REGISTRO DE CONTRATOS

El Registro de Contratos debe ser un reflejo del registro interno de la entidad, excepto por los contratos excluidos de registro. 33-00-011 Todo contrato, y toda enmienda, acuerdo, determinación, constancia o acción que los rescinda tiene que registrarse en el registro interno de la entidad. Esto incluye los contratos exentos de remitirse a la Oficina enumerados en este Reglamento. La Oficina mantiene la aplicación del Registro de Contratos para que las entidades registren y remitan sus contratos, lo cual asegura la transparencia en la contratación gubernamental y fomenta la fiscalización ciudadana. Los contratos están disponibles al público en general en la página de internet de la Oficina. 8.1. Datos a Registrar El oficial de enlace tiene que registrar en la aplicación los siguientes datos: a. Número del contrato Este número consiste en los cuatro dígitos del año fiscal en que comienza la vigencia del contrato, seguido del opan número correlativo en orden ascendente, del uno en adelante (hasta un máximo de seis dígitos, de los cuales los primeros tres pueden ser alfanuméricos). Las enmiendas llevan el mismo año y el número de registro asignado al contrato y se identifican con una letra, de la A en adelante, según asignado por la aplicación. La Contralora, o su representante autorizado, puede establecer algún método de enumeración distinto cuando las circunstancias lo requieran. b. Nombre del contratista y su correo electrónico. C. Número de seguro social o de identificación patronal Este número consta de nueve dígitos. d. Fecha de otorgamiento Consiste en el día, mes y año en que firma el contrato el último de los otorgantes. 33-00-012 e. Fecha de vigencia Incluye las fechas de comienzo y terminación del contrato. No se aceptan contratos con renovación automática o vigencia indefinida. Para renovar o extender un contrato se tiene que realizar una enmienda a esos efectos, previo a su vencimiento. f. Cuantía Incluye la cuantía total a pagar o a recibir indicada en el contrato. En los contratos que no tengan una cuantía exacta, ya sea porque los servicios o los bienes son contingentes o la cantidad no se puede determinar con precisión, se debe estimar la misma para propósitos del registro y enmendar estos previo a su vencimiento. g. Partida presupuestaria Cuenta de la cual se realiza el desembolso del contrato. Además, indica la procedencia de los fondos (estatal, federal, propios o combinados). Cualquier cambio en la partida presupuestaria posterior al registro del contrato debe constar en un documento explicativo que se mantenga en el expediente del you contrato. h. Categoría y tipo de servicio Clase y manera en que se describe lo contratado¹. i. Autorización o dispensa previa Indica si requiere aprobación, autorización o dispensa de alguna entidad del Gobierno, previo a su otorgamiento. j. Forma de contratación Indica la forma por la cual fue seleccionado el contratista: subasta pública, incluye las subastas adjudicadas por la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico, solicitud de propuestas (RFP, por sus I https://contraloriadigital.oopr gov.pr/assets/padf/Codigos_Categoria_Tipo_Servicios_Rev.pd. 33-00-013 siglas en inglés), solicitud de calificaciones (RFQ, por sus siglas en inglés), solicitud de cotizaciones, entre otras. k. Cualquier otro dato que la Contralora establezca que se debe registrar. 8.2. Documentos a Remitir Las entidades remiten copia fiel y exacta de todos los contratos, en los cuales tienen que aparecer las firmas de las partes. Los contratos que se otorguen deben estar redactados en su totalidad en un programa de procesador de texto, salvo en situaciones extraordinarias que la Contralora determine. Además, el contrato a remitir tiene que estar digitalizado en formato PDF con OCR. Entre otros, se remiten los siguientes documentos: a. Las órdenes de cambio (change orders) para proyectos y obras de you construcción. Las mismas se registran como enmiendas. b. Los contratos interagenciales, según lo establecido en este Reglamento. C. Las escrituras sobre la adquisición o la disposición de bienes inmuebles. d. Cualquier otro documento que forme parte del contrato.