Proceso de la Subasta

a. Anuncio de la subasta 1. La Junta enviará la invitación a la subasta por el medio más conveniente, a la mayor cantidad de proveedores (p. ej., página del Instituto en Internet, correo electrónico, periódico de publicación general en Puerto Rico, anuncio televisivo o radial en un canal o emisora de difusión general en el país). 2. El anuncio contendrá: el número de la subasta, el asunto, el lugar donde obtener el pliego, la fecha, la hora y el lugar para la reunión de la pre-subasta y de la subasta. 3. Se considerará que la subasta ha sido anunciada y que el pliego ha sido puesto a la disposición de las partes interesadas, cuando tales gestiones se hayan realizado en un término de diez días calendario previo a la fecha de la pre-subasta. 4. La Junta preparará y someterá el anuncio al Director de Servicios Auxiliares del Instituto 0 la persona designada, quien se encargará de su publicación en la fecha estipulada. b. Pliego 1. El Pliego contendrá: a. Especificaciones completas; b. Una descripción clara de los bienes y servicios que desean obtener; C. Los términos y condiciones aplicables; d. De los requisitos de entrega y de inspección; e. La fecha, la hora y el lugar en que se celebrará la pre-subasta; f. La fecha, la hora y el lugar en que se abrirán las ofertas; g. Los términos para la reconsideración de la adjudicación o impugnación de la subasta; h. Las responsabilidades, los deberes y las obligaciones de los licitadores. 2. Cuando se requiera la instalación de un equipo en el Instituto, la labor que se necesite para ello tendrá que incluirse en las especificaciones. 23 3. Cuando se haga referencia a una marca comercial, será para que sirva de guía al licitador al momento de determinar la clase y el tipo de bienes que se interesan obtener. Los licitadores podrán ofertar otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en el pliego, salvo que se indique explícitamente lo contrario. 4. Podrá emitirse un pliego para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades del Instituto. Se preparará un informe de las justificaciones que se incluirá en el expediente de la subasta. 5. El pliego requerirá a los licitadores incluir en la oferta: a. Los tipos de descuento por pronto pago; b. Todo material descriptivo, folletos, fotos y cualquier otro material que contenga las especificaciones e ilustraciones del material, equipo o servicio que ofrece. C. Por lo menos, tres referencias de clientes en Puerto Rico a los cuales haya vendido e instalado equipo o prestado servicios similares a los presentados en la oferta; indicará el nombre del cliente, teléfono y persona a contactar; d. Información sobre el trasfondo y las cualificaciones de la empresa; e. La oferta a base de precios unitarios para cada uno de los renglones en que se participe, lo que constituirá la oferta básica; no se aceptarán ofertas basadas en precios estimados que puedan variar luego en la facturación. 6. El pliego contendrá las siguientes advertencias: a. Si un licitador se propone subcontratar, este indicará el nombre y los datos que identifiquen la compañía o persona a ser subcontratada. La subcontratación estará sujeta a la aprobación por escrito de la Dirección Ejecutiva. En estos casos, se le requerirá a la compañía o persona a ser subcontratada la misma documentación que se le requiere al licitador. b. El licitador asumirá la responsabilidad por los errores en sus ofertas. De haber errores en los precios, aplicará el menor. C. Un licitador no puede presentar varias ofertas a nombre propio O de alguno de sus subordinados, sucursales, socios, agentes u oficiales. En tal caso, se declararán nulas todas las ofertas. d. En caso de incumplimiento por retraso en la entrega de la mercancía adquirida, el Instituto hará un descuento del uno por ciento del valor del contrato, por cada día laborable de retraso. El importe total a ser descontado no excederá de un veinte por ciento del importe. 24 7. El pliego le permitir- al licitador presentar ofertas alternas que cumplan con las especificaciones. C. Certificaciones y documentos especiales requeridos en el Pliego 1. El pliego especificará los documentos básicos y especiales que tienen que ser presentados por un licitador. De no presentar alguno de estos documentos, la Junta podrá descalificar a los licitadores por incumplimiento del proceso de subasta. Los documentos básicos serán: a. Certificación de que cumple con las disposiciones del Código Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico, Ley Núm. 2-2018, o con cualquier otra ley que lo sustituya. b. Certificación de que al presente no representa, ni representará durante la vigencia del contrato, a persona natural o jurídica con intereses en conflicto con los de la Oficina. C. Documentación acreditativa para cumplir con lo establecido en la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, Ley Núm. 14-2004, o con cualquier otra ley que la sustituya, si aplica. d. Declaración jurada de que no ha sido encontrado convicto ni se ha declarado culpable en el foro estatal o federal, o en cualquier otra jurisdicción de los Estados Unidos de América, de aquellos delitos de fraude, malversación o apropiación ilegal de fondos públicos enumerados en la Ley Núm. 458-2000, según enmendada (ley que prohíbe que se adjudique una subasta o contrato a personas convictas de ciertos delitos). e. Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre Ingresos por los pasados cinco años, emitida por el Departamento de Hacienda. f. Certificación de Deuda Contributiva emitida por el Departamento de Hacienda. g. Certificado de Registro de Comerciante. h. Certificación de Deuda por Todos los Conceptos emitida por el Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM). i. Certificación Negativa de Caso de Pensión Alimentaria o Certificación de Estado de Cuenta o Certificación de Estado de Cumplimiento de persona natural o jurídica, respectivamente, emitida por la Administración para el Sustento de Menores (ASUME). j. Copia de las patentes municipales. k. Copia del Certificado de Existencia o la Certificación de Autorización para hacer Negocios emitida por el Departamento de Estado, si aplica. 25 I. Certificado de vigencia corporativa o cumplimiento (Good standing), emitida por el Departamento de Estado, si aplica. m. Certificación de resolución corporativa, si aplica. n. Certificación de exoneración contributiva para corporación sin fines de lucro, emitida por el Departamento de Hacienda, si aplica. O. Copia de la escritura de constitución de sociedad, si aplica. p. Copia del certificado sobre sociedad especial sin fines de lucro, emitido por el Departamento de Hacienda, si aplica. q. Declaración jurada que indique que la sociedad especial foránea no tiene deuda con el Gobierno, si aplica. r. Certificación del Registro Mercantil que indique el tipo de sociedad, si aplica. S. Certificación del Registro Mercantil de la propiedad que indique el tipo de propiedad, si aplica. t. Certificación de cumplimiento con la Ley General de Sociedades Cooperativas y certificación de good standing de la Oficina del Inspector de Cooperativas, si aplica. u. Estado financiero anual; si tiene ingresos de $3,000,000 o más debe estar auditado por un CPA. V. Una carta de referencia bancaria y una carta de referencia comercial. 2. En el caso de proveedores de servicios, tendrán que suministrar, además de los documentos anteriormente citados, lo siguiente: a. Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro por Desempleo y Seguro por Incapacidad emitida por el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. b. Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro Social Choferil emitida por el Departamento de Trabajo y Recursos Humanos. C. Certificación de Deuda de Póliza de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado. d. Póliza de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado de Puerto Rico, si aplica. e. En aquellos casos en que fuera necesario, el proveedor tendrá que presentar copia de las pólizas de seguros y endosos que sean requeridas para brindar el servicio (p. ej., en el caso de proyectos de construcción). 26 El Instituto podrá eximir a los licitadores de presentar los documentos enumerados en el inciso C (1), los sub-incisos (d) al (v), si están inscritos en el Registro Único de Licitadores. También podrá eximir a los licitadores inscritos en el Registro de Licitadores del Instituto (Capitulo IV) de presentar los documentos enumerados en el inciso (C) (1), sub-incisos (e) al (i) y del inciso (C) (2) sub-incisos (a) al (e). d. Reunión pre-subasta 1. La celebración de la reunión de pre-subasta es requisito para llevar a cabo la subasta. Los licitadores interesados tienen que asistir a la misma para participa en la subasta. Esta reunión les servirá para aclarar y contestar cualquier duda. 2. La Junta llevará un registro de los asistentes a la pre-subasta. 3. Cualquier aclaración o enmienda que la Junta entienda que deba hacer en relación con las especificaciones incluidas en el pliego, se hará mediante resolución escrita. Esta será retroactiva a la fecha del pliego. No se podrán realizar enmiendas al pliego luego de a presubasta. e. Ofertas 1. Los licitadores tendrán que suministrar toda la información requerida en el pliego. 2. En los casos en que se reciba oferta de un solo licitador, esta podrá ser aceptada por la Junta. 3. Las correcciones, las borraduras y los cambios en las ofertas tendrán que estar iniciadas por el licitador o su representante autorizado. De lo contrario, la oferta quedará invalidada para la partida o las partidas correspondientes. 4. Una oferta podrá modificarse únicamente antes de ala apertura, y mediante una comunicación escrita presentada a la Junta en sobre cerrado e identificado con el número de la subasta, la fecha, la hora de apertura, el nombre y la dirección del licitador. En estos casos, se tendrá que incluir información que especifique las razones para modificar la oferta original. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la subasta. No está permitido hacer cambios o modificaciones a las ofertas después de haber sido abiertas en la subasta. f. Especificaciones establecidas en el pliego 1. Las especificaciones que se incluyan en el pliego servirán de guía para describir las características del bien o servicio que solicita. 27 2. El Instituto podrá adjudicar aquel bien 0 servicio que cumpla con el propósito para el cual se destinará, siempre y cuando sea en beneficio de los intereses y necesidades del Instituto. g. Fianza de licitación (bid bond) 1. La fianza de licitación será un respaldo provisional para asegurar que cada licitador sostendrá su oferta durante la subasta. La misma se prestará a favor del Instituto y se someterá al momento de presentar la oferta, mediante cheque certificado por un banco comercial de Puerto Rico, giro postal o fianza de seguro. 2. La fianza de licitación será equivalente al diez porciento (10%) del total de la oferta. El Instituto retendrá la fianza de los licitadores no agraciados hasta que se adjudique la subasta. En el caso del licitador agraciado se retendrá la misma hasta la fecha en que se formalice el contrato correspondiente. h. Firma de las ofertas 1. Los pliegos de las ofertas tendrán que estar firmados en tinta indeleble por el licitador o su representante autorizado. 2. El Secretario de la Junta podrá aceptar ofertas sin firmar si, antes de la apertura de la subasta, el licitador afectado o su representante autorizado presenta una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. i. Presentación de las ofertas Las ofertas de los licitadores o cualquier modificación previa a la apertura de la subasta, tendrán que ser entregadas en sobres cerrados al Secretario de la Junta antes de la fecha y hora determinadas. 1. Los sobres tienen que estar identificados en la parte del frente y harán referencia al número de la subasta correspondiente. No se considerarán ofertas recibidas con posterioridad al día y hora señalados en el pliego, ni ofertas recibidas por el fax, correo electrónico 0 la Internet. Tampoco se aceptarán sobres que no estén cerrados e identificados. 2. Los licitadores entregaran los sobres cerrados con las ofertas a la mano del Secretario de la Junta, quien lo marcará con el sello oficial del Instituto e indicará la fecha y la hora en que fueron recibidos. Toda oferta presentada será custodiada por este y guardada bajo llave hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los sobres que contienen las ofertas. 28 3. En caso de que alguno de los sobres aceptaos se abra por error o inadvertencia, se invalidara el proceso. j. Retiro de las ofertas 1. La solicitud para retirar una oferta podrá exceptuarse mediante petición escrita sometida antes de la subasta. 2. Después de iniciada la subasta, no está permitida la cancelación de una oferta por parte del licitador. El Instituto podrá eliminar a dicho licitador de su Registro de Licitadores (Capítulo IV). a. Como excepción, solo se podrá retirar una oferta después de iniciada la subasta si el licitador demuestra a satisfacción de la Junta que la oferta se hizo por error y que la misma no pueda sostenerse como oferta razonable. Este licitador no podrá presentar una oferta sustituta una vez retirada la oferta original. 3. Se confiscará la fianza de licitación cuando: a. Un licitador insista en el retiro de su oferta sin establecer razones meritorias. b. El licitador agraciado se niegue a aceptar la Orden de Compra o Servicio. k. Acto de subasta 1. Todo licitador que asista a la subasta firmará el registro de asistencia. 2. Una vez se constituya el quórum de la Junta, se declarará abierta la subasta a la hora, la fecha y el lugar indicados en el pliego, y se procederá a abrir los sobres que contienen las ofertas de los licitadores. 3. El Presidente de la Junta o el miembro de la Junta designado dará lectura a cada oferta, verificará la corrección de estas y comprobará que se haya cumplido con los requisitos de rigor. Las ofertas que no cumplan con alguno de los requisitos serán rechazadas. 4. Luego de leídas las ofertas, cualquier licitador que asista a la subasta podrá examinar, en presencia de los miembros de la Junta, cualquier documento relacionado con la oferta presentada por otro licitador. 5. Toda información relacionada con una subasta será retenida por el Secretario. La oferta adjudicada se conservará en el expediente correspondiente en el Área de Presupuesto y Finanza y en el Área de Compras. I. Adjudicación 1. En la adjudicación de la subasta se considerará, además de los requisitos mencionados en el Artículo 5.4 (b)(5), (b)(6) y (c), los siguientes factores: 29 a. El precio (el factor económico por sí solo no es determinante); b. Las especificaciones requeridas. C. Los descuentos ofrecidos por pagos realizados a tiempo. d. El mantenimiento y las garantías. e. La solvencia económica. f. El término o el tiempo de entrega o ejecución de servicios que se ofrezca. g. Las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores, si alguna. m. Empate de ofertas En aquellos casos en que las ofertas sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en el pliego, se considerara que ha habido un empate, en cuyo caso la Junta podrá: 1. Adjudicar a base de la experiencia con los licitadores; 2. Adjudicar la subasta por sorteo en presencia de los licitadores y de un notario público quien levantará la correspondiente acta; o 3. Adjudicar la misma a ambos por renglones o partidas. n. Adjudicación por partidas La Junta podrá aceptar 0 rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta, así como ordenar cantidades menores a las establecidas según convenga a los mejores intereses del Instituto. O. Rechazo de oferta o cancelación de la subasta La Junta podrá rechazar cualquier oferta o cancela la subasta durante cualquier etapa del proceso y con anterioridad al otorgamiento del contrato cuando: a. Uno o más licitadores no cumplan con algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones requeridas en el pliego. b. Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. C. Los precios obtenidos sean irrazonables o no estén acordes con el mercado. d. No haya fondos suficientes para pagar los bienes o servicios. e. Las ofertas muestren que los licitadores controlan el mercado del producto entre sí para ofrecer precios irrazonables. f. Ninguna sea satisfactoria a los intereses del Instituto. 30