PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR UNA COMPRA INFORMAL

El procedimiento para tramitar una Compra Informal es el siguiente: a) Cuando se estime que la adquisición será de cinco mil dólares ($5,000.00) o menos, el Oficial Comprador procederá a solicitar una cotización de un licitador debidamente certificado en el RUL para la categoría correspondiente, y procederá con la adjudicación, siempre y cuando el precio sea razonable y cumpla con los términos y condiciones aplicables. i. Con el objetivo de garantizar la sana práctica administrativa, el Oficial Comprador deberá realizar un esfuerzo por distribuir de manera equitativa este tipo de adquisiciones entre los licitadores que aparecen en el RUL para la categoría solicitada. b) Cuando se estime que la adquisición será mayor a cinco mil dólares ($5,000.00), sin que exceda de cincuenta mil dólares ($50,000.00), el Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones a suplidores o proveedores de bienes o servicios no profesionales, debidamente inscritos en el RUL bajo la categoría correspondiente, mediante el envío de una Invitación a Cotizar. i. El número de cotizaciones a solicitar podrá aumentar a discreción del Director de Compras. Al seleccionar dichos suplidores, el Oficial Comprador tomará como guía los criterios de responsabilidad a base de experiencias anteriores, ubicación o DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES ENMIENDAS AMA-1-25-02 AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Normas Enmendadas Reglamento Núm. 9415 Página 6 de 17 accesibilidad, y capacidad del potencial suplidor o proveedor. ii. La AMA promoverá la invitación a cotizar de diversos potenciales suplidores o proveedores de bienes, o servicios no profesionales, para que participen en los diversos procesos de Compra Informal, de forma que no siempre se inviten a cotizar a los mismos licitadores. iii. El Oficial Comprador podrá reservar la Compra Informal para pequeñas y medianas empresas, así como empresas propiedad de mujeres, según definidas en la Ley Núm. 129-2005, según enmendada, siempre que existan suficientes de estos potenciales licitadores en RUL para el bien o servicio no profesional que se pretenda adquirir. iv. El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra ofrecerá mediante el mecanismo establecido y en forma idéntica a cada suplidor, las especificaciones, los términos y las condiciones, así como el tiempo que tendrán para presentar sus ofertas, a fin de que puedan ser consideradas. El término establecido para presentar cotizaciones dependerá de la necesidad del servicio. V. El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra informará en la Invitación a Cotizar que los licitadores de bienes o servicios deberán remitir la Resolución de La Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña vigente o cualquier documento acreditativo de preferencia conforme a las leyes preferenciales vigentes para que se pueda aplicar el porciento de preferencia otorgado, a menos que alguna norma Federal lo prohíba. vi. La División de Compras determinará la cuantía de la fianza de ejecución requerida, si alguna, y establecerá dicho requisito en la Invitación a Cotizar. vii. Las cotizaciones deberán ser solicitadas y recibidas preferiblemente por correo electrónico o cuando las circunstancias lo ameriten, o cualquier otro medio de comunicación disponible, incluyendo la comunicación telefónica, según establecido en la Invitación a Cotizar viii. En caso de que se haya requerido cotización de un suplidor en particular y este no haya contestado el requerimiento deberá considerarse como que su intención fue la de no cotizar ("NO BID"), a menos que su negativa a participar en el proceso sea consignada por el suplidor mediante escrito. La Invitación a Cotizar deberá establecer la obligación del suplidor de contestar si no interesa licitar en el proceso. ix. Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la Invitación a Cotizar y se cumplimentará el récord de cotizaciones. X. Para que la competencia sea adecuada, se deben recibir al menos dos (2) cotizaciones responsivas de licitadores responsables. En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, según sea determinado, ello no será DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES ENMIENDAS AMA-1-25-02 AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Normas Enmendadas Reglamento Núm. 9415 Página 7 de 17 obstáculo para proceder con la compra, sin embargo, deberán documentarse las razones surgidas que impidieron obtener la cantidad mínima determinada de cotizaciones. xi. El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra evaluará las cotizaciones recibidas y seleccionará (adjudicará) la oferta de mejor valor, tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses de la AMA. xii. Una vez el Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra haya seleccionado al suplidor responsable con oferta responsiva, en caso de este haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta mediante escrito bajo su firma. xiii. El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra notificará por correo electrónico preferiblemente al licitador agraciado y le enviará la Orden de Compra u Orden de Servicio mediante correo electrónico. Además, el Oficial Comprador notificará por correo electrónico preferiblemente, y cuando las circunstancias lo ameriten por teléfono, a los suplidores de bienes o servicios no profesionales a quienes se les envió la Invitación a Cotizar el fundamento para el rechazo de sus ofertas. Sea el medio de notificación que se utilice, todos los suplidores que cotizaron deberán recibir la notificación de aceptación o rechazo, según sea el caso. xiv. El Director de Compras podrá utilizar el método de subasta informal para una adquisición compleja cuyo costo no exceda de cincuenta mil dólares ($50,000.00) cuando determine que dicho método sirve los mejores intereses de la Autoridad." Inciso B-2.3 Se enmienda la Sección 4.2.1 del Reglamento 9415, supra, para que lea de la siguiente manera: