DOCUMENTOS CONFIDENCIALES Y EXPEDIENTES

Se considerarán documentos de carácter confidencial los referentes a las solicitudes de examen, así como los expedientes individuales de los empleados y los aspirantes a empleo. A. Manejo y Control de los Expedientes de Personal Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de estos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Autoridad será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según enmendada que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los expedientes: Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los expedientes: A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente personal, de retiro y un expediente médico. Se archivarán, se conservarán, entre otros, lo siguientes documentos: B. Expediente de personal Número de Reglamento 0 Procedimiento: D-25-02 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES REGLAMENTO DE PERSONAL Página 55 de 153 1. Solicitud de Empleo 2. Certificado de Buena Conducta expedido por la Policía de Puerto Rico 3. Copia certificada como copia fiel y exacta del Certificado de Nacimiento 4. Copia de la notificación de Nombramiento y Juramento 5. Copia de los Informes de Cambio (OP-15) en cuanto a estatus, sueldo, clasificación u otros 6. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado 7. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. 8. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como Resoluciones de los foros correspondientes al respecto. 9. Copia de las Certificaciones de Servicios Prestados al Gobierno 10. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente 11. Comunicaciones sobre ascenso, traslados y descensos 12. Evidencia de adiestramientos 13. Documentación relacionada con la participación del empleado en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus instrumentalidades. 14. Documentos sobre becas o licencias para estudios, Licencias con Sueldo o sin Sueldo, tales como contratos, solicitudes y autorizaciones para pagos de matrícula y evidencia de estudio. 15. Evidencia de licencias concedidas 16. Evidencia de accidentes para causas ocupacionales 17. Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados u otras autorizadas por ley. 18. Certificación Oficial sobre Preparación Académica Número de Reglamento 0 Procedimiento: D-25-02 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES REGLAMENTO DE PERSONAL Página 56 de 153 C. Expediente de retiro 1. Copia certificada como copia fiel y exacta del Certificado de Nacimiento 2. Notificación de Nombramiento y Juramento 3. Originales de los Informes de Cambio (OP-15) Se enviará a la Administración del Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico el expediente original de Retiro en la Autoridad en aquellos casos que el empleado esté tramitando cualquier beneficio en dicho sistema. Además, por el cumplimiento de auditorías por parte de la Administración de Retiro. D. Expediente médico 1. Exámenes médicos y/o Certificados 2. Documentos que evidencian accidentes por causas ocupacionales o no ocupacionales. E. Examen de los Expedientes 1. El custodio de los expedientes de los empleados será el vicepresidente del Área de Gerencia de Capital Humano de la Autoridad Metropolitana de Autobuses. 2. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y son propiedad de la Agencia, podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. El custodio de los expedientes será responsable por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. 3. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de estos. El empleado deberá radicar la solicitud para el examen del expediente con por lo menos tres (3) días de antelación en la Oficina de Gerencia de Capital Humano. En el caso que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. Número de Reglamento o Procedimiento: D-25-02 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES REGLAMENTO DE PERSONAL Página 57 de 153 4. Los empleados podrán tener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado; se entregará copia del documento solicitado. 5. Cuando un empleado se traslada a otra agencia se transferirá su expediente personal a la agencia a la cual pase a prestar servicios. La Autoridad retendrá copia de este expediente en el Archivo Inactivo. 6. El vicepresidente de Gerencia de Capital Humano de la Autoridad designará y preparará una lista del personal que dentro de su oficina pueden solicitar expedientes personales de los empleados para asuntos oficiales. am Los expedientes personales podrán permanecer fuera del archivo hasta un máximo de 7:30 horas laborables. Sólo se justificará período prolongado bajo alguna de las siguientes situaciones, previa autorización del vicepresidente de Gerencia de Capital Humano de la Autoridad: a. Para estudios extensos con fines de cambio de clasificación. b. Para evaluación para creación o mantenimiento de registros de elegibles. c. Para investigación de la Sección de Asuntos Disciplinarios, la Oficina de Relaciones Laborales. d. Para cualquier otro asunto que el vicepresidente de Gerencia de Capital Humano determina que necesite más tiempo. 8. El expediente personal del empleado se mantendrá activo hasta que el empleado cese en sus funciones. La disposición final del mismo se regirá por la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, Ley Número 5 del 8 de diciembre de 1955, según ha sido enmendada y los reglamentos aplicables. 9. En ninguna circunstancia se podrá transferir los expedientes personales entre unidades de trabajo sin la debida autorización y control de la Unidad de Archivo. 10. Los supervisores que interesen examinar los expedientes de sus empleados y cuyos nombres no estén incluidos en la lista de autorizados deberán requerir la Número de Reglamento 0 Procedimiento: D-25-02 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES REGLAMENTO DE PERSONAL Página 58 de 153 autorización del vicepresidente de Gerencia de Capital Humano o su representante autorizado. El mismo se examinará en presencia de este último funcionario. 11. La Unidad de Control de Archivo mantendrá un índice donde se incluirá la información básica del empleado de manera que se pueda obtener dicha información de forma rápida sin tener que utilizar el expediente. Esta información incluirá nombre, dirección, sitio de trabajo, título de puesto, responsabilidad y plaza, seguro social, fecha de ingreso, fecha de nacimiento y salario. 12. En el caso de los supervisores de la Oficina de Recursos Humanos no será necesario la firma del supervisor inmediato en el formulario.