Normas generales

2.1 Planificación de las compras mediante el procedimiento de subasta formal 1. Las compras sujetas a este Reglamento se planificarán y programarán anualmente a base de los criterios de necesidad, austeridad y disponibilidad de fondos, y se evitarán las compras extravagantes, excesivas e innecesarias. 2. Al planificar las compras, la Corporación considerará los contratos de bienes, servicios no profesionales o ejecución de obras que podría otorgar a las empresas pequeñas y medianas, incluso a las empresas comunitarias, de manera que se incluyan en el siete punto cinco por ciento (7.5%) del total del presupuesto anual que asigne para contratar a las empresas cuyos ingresos brutos no Sometido por: Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martin Peña Aprobado por: Página #31 de 75 excedan de quinientos mil dólares ($500,000.00) y el siete punto cinco por ciento (7.5%) adicional del total de presupuesto anual que asigne para contratar cuyos ingresos brutos no excedan cinco millones de dólares ($5,000,000.00). Los contratos que la Corporación otorgue a las empresas comunitarias se computarán como parte del siete punto cinco (7.5%) asignado al Programa de Reservas. 3. El procedimiento de subasta formal promoverá la más amplia competencia entre licitadores(as), sin menoscabar las medidas de trato preferente que procedan. 2.2 Control presupuestario 1. Las compras mediante el procedimiento de subasta formal requerirán la evaluación previa del (de la) Gerente de Planificación y Presupuesto para la certificación de disponibilidad de fondos correspondiente, salvo cuando la subasta conlleve métodos alternos de financiamiento y no requiera invertir fondos públicos ni comprometer bienes de la Corporación. 2. Cuando la compra no haya sido presupuestada, el (la) Gerente de Planificación y Presupuesto obtendrá la aprobación del (de la) Director(a) Ejecutivo(a), quien tomará la determinación que corresponda a base de los parámetros establecidos por la Junta de Directores en la resolución correspondiente. 2.3 Concesión de trato preferente y prohibición de fraccionamiento 1. Antes y durante el trámite de una subasta formal, y de acuerdo con sus mejores intereses, la Corporación concederá las medidas de trato preferente aplicables en cada etapa del procedimiento a las empresas con trato preferente según se dispone en este Reglamento, que cumplan con los requisitos de ley para operar y estén capacitadas para proveer bienes, prestar servicios no profesionales o ejecutar obras. 2. El fraccionamiento de compras con el propósito de evitar exceder la cantidad fijada por la Junta de Directores para el procedimiento de subasta formal está prohibido. El ajuste o subdivisión de programas y proyectos de la Corporación, como mecanismo para propiciar la contratación y subcontratación de empresas con trato preferente para proveer bienes, prestar servicios no profesionales y la ejecución de obras, no se interpretará como que constituye fraccionamiento de compras. 2.4 Publicación de documentos en el Registro Único de Subastas 1. El RUS será el medio oficial de divulgación de todos los documentos relacionados con los procesos de publicación, solicitudes de precalificación, celebración y adjudicación o cancelación de subastas de toda obra pública y adquisición de bienes y servicios. Sometido port Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: JOBY Página #32 de 75 2. Para fines de todo cómputo legal se tomará en cuenta la fecha de publicación en el RUS. 3. El trámite de publicación en el RUS del procedimiento alterno de SDP se regirá de conformidad con lo establecido en el Artículo XXI de este Reglamento. 4. Queda prohibida la erogación de fondos públicos para la publicación en los medios de comunicación de todos los documentos relacionados con los procesos de publicación, celebración y adjudicación o cancelación de subastas de toda obra pública y adquisición de bienes y servicios no profesionales, salvo cuando la Junta de Subastas obtenga la autorización previa de la OGP. En el caso de que la subvención sea una federal y sea necesario asegurar medidas de divulgación adicionales para promover el que potenciales proponentes tengan acceso a la invitación, se podrán emplear medios de divulgación adicionales siguiendo la regla federal de adquisición pertinente. 2.5 Obligación de fondos 1. Antes de emitir una orden de compra 0 de proceder se obligarán los fondos correspondientes, salvo cuando la compra sea para ejecutar obras y la Corporación opte por utilizar el procedimiento alterno de SDP en el que se establezca como condición que el desarrollador se haga cargo del financiamiento de la obra. 2.6 Fianza de licitación 1. Toda oferta deberá estar acompañada por una fianza de licitación como garantía de que habrá de mantenerse la oferta durante todo el proceso de la subasta. 2. La fianza de licitación se establecerá a base de las siguientes reglas: a) Como regla general, la compra de bienes y servicios requerirá una fianza de licitación por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del total de la oferta, salvo que el (la) licitador(a) sea una empresa comunitaria. En este caso, la fianza de licitación requerida será por una suma equivalente al cinco por ciento (5%) del total de la oferta. b) Como regla general, la ejecución de obras requerirá una fianza de licitación por una suma equivalente de al menos el cincuenta por ciento (50%), pero no más del cien por ciento (100%), de la oferta, salvo que el (la) licitador(a) sea una empresa con trato preferente. En este caso, la fianza de licitación requerida será por una suma equivalente al cinco por ciento (5%) del total de la oferta. c) Cuando las circunstancias lo ameriten y lo estime necesario y conveniente para los intereses de la Corporación, la Junta de Subastas, en consulta con el (la) Director(a) Ejecutivo(a), podrá modificar por otra suma razonable el monto de la fianza de licitación. En todo caso, la fianza de licitación requerida a una empresa con trato preferente será por una suma equivalente a la mitad de la requerida a empresas de trato no preferente. Sometido por: Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: TOBP Página #33 de 75 3. Las fianzas de licitación deberán prestarse a favor de la Corporación por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico mediante cheque certificado o giro postal expedido a nombre de la Corporación. No se aceptarán fianzas en efectivo. 4. Todas las fianzas de licitación que la Junta de Subastas reciba se entregarán al (a la) Gerente de Administración y Finanzas para su custodia y eventual disposición, conforme a lo establecido en el Artículo XVII de este Reglamento. El (La) Gerente de Administración y Finanzas mantendrá un registro como medida de control de las fianzas de licitación recibidas. 5. La Corporación podrá aplicar las reglas establecidas en esta sección al procedimiento alterno de SDP establecido en el Artículo XXI de este Reglamento. 2.7 Requisito previo de documento contractual; prohibición de otorgarlo 1. La adjudicación de una subasta formal no obliga a la Corporación hasta que se otorgue el contrato o se emita y se notifique la orden de compra. 2. Toda entrega de bienes, servicios no profesionales o ejecución obras requerirá la emisión previa de una orden de compra o el otorgamiento previo de un contrato que cumpla con este Reglamento y cualquier otra norma aplicable a la contratación gubernamental y a la fuente de fondos. 3. Cuando el contrato sea para la ejecución de obras de rehabilitación y construcción aplicarán las siguientes normas; a) Si el costo estimado de la obra fuera de quinientos mil dólares ($500,000.00) o menos, se regirá por las disposiciones de este Reglamento. b) Si el costo estimado de la obra excediera de quinientos mil dólares ($500,000.00), el contrato se regirá por las CGU y, en todo lo que no sea incompatible, por el Reglamento. c) Queda prohibida la adjudicación de una subasta formal o contrato al amparo del Reglamento a toda persona natural o jurídica que haya sido declarada o se haya declarado culpable en el foro estatal o federal, en cualquier otra jurisdicción de los Estados Unidos de América o en cualquier otro país, de los delitos constitutivos de fraude, malversación o apropiación ilegal de fondos públicos, según dispone el Artículo 3.4 de la Ley Núm. 2 2018. 2.8 Documentación y archivo Todo trámite del procedimiento de subasta formal estará documentado y archivado en el expediente correspondiente. La documentación incluirá el cumplimiento con las medidas de trato preferente y con cualquier otra disposición legal que lo requiera. 2.9 Procedimientos y formularios Sometido por Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: JUMP Página #34 de 75 El (la) Director(a) Ejecutivo(a) podrá adoptar los procedimientos y formularios que estime necesarios para la implantación de este Reglamento. El (la) Director(a) Ejecutivo(a) podrá delegar en la Junta de Subastas la adopción y enmienda de formularios para el trámite de subastas formales y establecerá los parámetros para ello.