Procedimiento de Subasta Formal

I. Publicación de Subastas (a) En lo casos en los cuales, por disposiciones de la Ley de la Comisión y este Reglamento, se requiera el procedimiento de subasta para la compra de materiales y equipo o la contratación de servicios, la Comisión enviará invitación a subastas al número mayor de suplidores de dichos materiales y equipos o prestadores de los servicios. Estas invitaciones estarán además disponibles para revisión en la oficina de la Comisión. La invitación de subasta también puede ser publicada por edicto en un periódico de circulación general en Puerto Rico cuando la Comisión lo estime necesario para garantizar la mayor participación de suplidores. II. Período de Invitación a Subasta (a) La Comisión enviará las invitaciones a subasta con suficiente antelación a la fecha seleccionada para la apertura de las subastas. (b) El período de invitaciones será de no menos de cinco (5) Días Laborables y se tomarán en consideración los siguientes factores para establecer el período de invitaciones de cada subasta: i. El tiempo necesario para que las invitaciones las reciba el destinatario. ii. El tiempo necesario para que las licitaciones enviadas por los licitantes lleguen a la Comisión. iii. En caso de solicitudes de compras que envuelvan especificaciones 10 altamente técnicas, el tiempo razonablemente juzgue la Administradora Autorizada para que los licitadores puedan analizar y someter sus respectivas ofertas. III. Requisitos de la Invitación a Subasta Formal (a) Las invitaciones a subastas especificarán la fecha, hora y lugar en que se abrirán las subastas. (b) Las invitaciones incluirán una descripción adecuada del material, equipo o servicios a ser adquiridos o contratados y las condiciones de compra y contratación. (c) Las invitaciones deberán requerir que los licitadores suministren cualquier otra información necesaria y conveniente para que se efectúe la compra según las leyes y reglamentos de la Comisión. IV. Fianzas (a) Fianza de Licitación (Bid Bond) estas fianzas serán requeridas a discreción de la Comisión para asegurar que el licitador agraciado cumpla con lo ofertado. Dicha fianza no será menor del diez por ciento (10%) del valor de licitación. (b) Fianza de Ejecución (Performance Bond) esta fianza será obligatoria para aquellos contratos que excedan el valor de CINCUENTA MIL DÓLARES ($50,000.00). (c) Fianzas de Pago (Payment Bond) estas fianzas serán requeridas para contratos de construcción y otros servicios cuyo valor exceda los CINCUENTA MIL DÓLARES ($50,000.00) para garantizar el pago de mano de obra y materiales en obras contratadas por la Comisión. V. Recibo de Licitaciones (a) Las licitaciones selladas de los licitadores serán aceptadas en la oficina de la Comisión desde la fecha de envío de las invitaciones hasta la fecha límite establecida por la Comisión para la apertura de la Subasta Formal. (b) Las licitaciones presentadas en la Comisión serán selladas con la fecha de recibo. (c) Las licitaciones serán cotejadas con el número de invitación y fecha de apertura de subasta correspondiente. (d) Las licitaciones se archivarán cerradas en la oficina de la Comisión hasta la fecha de apertura. 11 VI. Licitaciones Tardías (a) Las licitaciones se deberán recibir en la Comisión dentro del período dispuesto en la correspondiente invitación (b) La Comisión, a modo de excepción, puede aceptar una licitación si se reciben en la Oficina de la Comisión dentro de los tres (3) días posteriores a la fecha y hora de apertura, siempre y cuando haya sido enviada por correo y tenga una fecha de envío (matasellos) dentro del término dispuesto por la Comisión. VII. Apertura de las Licitaciones (a) Llegado el día y la hora fijada para la apertura de la subasta la Administradora Autorizada o su representante entregará a la persona encargada de la apertura todas las licitaciones selladas y esta las abrirá en presencia del público asistente. (b) Todos los participantes y observadores de la apertura de la subasta se registrarán en el Registro de Visitantes de la Comisión y se incluirá el nombre de la entidad a la cual representa y su título oficial. (c) Una vez abiertas las licitaciones, estas pueden ser examinadas por todos los presentes para recopilar la información que estimen pertinente. VIII. Adjudicaciones de Subastas Las subastas cuyo están sujetas al siguiente procedimiento de adjudicación: (a) Luego de la apertura de las licitaciones los Comisionados revisarán cada una de las licitaciones recibidas y presentarán sus comentarios. (b) Los Comisionados examinarán los comentarios y determinarán si las licitaciones cumplen con las especificaciones requeridas. (c) Los Comisionados luego discutirán los comentarios y especificaciones de las licitaciones y llevarán a votación la selección del licitador agraciado. (d) Una vez seleccionado el licitador agraciado la Comisión notificará su decisión a cada uno de los licitadores de la correspondiente subasta. CAPÍTULO V RECIBO DE BIENES Y CERTIFICACIONES