Responsabilidades de la Junta de Subastas, del (de la) Presidente(a) de la Junta de

Subastas y del (de la) Secretario(a) de la Junta de Subastas 4.1 Responsabilidades de la Junta de Subastas 1. Adoptar un sello oficial de la Junta de Subastas para marcar todos los documentos en los que consten las decisiones, comunicaciones, determinaciones y certificaciones de la Junta de Subastas, como condición necesaria para imprimir en carácter oficial los documentos de la Junta de Subastas. 2. Adoptar las normas y los procedimientos necesarios para su funcionamiento interno. 3. Precalificar licitadores potenciales de un procedimiento de subasta formal, cuando el (la) Director(a) Ejecutivo(a) determine que procede. 4. Cuando proceda, fijar el precio de venta del pliego de subasta a base de los gastos en los que incurra la Corporación para reproducir los documentos o para hacerlos disponibles electrónicamente. 5. Aprobar el pliego de subasta. 6. Velar por la concesión de las medidas de trato preferente a las empresas comunitarias durante el trámite de la subasta formal, según apliquen. 7. Determinar el procedimiento para el examen de cualquier documento relacionado con la subasta formal. 8. Recibir, considerar, evaluar, y rechazar ofertas, y adjudicar la subasta. 9. Solicitar apoyo administrativo de funcionarios(as) públicos que no intervengan en el proceso de compras de la Corporación. 10. Solicitar asesoría relacionada con los bienes, servicios no profesionales, o la ejecución de obras. El asesoramiento lo podrá obtener de los funcionarios(as) públicos, integrantes de la Junta Asesora y voluntarios(as) de la Corporación, previa notificación al (a la) Director(a) Ejecutivo(a). También podrá solicitarla de consultores(as) de la Corporación cuyos contratos provean para ofrecer la asesoría requerida, con la autorización previa del (de la) Director(a) Ejecutivo(a). 11. Adjudicar las subastas formales de conformidad con las disposiciones del Reglamento y de los procedimientos que se adopten a su amparo, del pliego de subasta y cualquier otra normativa aplicable, y asegurarse de aplicar las medidas de trato preferente que procedan al adjudicar cada subasta formal. 12. Cumplir con cualquier otra responsabilidad inherente a las funciones de una Junta de Subastas y atender cualquier otro asunto pertinente que el (la) Director(a) Ejecutivo(a) considere conveniente asignar a la Junta de Subastas. Sometido por: Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: JUBN Página #27 de 75 4.2 Responsabilidades del (de la) Presidente(a) de la Junta de Subastas El (La) Presidente(a) de la Junta de Subastas tendrá, entre otras, las siguientes responsabilidades: 1. Promover el buen funcionamiento de la Junta de Subastas y velar por el cumplimiento de este Reglamento entre sus integrantes y en los procedimientos de subastas formales. 2. Representar a la Junta de Subastas. 3. Convocar y presidir las reuniones. 4. Determinar fecha, hora y lugar para presentar las ofertas y fecha, hora y lugar para abrir las ofertas. 5. Dirigir los procedimientos del acto de apertura. 6. Someter los informes y/o las recomendaciones al (a la) Director(a) Ejecutivo(a) y a la Junta de Directores que le sean solicitados a la Junta de Subastas. 7. Cumplir con cualquier otra responsabilidad que le asigne este Reglamento y con todas las funciones y deberes inherentes de su cargo. 4.3 Responsabilidades del Secretario(a) de la Junta de Subastas El (la) Secretario(a) de la Junta de Subastas tendrá las siguientes responsabilidades: 1. Custodiar el sello oficial de la Junta de Subastas y velar porque solo se utilice para marcar los documentos oficiales de ese cuerpo que lo requieran. 2. Citar a los(as) integrantes a las reuniones de la Junta de Subastas por delegación del (de la) Presidente(a). 3. Tomar las minutas y redactar las actas sobre los acuerdos, la adjudicación de subastas y cualquier otra determinación, así como los informes que le sean requeridos a la Junta de Subastas. 4. Redactar las determinaciones y notificaciones de la Junta de Subastas y remitirlas al Oficial de Compras para el envío a los(as) licitadores(as) correspondientes. 5. Notificar copia de las determinaciones y notificaciones de la Junta de Subastas al (a la) Director(a) Ejecutivo(a). 6. Mantener al día el libro de actas donde se hagan constar todos los asuntos discutidos, acuerdos y determinaciones de la Junta de Subastas en relación con cada reunión que celebre. 7. Custodiar los libros, los récords, los expedientes y los documentos de la Junta de Subastas. 8. Recibir y abrir la correspondencia de la Junta, distribuirla y custodiarla. 9. Mantener récord de toda la correspondencia recibida o enviada por la Junta de Subastas. 10. Recibir los documentos de calificación, custodiarlos y velar por su tramitación adecuada. 11. Recibir las ofertas y velar por la tramitación adecuada de los expedientes de subastas formales. 12. Custodiar las ofertas de cada subasta formal, con excepción de las fianzas. 13. Certificar y marcar con el sello de la Junta de Subastas sus acuerdos y determinaciones, y cualquier otro documento oficial emitido por la Junta de Subastas. Sometido por; Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Josop Página #28 de 75 Será deber y obligación de cualquier integrante de la Junta de Subastas inhibirse de participar en cualquier determinación cuando éste(a) tenga relaciones de parentesco por consanguinidad dentro del cuarto grado y de afinidad dentro del tercer grado con cualquier licitador(a) de una subasta formal. De igual forma, deberá inhibirse de participar en cualquier determinación en la cual tuviese algún interés económico directo o indirecto.