REGLAMENTO DE COMPRAS DEL CENTRO DE RECAUDACION DE INGRESOS MUNICIPALES

DEFINICIONES Para propósitos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación excepto donde el contexto claramente indique lo contrario: 1. Agente Comprador: puestos con funciones y responsabilidades para realizar gestiones de adquisición de bienes y servicios. Los agentes compradores se clasifican como sigue: a. Oficial de Compras: Agente comprador de mayor jerarquía dentro de la división de Compras y Suministro, para coordinar los trabajos, así como ejecutar adquisiciones de bienes y servicios. Además, dependiendo de las necesidades del servicio, el Oficial de Compras puede asumir las funciones del Especialista en Compras, del Auxiliar de Compras 0 de cualquier otro recurso asignado a la división para llevar a cabo transacciones de adquisiciones. El oficinal de Compras deberá cumplir con las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental, según enmendada, incluyendo la obligación de rendir informes financieros anuales. Reglamento de Compras del CRIM Página 4 de 18 b) Especialista en Compras: Agente comprador especializado en la adquisición de bienes y servicios, particularmente en casos de mayor complejidad que requieren análisis y estudio exhaustivo antes de la compra. Este profesional debe mantener una comunicación constante y efectiva con los solicitantes para resolver dudas y garantizar que las adquisiciones satisfagan las necesidades específicas. Asimismo, debe cumplir con las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental, según enmendada, incluyendo la obligación de rendir informes financieros anuales. c) Auxiliar de Compras: Agente comprador de menor jerarquía en la división de Compras y Suministro, encargado de gestionar adquisiciones de bienes y servicios de menor complejidad. Debe consultar cualquier duda o pregunta relacionada con los procesos con su superior y mantener una comunicación constante y efectiva con los solicitantes para asegurar que se atiendan sus necesidades y se mejore la operación de las áreas y oficinas. También debe cumplir con las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental, según enmendada, en relación con la obligación de rendir informes financieros anuales. 2. Artículo: Cualquier mercancía adquirida o que se está por adquirir. 3. Bienes: Incluye bienes muebles, complementarios, sustitutivos, de consumo, de capital o toda cosa que sea susceptible de moverse por sí o por otra fuerza y que puede ser fungible 0 no, tales como, pero no limitados a los siguientes: alimentos, material y equipo de oficina; material y equipo de construcción, medios de transporte terrestre 0 aéreo, área terrestre o marítima; materiales escolares; equipo médico y científico; equipo, maquinaria y materiales relacionados con el procesamiento de información mediante medios electrónicos, las piezas, accesorios y materiales necesarios para su mantenimiento y reparación, así como todos aquellos elementos necesarios para el funcionamiento del CRIM. 4. Compra: Medio de adquirir artículos, materiales, equipos, mejoras, mantenimientos de edificios, suministros 0 servicios no profesionales que se desean obtener de forma permanente por el CRIM, ya sea mediante una sola transacción con un mismo propósito o suplidos comunes, 0 que convenga al interés público. 5. Conduce: Documento del suplidor que certifica que los materiales 0 equipos han sido entregados de acuerdo con los términos y condiciones acordados. 6. Contrato: Documento 0 conjunto de documentos escritos que contiene las especificaciones, clausulas y condiciones acordadas por el CRIM con el contratista 0 suplidor. 7. Emergencia: Necesidad inesperada e imprevista causadas por calamidades fuera del alcance humano, en las que se requiere acción inmediata. Esto causado por alguna de las siguientes razones: (1) estar en peligro la vida o salud de una 0 más personas; (2) estar Reglamento de Compras del CRIM Página 5 de 18 en peligro de dañarse 0 perderse la propiedad pública; (3) estar en peligro de suspenderse 0 afectarse adversamente el funcionamiento del CRIM. También se entenderá por emergencia aquella situación en donde, sin mediar negligencia, olvido 0 dilación administrativa, la vigencia de los fondos pueda caducar. Además, que toda oportunidad para adquirir los suministros o servicios deseados pueda perderse, afectando adversamente el buen funcionamiento del CRIM. La emergencia puede ser causada por un caso fortuito o de fuerza mayor como un desastre natural, accidente catastrófico 0 cualquier otra situación o suceso que por razón de su ocurrencia inesperada e imprevista, impacto y magnitud ponga en inminente peligro la vida, salud, seguridad, tranquilidad 0 el bienestar de todos. Necesidades inmediatas surgidas como consecuencia de dilación u olvido administrativo no se considerarán emergencia. 8. Estado de Emergencia: Significa un estado de emergencia decretado por el Presidente de Estados Unidos, el Gobernador o por los Alcaldes de Puerto Rico. 9. Equipo Capitalizable: Bienes mueble e inmueble adquirido 0 que se pueden adquirir, cuyo costo por unidad es de quinientos ($500.00) dólares o más, y que tienen una vida útil de dos (2) años 0 más. Estos bienes son de naturaleza relativamente permanente, pueden usarse repetidamente sin cambiar de naturaleza 0 consumirse. Ambas condiciones deben cumplirse. 10. Equipo no Capitalizable: Bienes muebles con un costo unitario entre $100.00 y $499.99 se registran para fines de control. Aunque estos bienes no cumplen con los criterios para ser capitalizados, se enumeran para mantener un inventario actualizado y asegurar su adecuada gestión. Los bienes con un costo inferior a $100.00 se consideran materiales. 11. Especificaciones: Conjunto de características primordiales de los artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales señaladas como referencia para cada partida de una subasta, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describe el tipo de suministros que se requiere. 12. Factura: Documento del suplidor que detalla la venta de bienes entregados o servicios rendidos. Incluye la información del vendedor, del comprador, descripción de los productos 0 servicios y el costo total. 13. Fianza de Ejecución (Performance Bond): Garantía o cantidad de dinero que se le requiere a un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros 0 mediante cheque certificado 0 giro postal. 14. Fraccionamiento: Se entiende por fraccionamiento cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, en un mismo período de tiempo relativamente corto se emite más de una orden a uno o varios licitadores ninguna de la cuales excede la cuantía máxima autorizada por el agente de la oficina de Compras. Reglamento de Compras del CRIM Página 6 de 18 15. Gasto excesivo Es un gasto por artículos, suministros 0 servicios cuyos precios sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición 0 compra de los mismos 0 cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable que pueda servir para el mismo fin con igual resultado 0 efectividad. 16. Gasto innecesario Es un gasto por materiales 0 servicios que no son indispensables 0 necesarios para el CRIM que pueda desempeñar las funciones que por ley sean encomendadas. 17. Licitador: Cualquier persona natural 0 jurídica que cumpla con los requisitos en Ley para estos fines y esté interesada en presentar ofertas de bienes 0 servicios, tanto profesionales como no profesionales, para contratar con el CRIM, ya sea mediante subasta formal o informal. Además, este puede ser seleccionado del Registro Único de Licitadores de la ASG. 18. Materiales: Conjunto de artículos necesarios para el desempeño de un servicio para la realización de una obra y al usarse puede cambiar de naturaleza o consumirse. El costo de la unidad generalmente no excede de quinientos ($500.00) dólares. 19. Necesidades: Situaciones o condiciones imprevistas que deben ser atendidas para asegurar la continuidad y eficiencia de las operaciones en las áreas u oficinas del CRIM. Estas necesidades pueden incluir la adquisición de bienes, servicios, materiales, mejoras, mantenimientos de edificios y otros recursos necesarios para mantener el funcionamiento adecuado del CRIM y cumplir con sus objetivos operativos. 20. Mejoras: Cualquier trabajo relacionado con la construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de estructuras. 21. Mantenimiento de edificios: Conjunto de actividades y procesos destinados a preservar y mantener en buen estado la infraestructura, sistemas y componentes de un edificio. Esto incluye reparaciones preventivas y correctivas, la limpieza de instalaciones, la inspección regular de sistemas eléctricos, de plomería, de climatización, y otros elementos estructurales y funcionales, con el objetivo de asegurar la operatividad, seguridad y longevidad del inmueble. 22. Orden de Compra: Documento Oficial emitido por el CRIM a un Licitador que fue seleccionado para la adquisición de bienes 0 servicios mediante subasta formal o informal. Este documento detalla los productos 0 servicios solicitados, sus cantidades, precios, condiciones de entrega, y términos de pago. 23. Peticionario: Director, Administrador regional 0 representante autorizado de una unidad administrativa encargado de firmar una requisición para solicitar la adquisición de bienes o servicios. El peticionario debe asegurarse de que la requisición refleje con precisión los requerimientos y especificaciones necesarias para cubrir las necesidades funcionales de su unidad. Reglamento de Compras del CRIM Página 7 de 18 24. Propuesta o Cotización: Documento oficial en el que un licitador detalla los bienes o servicios ofrecidos, junto con sus precios y condiciones, en respuesta a una solicitud realizada por un Agente Comprador del CRIM. Este documento se utiliza para evaluar y comparar ofertas antes de tomar una decisión de compra para los bienes o servicios solicitados. 25. Requisición: Documento oficial utilizado para solicitar la adquisición de bienes o servicios en base a las necesidades de las oficinas administrativas y regionales del CRIM. La requisición debe proporcionar información precisa y clara, con el fin de evitar errores y asegurar la correcta utilización de los recursos. Es esencial que este documento detalle de manera completa las especificaciones y requisitos necesarios para cubrir las necesidades de las oficinas, garantizando así que las adquisiciones se realicen de manera eficiente y conforme a las normativas establecidas. 26. Servicios Profesionales Aquellos servicios cuya prestación principal consista en el producto de la labor intelectual, creativa 0 artística, o en el manejo de destrezas altamente técnicas o especializadas de una persona natural o jurídica. 27. Servicios No Profesionales: Aquellos servicios que no son ofrecidos por una persona natural o jurídica con conocimientos o habilidades especializadas a quien se le requiere poseer un título universitario o licencia que lo acredite como profesional especializado. 28. Subasta Informal: Procedimiento para compras cuyo monto no exceda los $100,000. Se podrán recibir las cotizaciones por teléfono, fax, correo electrónico 0 cualquier otro medio de comunicación disponible, en 0 antes de la fecha y hora indicada en la solicitud de cotización, y se cumplimentará todo en el récord de cotizaciones. a) Para compras por licitación escrita cuyo importe total fluctúe entre $3,000.01 y $100,000, se requiere un mínimo de tres propuestas recibidas por escrito, en original y con el sello de la compañía para su identificación. Estas propuestas pueden ser entregadas personalmente en la Oficina Central del CRIM, enviadas por correo postal o por correo electrónico. Es responsabilidad del remitente verificar que la oferta haya sido recibida por el CRIM, independientemente del medio utilizado. Además, el agente comprador debe dar seguimiento en un tiempo razonable para asegurar la continuidad del proceso. b) Para compras por licitación escrita cuyo importe total fluctúe entre $1,000.01 y $3,000.00, se requiere un mínimo de dos propuestas recibidas por escrito, en original y con el sello de la compañía para su identificación. Estas propuestas pueden ser entregadas personalmente en la Oficina Central del CRIM, enviadas por correo postal o por correo electrónico. Es responsabilidad del remitente verificar que la oferta haya sido recibida por el CRIM, independientemente del medio utilizado. Además, el agente comprador debe dar seguimiento en un tiempo razonable para asegurar la continuidad del proceso. Reglamento de Compras del CRIM Página 8 de 18 c) Para compras por licitación verbal y escrita cuyo importe total no exceda los $1,000.00, conocidas como micro compras, no se requieren procesos competitivos, siempre y cuando el precio se considere razonable. En este caso, se requiere un mínimo de una cotización recibida por escrito, en original, con el sello de la compañía para su identificación. Estas propuestas pueden ser entregadas personalmente en la Oficina Central del CRIM, enviadas por correo postal o por correo electrónico. Además, el agente comprador debe validar que esta esté debidamente documentada tanto el precio como el bien o servicio adquirido en el Contrato o la Orden de Compra, según corresponda. Si la gestión se realiza por llamada telefónica, el agente comprador deberá levantar una minuta detallada que valide lo acordado con el suplidor. Esta minuta debe incluir el día y la hora de la llamada, nombre de la compañía, nombre del vendedor, fecha de entrega, cantidad de productos o servicios, costos asociados y cualquier otro detalle necesario para garantizar la transparencia y confiabilidad del proceso. El agente comprador enviará por correo electrónico al vendedor un resumen de lo acordado para que conste como registro, y anexará el correo electrónico al expediente de la compra, independientemente de si este fue el proveedor seleccionado 0 no. Si se considera que la propuesta es excesiva, se debe solicitar una propuesta adicional para comparar en el mercado, confirmar su validez y asegurar la transparencia del proceso.