Deberes del Oficial Examinador o el Juez Administrativo en la vista por

videoconferencia Al inicio de la vista o conferencia, el Oficial Examinador o el Juez Administrativo deberá: 1. Advertir a las partes que se estará grabando la vista o conferencia por audio y/o por video cuando se celebre en el salón de vistas de las Oficina. Aclarará, además, que el récord oficial del caso será el que elabore el Oficial Examinador o el Juez Administrativo durante la vista o conferencia. 2. Expresar que está prohibido grabar o permitir que terceros graben las comparecencias remotas, sin autorización previa del Oficial Examinador o el Juez Administrativo. 3. Advertir a las partes que el medio utilizado para celebrar la vista o conferencia no le resta formalidad al proceso. 4. Indicar que la vista o conferencia por videoconferencia se suspenderá si se interrumpe la conexión de alguna de las partes y ésta no se puede reestablecer en un término máximo de quince (15) minutos. 5. Constatar que en la notificación de la vista se informó a las partes que en el portal de la Oficina en la Internet se encuentra disponible la reglamentación aplicable a estos procesos. Durante la vista o conferencia, el Oficial Examinador o el Juez Administrativo se asegurará: 1. De que la calidad de la imagen y del sonido del sistema son adecuados. 2. De que el sistema de grabación funciona debidamente. Cuando la videoconferencia se celebre en el salón de vistas de la Oficina, deberá preguntar al personal designado y consignar para récord si el sistema está grabando a todas las partes. 3. Si durante la vista surgen problemas con el sonido, con la calidad de la imagen, o alguna interferencia que impida a las partes participar efectivamente en la videoconferencia, el Oficial Examinador 0 el Juez Administrativo así lo hará constar e interrumpirá la vista. El Oficial Examinador, el Juez Administrativo o el funcionario designado de Secretaría verificará el funcionamiento del equipo y si está conectado correctamente. Una vez resuelto el problema, el Oficial Examinador 0 el Juez Administrativo se asegurará nuevamente de que las partes 26 escuchan y ven adecuadamente la transmisión y proseguirá con la celebración de la vista. 4. En caso de que se pierda el sonido o la imagen del sistema de videoconferencia, y no puedan restablecerse inmediatamente, el funcionario designado de Secretaría procederá a contactar al personal del Área de Sistemas de la OCIF para resolver el problema. 5. Si el sistema no se restablece en un término máximo de quince (15) minutos, el Oficial Examinador 0 el Juez Administrativo podrá reprogramar la vista mediante videoconferencia o de modo presencial, o suspenderla o tomar cualquier otra acción que entienda adecuada para la continuación de los procesos. 6. Si el Oficial Examinador o el Juez Administrativo considera que no se puede celebrar la vista 0 conferencia mediante videoconferencia y decide suspenderla, tomará las medidas provisionales necesarias hasta la fecha en que se paute una nueva vista presencial o por videoconferencia. 7. El Oficial Examinador o el Juez Administrativo deberá comunicar a las partes su determinación, y así lo hará constar en las minutas u órdenes correspondientes.