Procedimiento para Presentar, Investigar y Adjudicar Querellas

Todo funcionario O empleado de la OCIF que sea testigo de un acto de hostigamiento sexual cometido por algún funcionario, empleado, contratista o su representante, cualquier visitante o tercera persona no empleadas por o ajena a la OCIF, tiene la obligación de informarlo inmediatamente conforme se indica en el Artículo 11.1 de este Reglamento. 11 El funcionario 0 empleado que tenga conocimiento o considere que ha sido objeto de hostigamiento sexual en el empleo, en cualquiera de sus modalidades, tiene el deber de radicar una querella, verbal, escrita o anónima siguiendo el procedimiento aquí establecido, dentro de un término de un (1) año de ocurrido el último acto de hostigamiento sexual. Cuando la querella se presenta por un aspirante a empleo, visitante, terceras personas no empleadas por 0 ajenas a la OCIF 0 contratista, se aplica el mismo procedimiento y término. El deber de presentar la querella establecida en este artículo por cualquiera de las personas involucradas, sean empleados o no de la OCIF, es un deber de estricta observancia. La OCIF promueve que dicha querella sea presentada tan pronto el empleado de la OCIF o la persona no empleada entienda que ha sido objeto de la conducta prohibida en este Reglamento. Toda querella o queja debe investigarse una vez se tenga conocimiento de la situación 0 se haya dado aviso de ella. El trámite de la querella se llevará a cabo en forma confidencial y diligente hasta su resolución final. Toda persona que intervenga en el proceso deberá evitar que se prolongue irrazonablemente la adjudicación del asunto en controversia. 11.1. Radicación de la Querella 11.1.1. Trámite El funcionario, empleado, contratista, visitante o terceras personas no empleadas por o ajenas a la OCIF que entienda que se ha cometido un acto de hostigamiento sexual en su contra puede presentar una querella (verbal o escrita) ante el Director de Recursos Humanos. Si un Comisionado Auxiliar, supervisor o cualquier funcionario o empleado adviene en conocimiento de un alegado acto de hostigamiento sexual, éste lo referirá inmediatamente al Director de Recursos Humanos. En la eventualidad de que el supervisor directo sea el querellado, el querellante podrá rendir su querella ante otro supervisor. En la eventualidad de que la Autoridad Nominadora o el Director de Recursos Humanos sea el querellado, el personal que tenga a cargo atender asuntos de hostigamiento sexual en la agencia donde ocurrieron los alegados hechos constitutivos de hostigamiento sexual, estarán obligados a referir dicha información a la agencia asignada por la Oficina de Administración y Transformación de los Recursos Humanos en el Gobierno de Puerto Rico (OATRH) para llevar a cabo la investigación de los mencionados hechos. Disponiéndose que la investigación será llevada a cabo por otra agencia, entidad, corporación pública o instrumentalidad gubernamental. La información recibida debe ser mantenida en estricta confidencialidad. El trámite para presentar la querella es el siguiente: Una vez el Director de Recursos Humanos adviene en conocimiento de la querella verbal 0 escrita podrá orientar al querellante de inmediato sobre sus derechos y 12 los remedios disponibles bajo la ley. La querella se puede presentar de forma verbal primero, pero luego la misma debe hacerse constar por escrito. Si la querella se presenta verbalmente, el Director de Recursos Humanos redactará una minuta sobre lo informado por el querellante. El querellante es responsable de redactar la querella, la cual tiene que estar firmada. El hecho de que una querella no se juramente no constituye impedimento, por sí solo, para que se lleve a cabo una investigación de los hechos alegados y se proceda a tomar cualquier medida provisional u otra acción que corresponda. Una vez el Director de Recursos Humanos reciba la querella completa según se indica en la sección 11.1.4 se la notificará al Comisionado y al querellado personalmente O por correo certificado con acuse de recibo no más tarde de tres (3) días laborables a partir de la fecha en que se recibe la querella. En los casos en que el Comisionado determine que debe inhibirse, delegará en el Sub-Comisionado O cualquier otro funcionario que éste designe, su participación en el proceso. Los aspirantes a empleo, contratistas, visitantes o terceras personas no empleadas por 0 ajenas a la OCIF radicarán la querella ante el Director de Recursos Humanos y se seguirá el procedimiento establecido en este Reglamento. El Comisionado, a iniciativa propia y por escrito, puede ordenar una investigación sobre la conducta de un funcionario, empleado, contratista, visitante 0 terceras personas no empleadas por O ajenas a la OCIF por alegado hostigamiento sexual. En esta etapa el Comisionado O el funcionario delegado para ello también podrá, a iniciativa propia, tomar todas aquellas medidas que entienda necesarias para proteger a cualquier persona de futuros actos constitutivos de hostigamiento sexual. 11.1.2. Desestimación de la Querella a Solicitud del Querellante En aquellos casos en los cuales la persona querellante quiera desistir de la querella presentada, deberá notificarlo, de forma escrita y firmada, al Director de Recursos Humanos, quien a su vez debe orientar al querellante sobre el particular en el término no mayor de dos (2) días laborables a partir del recibo de la notificación del desistimiento, excepto por causas justificadas. Como parte de la orientación, el Director de Recursos Humanos le notificará al querellante que tiene cinco (5) días laborables a partir del día en que recibió la orientación para reinstalar su querella, advirtiéndole que de no hacerlo se entenderá desistida por su parte. Esta notificación constará por escrito y la persona querellante deberá firmar una hoja de acuse de recibo de la misma. 13 Lo anterior no es impedimento para que el Comisionado motu proprio continúe con la investigación de la querella y el procedimiento investigativo pueda continuar su curso. 11.1.3. Querellas Frívolas Cualquier funcionario o empleado que, a sabiendas, radique una querella frívola por hostigamiento sexual contra otra persona, estará sujeto a medidas disciplinarias conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. 11.1.4. Contenido de la Querella Toda querella que se presente por motivo de hostigamiento sexual, deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Se formulará por escrito. 2. Contendrá los datos personales del querellante: nombre, puesto, lugar de trabajo, dirección postal, teléfono, relación con el querellado, así como una relación de los hechos o actos constitutivos de hostigamiento sexual con claridad y especificidad; la fecha y lugar de ocurrencia de dichos hechos y la fecha en que se somete la querella. 3. Identificará por nombre y apellidos a la parte querellada, puesto, la oficina donde trabaja, dirección postal 0 brinda suficiente información que permita identificar a dicha parte. 4. Identificará a los testigos y brindará cualquier otra información pertinente para sustentar la querella. 5. Firma del querellado. 11.1.5. Confidencialidad La querella presentada por cualquier funcionario, empleado, contratista, visitante 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas a la OCIF, se tramitará e investigará de manera confidencial en el mayor grado posible para proteger la dignidad de las partes involucradas. Cualquier funcionario O empleado, incluyendo el querellante, que revele intencionalmente a personas no autorizadas, la identidad de las partes o divulgue la información recopilada o rendida en el curso de cualquier etapa de la tramitación de una querella por hostigamiento sexual en el empleo, está sujeto a medidas disciplinarias conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. Sera ilegal tomar represalias contra personas que se quejen de hostigamiento sexual 0 que testifiquen 0 asistan en cualquier investigación 0 procedimiento relacionado a un caso de 14 hostigamiento sexual. La OCIF no tomará represalias contra persona alguna que ofrezca información veraz y bien intencionada, sobre un posible acto de hostigamiento sexual. La OCIF podrá divulgar toda aquella información de conformidad con lo ordenado por algún tribunal con jurisdicción sobre el asunto investigado. 11.2. Investigación de la Querella 11.2.1. Designación de la Investigación El Comisionado designará a una persona o grupo para que haga una investigación de los hechos. Sin que se entienda que es una limitación a quien el Comisionado determine nombrar como investigador o como parte del grupo, se aclara que el Director de Recursos Humanos y los abogados de la División Legal pueden participar como investigadores. Esta designación también podrá incluir cualquier recurso externo capacitado para trabajar con estas situaciones que sea nombrado por el Comisionado. El Comisionado notificará a las partes la designación del investigador o del grupo de investigadores, dentro de los próximos tres (3) días laborables luego de hacer la designación. 11.2.2. Impugnación de la Designación del Investigador Cualquiera de las partes puede impugnar la designación del investigador y solicitar que se asigne un nuevo investigador cuando existan razones para creer que existe un conflicto de interés, parcialidad 0 cualquier otra situación, por la que entienda que la investigación no se realiza 0 se pueda realizar con objetividad e imparcialidad. La solicitud debe presentarse por escrito al Comisionado no más tarde de dos (2) días laborables después de que la parte reciba la notificación sobre la designación del investigador o advenga en conocimiento, durante el transcurso de la investigación, de alguna situación que motive la solicitud de impugnación. El Comisionado debe decidir sobre la solicitud dentro de los próximos dos (2) días laborables luego de recibida la solicitud, excepto por causa justificada. En toda querella donde se impugne la designación del investigador, el término que éste tiene para concluir su labor queda interrumpido y no comienza a contar hasta que su designación sea final. 11.2.3. Ejecución de la Investigación La investigación de una querella que se presente por motivo de hostigamiento sexual debe cumplir con lo siguiente: Abarcará todos los hechos denunciados y puede incluir entre otras, la toma de declaraciones juradas, escritas o verbales y grabadas, al querellante, al querellado y a todas las personas que tengan conocimiento sobre los hechos alegados O posibles testigos que se vayan detectando durante el curso de la investigación. A 15 toda persona a la que se le tome alguna declaración se le tomará juramento y se le harán las advertencias pertinentes. Todas las declaraciones y cualquier otro documento que se recopile formarán parte del expediente de investigación. Se realizará con todo rigor, independientemente de que el hostigamiento haya cesado o de que la víctima se haya sometido o accedido a las insinuaciones e invitaciones de naturaleza sexual objeto de la querella. Durante la misma no se indagará en el historial o comportamiento sexual anterior de los involucrados ni se tomará en cuenta para algún propósito del procedimiento. El procedimiento de investigación se conducirá en la forma más confidencial posible, en salvaguarda de las partes afectadas. 11.2.4. Obligación de Cooperar en la Investigación Los funcionarios, empleados, contratistas, visitantes o terceras personas no empleadas por o ajenas a la OCIF tienen la obligación de cooperar al máximo con la investigación que se realice en casos de hostigamiento sexual en el empleo. El funcionario 0 empleado que obstruya una investigación, a sabiendas provea información falsa, en todo o en parte, u oculte información pertinente para la investigación o adjudicación de una querella sobre hostigamiento sexual, cuando ello le haya sido requerido por una autoridad competente, estará sujeto a medidas disciplinarias, conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. 11.2.5. Protección a los Testigos y Colaboradores Durante el curso de los procedimientos, se tomarán medidas para proteger a los testigos y a las personas que colaboren con la investigación, incluyendo el que no conste en el expediente de dicho funcionario o empleado su participación en la investigación. Además, el testigo o colaborador puede presentar una querella cuando se tomen decisiones sobre su puesto, condiciones de empleo o cuando se vea afectado por acciones de supervisores o compañeros de trabajo que estén relacionadas directamente a su colaboración durante la investigación. Estos derechos se le advertirán a los testigos y colaboradores. 11.3. Informe, Recomendaciones y Determinaciones 11.3.1. Término para Rendir al Comisionado el Informe de la Investigación Una vez finalizada la investigación de la querella, el investigador rendirá un informe escrito a la División Legal de la OCIF y acompañará el expediente del caso. El informe de la investigación 16 tendrá que presentarse a la División Legal dentro de veinte (20) días laborables desde la designación del investigador. El Comisionado podrá extender este término por uno no mayor de diez (10) días laborables adicionales. 11.3.2. Contenido del Informe de la Investigación Este informe incluirá: Una relación del contenido de la querella. Una relación detallada de la información y los hallazgos obtenidos de la investigación, enumerando los documentos que consten en el expediente, incluyendo las declaraciones juradas, si alguna. La determinación, a base de la información disponible y los hechos alegados, de si existe o no causa suficiente para iniciar el procedimiento de medidas disciplinarias u otras aplicables conforme a derecho. Las recomendaciones y observaciones del investigador. 11.3.3. Informe de la División Legal Una vez evaluado el informe de la investigación, la División Legal presentará su recomendación al Comisionado, basada en los hechos y el derecho aplicable y acompañando el expediente del caso. La División Legal tendrá que presentar su recomendación dentro de un término no mayor de quince (15) días calendarios desde que recibió el Informe de investigación. El Comisionado puede adoptar, modificar o prescindir de las recomendaciones que le formule la División Legal tomando en consideración el derecho aplicable, las determinaciones de hecho y la naturaleza o gravedad de la conducta imputada.