Conservación y Disposición de los Expedientes

1. La Comisión conservará y mantendrá archivados firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos O inactivos. 2. La disposición de los expedientes de los empleados de la Comisión se hará conforme a las siguientes normas: a. En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, la Comisión retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco años. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos. b. Luego de que en un expediente se mantenga inactivo cinco años, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal e indicando la fecha en que dichas acciones se llevan a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente -88- de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos. C. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. d. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de cinco años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. e. La Comisión mantendrá un registro en el expediente del empleado, de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación.