Solicitudes de Compras, Servicios u Obras

Cuando sea necesario, la compra de un bien, la contratación de un servicio u obra se iniciará a través de una solicitud de compra, la Administradora Autorizada o su representante deberá cerciorarse de que las compras no excedan las asignaciones de presupuesto disponible para tales efectos. Las disposiciones que se desglosan a continuación aplicarán a (i) las solicitudes de compra, (ii) solicitudes de contratación de servicios y (iii) solicitudes de contratación para obras de construcción. I. Solicitudes (a) Las solicitudes se prepararán en el formulario o sistema mecanizado adoptado por la Comisión para tales fines. (b) Las solicitudes deberán contener una descripción concisa del bien, obra o servicio no profesional a adquirirse, la justificación para su compra, las especificaciones de 7 los bienes o servicios que se interesan adquirir y la fecha para la cual se necesita. (c) Las solicitudes de compras deberán estar firmada por el empleado o funcionario de la Comisión. (d) Una vez firmadas, las solicitudes de compras deberán ser entregadas a la Administradora Autorizada para ser procesadas. (e) No se procesarán compras sin haber recibido previamente una solicitud de compra. (f) Las compras no presupuestadas deberán ser aprobadas por los Comisionados. (g) En casos de solicitudes cuyo costo exceda CINCUENTA MIL DÓLARES ($50,000.00), se observará lo indicado en el Capítulo IV sobre Subasta Formal de este Reglamento. II. Compras Regulares Las ofertas de compras o servicios se solicitarán de acuerdo a lo siguiente, excepto en aquellas ocasiones que no sea factible o práctico a los mejores intereses de la Comisión: (a) Compras o servicios menores o igual a QUINIENTOS DÓLARES ($500.00) se negociarán directamente con el suplidor. (b) Compras o servicios entre QUINIENTOS DÓLARES ($500.00) y QUINCE MIL DÓLARES ($15,000.00) requerirán un mínimo de tres (3) cotizaciones, mediante el proceso de Cotización Verbal. Si la oferta se obtiene por vía telefónica se deberá ratificar por escrito previo al otorgamiento o entrega del documento contractual. (c) Compras o servicios mayores a CINCUENTA MIL DÓLARES ($50,000.00) requerirán el proceso de Subasta Formal según se detalla en el Capítulo IV de este Reglamento. III. Cotizaciones. La Administradora Autorizada o su representante iniciará el procedimiento de compras solicitando información a posibles suplidores a través del requerimiento de cotizaciones, según sea aplicable. 1. Solicitará un mínimo de tres (3) en los casos aplicables. 2. Completará la forma Registro de Cotizaciones para la compra. 3. Si el precio adquisitivo es en exceso de QUINCE MIL DÓLARES ($15,000.00) el suplidor así lo confirmará por escrito la cotización y 8 podrá enviarla por correo electrónico, facsímil o entregarla personalmente en la Oficina de la Comisión. 4. En aquellos casos que el precio adquisitivo sea menor a QUINCE MIL DÓLARES ($15,000.00) la Administradora Autorizada podrá utilizar el proceso de Cotización Verbal. 5. Se permitirá utilizar menos de tres (3) en aquellos casos que no se reciban las tres (3) cotizaciones y se determine que la espera de cotizaciones adicionales pueda afectar la continuidad de las operaciones de la Comisión. III. Órdenes de Compra A. En el caso de compras que no excedan el precio adquisitivo de CINCUENTA MIL DÓLARES ($50,000.00), la Administradora Autorizada, luego de evaluar la información obtenida de las cotizaciones, determinará el mejor postor y emitirá la forma Orden de Compra. B. Si el precio del bien o servicio solicitado fuera en exceso CINCUENTA MIL DÓLARES ($50,000.00), la Orden de Compra se emitirá posterior a la celebración previa de una Subasta Formal en arreglo a las disposiciones del Capítulo IV de este Reglamento. C. En todo caso la Comisión mantendrá copia de la solicitud, orden de compra y "purchase agreement" o contrato en el expediente correspondiente. IV. Excepciones A. Para las Compras de Emergencia en casos de emergencias y desastres provocados por acción humana, por accidentes de cierta magnitud o por eventos naturales, podrá declararse la emergencia por el Gobernador de Puerto Rico o su representante autorizado. También se entenderá por emergencia aquella situación en que se determine por los Comisionados que la oportunidad para adquirir los bienes, artículos, materiales, equipos o servicios pueda perderse, y que tal pérdida afectaría adversamente el buen funcionamiento de la Comisión y serán los Comisionados quienes autoricen las solicitudes de compra para estos propósitos. B. Todo contrato propuesto para la adquisición de bienes, en el cual se estipule que el pago se realizará por adelantado, será revisado por la Administradora 9 Autorizada quien lo someterá con sus comentarios para la aprobación de los Comisionados. La Administradora Autorizada podrá requerir la prestación de cualquier fianza que sea aplicable, para garantizar lo pactado, por una cantidad que no excederá la cantidad del pago adelantado a efectuarse. C. Todo pago por adelantado de bienes solicitados se tramitará a través de la Administradora Autorizada, quien podrá autorizarlo cuando las necesidades así lo requieran (costumbre o prácticas comerciales como: compra de sellos de correo, pagos de subscripciones de revistas, periódicos y otras publicaciones) o el contrato específicamente lo disponga como requisito. CAPÍTULO IV SUBASTA FORMAL