no se ha determinado. La Lista Precualificada se desarrolla a través de una Solicitud de Cualificaciones (RFQ, por sus siglas en inglés). y. Garantía de Oferta O Fianza de Oferta Consistirá en un compromiso firme tal como una fianza de oferta, cheque certificado, U otro instrumento negociable que acompaña una oferta como garantía que el licitador, tras la aceptación de su oferta, otorgará aquellos documentos contractuales que sean requeridos dentro del tiempo especificado. Manual de Adquisiciones para los Programas CDBG-DR, CDBG-MIT y CDBG Estatal Página 9 / 38 z. Invitación a Subastas (IFB, por sus siglas en inglés) Proceso de Adquisición donde se convocan públicamente licitaciones, y se adjudica un precio fijo firme al licitador responsable cuya licitación, conformándose a todos los términos y condiciones materiales de la convocatoria de licitaciones, es la de menor precio. aa.Junta de Subastas Cuerpo administrativo compuesto de cinco (5) integrantes designados por el Secretario de la Vivienda a través de una Orden Administrativa. Los integrantes de la Junta pueden ser funcionarios O empleados de Vivienda y sus agencias componentes. Uno (1) de los integrantes debe ser el Subsecretario, O su equivalente, de Vivienda, quien actuará como Presidente de la Junta. Además, uno (1) de los integrantes será un abogado licenciado en Puerto Rico. Tres (3) de cinco (5) integrantes constituirán quórum para las reuniones de la Junta. La Junta de Subastas evaluará y adjudicará ofertas y propuestas en procesos de licitación formales e informales para la adquisición de bienes no personales O servicios no personales, y servicios profesionales en un proceso formal de adquisición que será ejecutado por Vivienda bajo los Programas CDBG-DR, CDBG-MIT y CDBG Estatal, de acuerdo con las regulaciones aplicables. bb.Método de Compras Pequeñas Método competitivo para la adquisición de bienes, trabajo y/o servicios por un monto agregado igual O menor que el Umbral de Adquisiciones Simplificadas. aa.Método de Licitación Sellada Se refiere al método de adquisición utilizado para servicios O suministros no profesionales que exceden el Umbral de Adquisición Simplificada. Para que la licitación sellada sea viable, debe haber especificaciones exactas y completas, una fecha y hora específica para someter las licitaciones selladas, una Apertura Pública de Licitación, una evaluación de las Licitaciones y la adjudicación del contrato basado en el precio más bajo presentado por un Contratista a través de una Licitación Responsiva. b.Método de Micro Compra Adquisición de suministros O servicios que no excede el Umbral de Micro Compras. cc.Método de Propuestas Competitivas Convocatorias realizadas mediante procedimientos negociados que son utilizadas para comunicar los requisitos del programa a contratistas potenciales y para solicitar propuestas. Estos procedimientos incluyen, pero no están limitados a, Solicitudes de Propuestas, entre otros. dd.Método de Propuestas No Competitivas- Adquisición mediante convocatoria de una propuesta de una (1) fuente cuando el artículo está disponible de una sola fuente; la urgencia O emergencia pública para el requisito no permite el retraso que resulta de convocatoria competitiva; HUD expresamente autoriza propuestas no competitivas en respuesta a una solicitud escrita de Vivienda; O tras convocar a un número de fuentes se determina que la competencia es inadecuada. ee.Método de Selección a Base de Cualificaciones (QBS, por sus siglas en inglés) Un método de adquisición llevado a cabo utilizando Solicitud de Cualificaciones (RFQ, por SUS siglas en inglés), donde Vivienda primero selecciona al respondedor de mayor rango en factores técnicos y luego negocia un precio razonable. El USO de este método está limitado solamente para servicios de arquitectura e ingeniería (A/I). Manual de Adquisiciones para los Programas CDBG-DR, CDBG-MIT y CDBG Estatal Página 10 / 38 ff. Negociación - Conversaciones con Ofertantes O Proponentes en el Rango Competitivo sobre propuestas técnicas y de costos al adjudicar un contrato O al emitir modificaciones a contratos existentes U otras discusiones requeridas con Ofertantes en otros procesos de adquisición. .Negocio de Sección 3 Un negocio que cumple al menos uno (1) de los siguientes criterios, documentados durante los últimos seis (6) meses: (i) Al menos el cincuenta y uno por ciento (51%) del negocio es propiedad y está controlado por personas con ingresos bajos o muy bajos; (ii) sobre el setenta y cinco por ciento (75%) de las horas de trabajo realizadas para la empresa durante el período anterior de tres (3) meses son realizadas por trabajadores de la Sección 3; O (iii) Es un negocio que es propiedad y está controlado al menos en un cincuenta y un por ciento (51%) por residentes de viviendas públicas O residentes que viven actualmente en viviendas asistidas por