En general

La Oficina celebrará vistas o conferencias utilizando como opción el mecanismo de videoconferencia, siempre que las partes afirmen que cuentan con la facilidad de acceso y conectividad. El Oficial Examinador deberá e evaluar los siguientes factores: 1. La complejidad del caso; 2. La naturaleza de la vista a celebrarse; 3. La prueba a presentarse; y 4. Las circunstancias personales de las partes, para determinar si se celebra la misma mediante la modalidad de videoconferencia. La Oficina contará con sistemas de videoconferencias seguros, y que permitan que los usuarios puedan verse y escucharse de manera adecuada; que los procedimientos puedan ser grabados y almacenados de forma segura y confiable, para poder garantizar su incorporación al expediente del caso administrativo. Como parte de la notificación de la celebración de la vista, la Oficina deberá informar a las partes que en su portal electrónico se encuentra disponible este Reglamento, que funge como guía aplicable a estos procesos. En los casos en que en una vista presencial se informe que la comparecencia física de alguna de las partes o sus representantes legales se pueda ver afectada por razón justificada, el Oficial Examinador o el Juez Administrativo proveerá la opción de comparecencia virtual, tomando en consideración los cuatro (4) factores que anteceden, antes de dejar sin efecto el señalamiento. 23