Discusiones y negociaciones con proponentes; Modificaciones a propuestas

El Comité podrá sostener discusiones y negociaciones con los proponentes cuyas propuestas cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la Invitación de SDP y su(s) pliego(s). Si el Comité decidiera sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo las siguientes reglas: 1. Ninguna declaración o acción del Comité durante las discusiones y/o negociaciones obligará a la Corporación de forma alguna. 2. Si el Comité lo entendiera necesario, podrá invitar a los(as) proponentes cuyas propuestas cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la SDP a una o más reuniones privadas con el Comité para tratar cualquier aspecto de sus respectivas propuestas y contestar preguntas. El Comité determinará el contenido y el alcance de las reuniones entre el Comité u otro personal designado y los (las) proponentes, a base del contenido y las circunstancias de la propuesta. El propósito de las reuniones será aclarar cualquier duda sobre los requisitos de la solicitud de propuestas y confirmar que se entienden los términos del contrato, mejorar los aspectos técnicos u otros aspectos de la propuesta para garantizar que se cumpla con los requisitos de especificaciones y desempeño, y reducir el precio, tratar la base del precio propuesto; y, discutir cualquier otro detalle pertinente de la propuesta. 3. El Comité, a su discreción, podrá brindar a todos(as) los(as) proponentes cuyas propuestas cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas una oportunidad justa y equitativa para discutir sus respectivas propuestas. De entenderlo procedente, el Comité podrá brindar Sometido por: Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Jump Página #70 de 75 la oportunidad de revisar la propuesta, conforme los criterios provistos en la SDP correspondiente. No obstante, las discusiones se basarán en los datos y circunstancias de cada propuesta, según se describen en el inciso 3 que precede. Por lo tanto, la información a tratarse en esas reuniones podría variar para cada proponente. 4. El Comité podrá, a su discreción: a) Establecer métodos e itinerarios para las discusiones y el control de las reuniones. b) Orientar al (a la) proponente en cuanto a las deficiencias, si alguna, de su propuesta, de manera que tenga oportunidad de satisfacer los requisitos. c) Aclarar cualquier confusión sobre la propuesta, así como sus términos y condiciones. d) Atender cualquier error que pueda haber en la propuesta y traer a la atención del (de la) proponente tan específicamente como sea posible, sin revelar información sobre las otras propuestas o el proceso de evaluación. e) Brindar al (a la) proponente una oportunidad razonable para someter cualquier modificación de precio o costo, aspectos técnicos o cualquier otro aspecto de su propuesta que pueda resultar de las discusiones. f) Llevar un registro de la fecha, hora, lugar y contexto general de las reuniones y de las personas que asistieron. 5. Después de cada entrevista con reunión con un(a) proponente, el Comité podrá requerirle que someta por escrito una confirmación de aclaración de una propuesta discutida en reunión. 6. Después de cada entrevista o reunión con un(a) proponente, el (la) Secretario(a) del Comité redactará una minuta que incluirá toda la información importante discutida durante la entrevista o reunión. La minuta formará parte del expediente de la SDP. 7. Las discusiones y negociaciones podrán llevarse a cabo, en todo o en parte, mediante comunicaciones escritas, sin que medien reuniones o entrevistas personales, a discreción del Comité. 8. No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto 0 servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el costo total más bajo para la Corporación a un precio justo y razonable; siempre que la SDP haya notificado a todos(as) los(as) proponentes sobre la posibilidad de que el contrato o la orden de compra se adjudicará sin discusiones y/o negociaciones. 9. Después de las discusiones y negociaciones con los(as) proponentes, el Comité podrá solicitar a los(as) licitadores(as) cuyas propuestas cumplan con los términos y las condiciones establecidos en la Invitación de SDP y su(s) pliego(s), que sometan enmiendas a las propuestas en respuesta a las discusiones y negociaciones celebradas. Sometido por: Reglamento para el Trámite de Subastas Formales de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Jary Página #71 de 75 10. El Comité mantendrá confidencial las discusiones y negociaciones, salvo aquella información sujeta a divulgación publica conforme a las leyes y los reglamentos aplicables. La información de las propuestas solo se discutirá con el (la) proponente que la sometió previo al otorgamiento del contrato o la emisión de la orden de compra.