REGLAMENTO DE COMPRAS DEL CENTRO DE RECAUDACION DE INGRESOS MUNICIPALES

COMPRAS A. Requisiciones de Compra 1. Las oficinas peticionarias son responsables de preparar las requisiciones en el sistema correspondiente, las cuales deben ser aprobadas por su Director 0 Administrador. Las requisiciones deben incluir especificaciones detalladas y claras, indicando el propósito y uso específico de los artículos, materiales, equipos, mejoras o servicios no profesionales solicitados, así como cualquier característica especial que requiera evaluación basada en criterios específicos. Estas solicitudes deben radicarse con suficiente antelación para evitar conflictos con el tiempo razonable necesario para su notificación, publicación, estudio, adjudicación y entrega de los artículos. 2. El propósito de los requisitos anteriores es que se pueda determinar la razonabilidad de las especificaciones y condiciones establecidas en cada solicitud y, posteriormente, hacer una mejor evaluación de las ofertas. 3. La Unidad Administrativa solicitante deberá proporcionar especificaciones detalladas sobre los artículos o servicios requeridos y facilitar cualquier información adicional necesaria para simplificar iniciar el proceso de compra. En caso de que una requisición contenga errores, carezca de documentos justificativos necesarios o no proceda, será devuelta al Director de la Unidad Administrativa correspondiente para su corrección. 4. Si el Agente Comprador considera necesario solicitar información adicional para clarificar las especificaciones de la requisición, deberá comunicarse con el solicitante para resolver las dudas a la mayor brevedad posible. Es importante que, de proceder con la solicitud de cotización, es fundamental que el Agente Comprador se asegure de que la requisición cubra las necesidades del solicitante para evitar errores que puedan resultar en un uso inadecuado de fondos públicos. Una vez que se haya aclarado toda la información y se confirme que la solicitud cumple con los requisitos, el Agente Comprador enviará un correo electrónico al solicitante detallando las aclaraciones y acuerdos alcanzados. Este correo servirá como evidencia de las gestiones realizadas por ambas partes. 5. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la requisición de compra, especificaciones que permitan amplia competencia, el peticionario acompañara la misma con una carta especificando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca 0 con determinada característica en especial, de manera que, si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. 6. Las requisiciones de compra de equipo, materiales 0 servicios no profesionales serán firmadas por el Director de la División que las origina. La División de Servicios Administrativos las tramitará para la autorización del Director de Servicios Administrativos. Reglamento de Compras del CRIM Página 11 de 18 7. Todo funcionario del CRIM autorizado a solicitar 0 aprobar la adquisición de equipo, materiales y servicios no profesionales, se guiará por criterios de necesidad, utilidad, austeridad y práctico. No se aprobará la adquisición de equipo y suministros de mayor costo, cuando existan sustitutos de menor precio que puedan satisfacer con igual efectividad las necesidades de la división solicitante. 8. Solamente se aprobará la adquisición de equipo, materiales o servicios no profesionales que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades para la cual han de adquirirse y dentro de los presupuestos aprobados. 9. Las requisiciones de compra de equipo, materiales 0 servicios no profesionales deberán ser firmadas por el Director de la Oficina que las origina. Dichas requisiciones serán aprobadas por el Oficial de Compras o el personal autorizado si no exceden los $3,000. Para requisiciones de compra entre $3,000.01 y $100,000, la aprobación corresponderá al Director de la Oficina de Servicios Administrativos. En caso de que la compra exceda los $100,000, será referida a la Junta de Subastas para llevar a cabo una subasta formal. B. Compras sin subasta Se podrán efectuar compras sin celebrar subasta formal 0 sin los procedimientos de compra por licitación escrita 0 verbal en las siguientes situaciones: a. Cuando el equipo, materiales, efectos 0 servicios a adquirirse esté contratado por la Administración de Servicios Generales, y el CRIM crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en dichos contratos. b. Cuando los precios no estén sujetos a competencia, por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. C. Cuando exista una sola fuente de abastecimiento. d. Debido a una situación de emergencia, cuya circunstancia deberá constar por escrito en el expediente de compra. e. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipo, cuya reparación 0 servicio esté bajo contrato. f. Cuando el equipo, materiales o servicios a adquirirse sean de naturaleza especializada, 0 se desee comprar cierto tipo 0 marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples 0 por superioridad en el tipo y calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. g. Cuando la compra tenga que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y/o cualificados en el mercado local, que puedan suplir los suministros o servicios que se deseen, 0 cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. h. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos 0 una agencia del Gobierno de Puerto Rico. Reglamento de Compras del CRIM Página 12 de 18 C. Compras Negociadas Se podrá concertar compra mediante negociación si conviene al interés público, cuando: 1) Todas las ofertas recibidas sean rechazadas. 2) Se declare una subasta desierta luego de cumplir con lo requerido en el Reglamento de Subastas del CRIM. 3) Los precios cotizados resulten demasiado altos. 4) Los términos de las ofertas resulten en alguna forma oneroso al CRIM. 5) Las ofertas recibidas se desvíen sustancialmente de los requisitos del CRIM y el interés público no permita la celebración de una nueva subasta, 0 que de celebrarse ésta, el resultado sería el mismo. Al negociarse una compra se deberá considerar lo siguiente: 1) La negociación se efectuará, hasta donde sea posible, ajustándose a las especificaciones, términos y condiciones establecidos en la subasta. 2) Luego de estudiar las cotizaciones recibidas, se comenzará la negociación con el postor más bajo. Si la oferta de precio más bajo no fuera la más conveniente al CRIM, se dejará constancia escrita en el expediente sobre las razones que impidieron la aceptación de dicha oferta a la base de negociación, y se procederá con el estudio de la oferta del siguiente postor más bajo. La determinación de compra que conlleva este tipo de transacción no estará sujeta a ser apelada, revisada o impugnada. D. Responsabilidades de la División de Compras 1. Mantener un registro detallado y actualizado de todas las órdenes de compras y contratos relacionados con la adquisición de artículos, materiales, equipos y servicios de mantenimiento de instalaciones. Esto incluye el seguimiento de los bienes recibidos y pendientes de recibir, el control de los servicios de mantenimiento realizados y los que están programados, el registro de los servicios no profesionales contratados con detalle de los realizados y pendientes, la documentación de todas las mejoras implementadas en las instalaciones y el monitoreo de los pagos efectuados contra cada orden de compra y contrato, asegurando que todos los desembolsos estén debidamente registrados y conciliados. 2. Mantener un expediente por cada proveedor que contenga información detallada sobre la experiencia con las órdenes de compras y contratos previamente otorgados. Este expediente debe incluir el desempeño o incumplimiento, tanto presente como pasado, en relación con la entrega 0 el funcionamiento adecuado de los artículos, materiales, equipos recibidos, la calidad de los servicios no profesionales prestados y las obras realizadas por los contratistas y proveedores de bienes y servicios no profesionales. Además, debe incluir información sobre los licitadores que hayan incumplido los términos de alguna subasta. Reglamento de Compras del CRIM Página 13 de 18 3. Revisar las solicitudes de compra para verificar que incluyan la descripción o especificaciones de los bienes 0 servicios, que estén autorizadas por el director de la oficina peticionaria correspondiente 0 su representante autorizado, y que contengan cualquier otra información necesaria para continuar con el proceso de compras. 4. Evaluar todas las peticiones para garantizar que no sean consideradas gastos innecesarios. El agente comprador debe analizar el propósito de cada solicitud y asegurarse de que la necesidad esté claramente justificada. 5. Antes de que se soliciten las cotizaciones correspondientes en el mercado abierto, conforme a las normas establecidas en este Reglamento se debe validar y asegurar los fondos correspondientes. 6. Una vez confirmados los fondos, se procederá a la celebración de la subasta al o informal, y se seleccionará al licitador que haya presentado la mejor propuesta, conforme a lo establecido en este Reglamento. 7. Tras adjudicar la subasta al Licitador ganador, se procederá a crear la orden de compra en el sistema y se enviará al licitador para que entregue los materiales, equipos y/o proporcione los servicios solicitados. No se deberán recibir materiales, equipos, artículos o servicios sin una orden de compra formal o un contrato correspondiente. Se mantendrá un control sobre las órdenes de compra, los materiales recibidos y pendientes, así como los pagos efectuados contra dichas órdenes. Además, se completará el registro de cotizaciones por cada compra, donde se resumirán las cotizaciones recibidas y se certificarán por el agente comprador. 8. El agente comprador debe iniciar el seguimiento tras emitir la orden de compra, confirmando su recepción y comprendiendo los términos. Debe monitorear el progreso, mantener contacto con el suplidor y coordinar la fecha y hora de entrega, asegurando que se cumplan los requisitos de embalaje y transporte. 9. Cuando se reciban los artículos, el oficial receptor deberá cotejar cuidadosamente lo recibido con el contrato del licitador 0 la orden de compra para asegurar que coincide con lo estipulado. Deberá inspeccionar los productos para verificar que cumplen con las especificaciones establecidas. 10. En caso de que el oficial receptor reciba los artículos ordenados y determine que éstos llegaron en malas condiciones 0 que no cumplen con las especificaciones 0 algunos de los términos contractuales, notificará la situación inmediatamente al Agente Comprador mediante un correo electrónico y copiara a su superior. En dicho correo, el receptor debe incluir dos justificaciones clave: a) Describir detalladamente las circunstancias en las que encontró los artículos. Si se procedió a devolverlos, se debe explicar la razón de la devolución. Reglamento de Compras del CRIM Página 14 de 18 b) Si los artículos fueron entregados en mal estado 0 no cumplen con lo solicitado en la Orden de Compra, el receptor debe detallar las razones por las cuales no se realizó una revisión adecuada de los artículos antes de recibirlos oficialmente. Esto incluye cualquier error en la inspección inicial, problemas con el proceso de recibido 0 deficiencias en la documentación proporcionada por el licitador 0 su personal. 11. Ante las circunstancias descritas en el correo electrónico del receptor, el Agente Comprador deberá tomar las siguientes acciones de inmediato: a) Notificar al Licitador para que recoja la mercancía, advirtiendo que el CRIM no será responsable de pérdidas o daños a la mercancía rechazada si no se recoge rápidamente. b) Exigir que reponga la mercancía de manera inmediata, dado que existen necesidades que el CRIM debe cubrir para mantener su operación. 12. Una vez que el Licitador haya cumplido con la entrega de los bienes y servicios y estos hayan sido recibidos satisfactoriamente, deberá emitir una factura para el cobro de lo entregado. 13. El Agente Comprador revisará la factura, el conduce y la orden de compra para asegurarse de que todo coincida con la propuesta original. Tras esta verificación, se reproducirán copias de estos documentos, entregando los originales al departamento de Finanzas. Las copias se archivarán en el expediente de compras, el cual debe contener toda la documentación necesaria para garantizar la transparencia del proceso y estar disponible para cualquier auditoría que pudiera surgir durante su revisión. 14. En dicha facturación se deberá certificar que en efecto se adquirieron los bienes, se realizaron las obras o se prestaron los servicios no profesionales. 15. El agente comprador deberá asegurase que toda factura para el cobro de bienes o servicios deberá contener el sello que certifique lo siguiente: "Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público de la entidad gubernamental es parte o tiene algún interés en las ganancias 0 beneficios producto del contrato objeto de esta factura y de ser parte 0 tener interés en las ganancias 0 beneficios productos del contrato ha mediado una dispensa previa. 16. En caso de que, por alguna razón imprevista, no se haya culminado el proceso completo de la orden de compra debido a la falta de entrega por parte del suplidor o a una situación interna del CRIM, y hayan transcurrido dos años fiscales, se procederá de inmediato a la cancelación de la orden, excepto en situaciones o casos especiales. Reglamento de Compras del CRIM Página 15 de 18 E. Descuento por pronto pago a. Se estimularán descuentos por pronto pago y deberá asegurarse que los mismos sean aprovechados. b. Los documentos de compra que envuelvan la concesión de un descuento por pronto pago será enmarcados con un sello que lea "Descuento", para que el pago se procese dentro del término establecido en la concesión. C. En aquellas órdenes de compra que envuelvan la concesión de descuento, el período de descuento se computará desde la fecha en que el embarque final de los artículos sea entregado, inspeccionado y aceptado, los servicios sean rendidos y las facturas correspondientes certificadas sean presentadas para el pago por el contratista. La fecha de pago será la que aparezca en el cheque emitido.