- DISPOSICIONES GENERALES

(a) Este Reglamento aplica a las transacciones y procesos administrativos internos entre la CAM y cualquier persona o entidad. El mismo, se regirá conforme a lo siguiente: 1. El OPI de la CAM seleccionará, autorizará y validará los métodos específicos de firma digital, electrónica, y de autenticación de usuarios, asegurándose de establecer los criterios de adopción de cada método conforme al nivel de certeza de autenticación de identidad requerido para los diferentes tipos de procesos. En ninguna circunstancia se pondrá en riesgo información confidencial o sensitiva de la CAM. 2. Cuando una firma digital, aprobación o autorización sea solicitada o requerida para una transacción en la CAM, ya sea por ley, reglamento, política, certificación o por práctica, una firma digital, aprobación o autorización electrónica será aceptada como equivalente de la firma ológrafa (manuscrita) y será legalmente vinculante siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos: i. Intención de firmar De la misma manera que ocurre con una firma manuscrita, la parte firmante debe mostrar intención clara de firmar el documento de manera electrónica. Por ejemplo, el firmante puede demostrar la intención utilizando el cursor o "pad" para dibujar su firma, escribir su nombre con el teclado, pulsando sobre un 9 botón de "aceptar" o seleccionando la opción de "aceptar", debidamente identificada. Esto tiene el propósito de minimizar el riesgo de que el firmante pueda reclamar que utilizó una firma electrónica por error o sin tener pleno conocimiento de que se estaba obligando legalmente o haciendo representaciones que puedan tener consecuencias legales, sean civiles y/o penales. ii. Consentimiento para hacer negocios electrónicamente Para validar el consentimiento del firmante, se deberá incluir en los documentos a ser firmados electrónicamente una cláusula que lea de la siguiente manera: "Las partes acuerdan que este documento puede ser firmado electrónicamente. Las partes acuerdan que las firmas electrónicas que aparecen en este documento son tan validas coma si fuera suscrita a puño y letra para efectos de validez, obligatoriedad, consentimiento aplicabilidad y admisibilidad." iii. Autorización previa La autoridad de aprobación de la unidad ha autorizado el uso de la firma digital, electrónica o aprobación mediante usuario autenticado para dicha transacción. iv. Ejemplos de firma digital Pueden ser la certificación insertada en un formulario electrónico emitida por una Agencia Certificadora luego de autenticar al firmante; ejemplos de firma electrónica pueden ser: la imagen digitalizada de una firma ológrafa (manuscrita) o realizada con un dedo o implemento digital; algunos ejemplos de las aprobaciones mediante autenticación de usuario incluyen: presionar en un teclado o cursor "mouse" opciones como: "Yo acepto", "Yo apruebo", "Yo autorizo", "Yo no acepto", "Yo no apruebo", "Yo no autorizo" luego de autenticar al usuario con su nombre de usuario y contraseña para acceder al formulario electrónico y el método de firma digital aprobado por el Tribunal Supremo de Puerto Rico para la presentación de los escritos judiciales por parte de los abogados: "f.Lcdo/a.". 3. La CAM deberá actualizar sus políticas y procesos internos para facilitar que sus transacciones puedan realizarse de forma electrónica, salvo que se demuestren que no es factible luego de un análisis de sus riesgos y beneficios. 4. El OPI de la CAM emitirá una guía para realizar el "Análisis de Transformación Digital de Procesos, Documentos y Formularios" que será utilizada por la CAM y sus subsidiarias para identificar y analizar sus prácticas y realizar su análisis de transformación digital para determinar la viabilidad, tecnología y método de autenticación aplicable acorde a los estándares institucionales establecidos. 6. La CAM utilizará un método y un protocolo de autenticación aprobado por el OPI, el cual sea apropiado para garantizar que el nivel de seguridad es el adecuado para el tipo de transacción. 7. El OPI será responsable de orientar al personal de los procedimientos y de colaborar en la implementación de los métodos aprobados. (b) La firma digital debe ser atribuible a una persona que tiene la intención y la autoridad de firmar el documento con el uso de unas medidas adecuadas de seguridad y de autenticación. Una vez se reciba el documento, el receptor de la transacción deberá estar habilitado para permanentemente retener y guardar el documento electrónico de la transacción. 10 (c) La firma digital, así como las credenciales de identidad utilizadas para acceder a flujos de trabajo electrónicos, debe ser personal e intransferible, por lo que, queda prohibido compartir, prestar, traspasar y/o cualquier otro acto que implique dar o autorizar para su uso. En caso de incumplimiento con esta prohibición, el documento será nulo en todos sus aspectos. (d) La conservación y disposición de documentos generados conforme a este Reglamento, se regirá por el Reglamento para la Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico.