DEFINICIÓN

Método de licitación a ser utilizado para adquirir bienes, obras y servicios no profesionales que admite la negociación entre el oferente y la Autoridad, mientras se evalúan las propuestas recibidas. La Solicitud de Propuestas o Solicitud de Propuestas Selladas (RFP, por sus siglas en inglés) permite la compra negociada y confiere a los licitadores la oportunidad de revisar y modificar sus ofertas o propuestas, antes de la adjudicación de la buena pro; la Autoridad podrá solicitar de los licitadores o proponentes la presentación de su mejor y final oferta. El RFP debe contener los parámetros o criterios que se utilizarán para la adjudicación del contrato. Es decir, los requerimientos, los términos y las condiciones, así como los factores que han de considerarse en la evaluación para la adjudicación correspondiente. La fase de negociación no creará un derecho adquirido entre las partes. Bajo este método de licitación será denominado Solicitud de Propuestas cuando el costo de los bienes, obras y servicios no profesionales no excede la cuantía de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00) y la adjudicación es realizada por la División de Compras. La Invitación será emitida por la División de Compras. Bajo este método de licitación, será denominado Solicitud de Propuestas Selladas cuando el costo de los bienes, obras y servicios no profesionales excede la cuantía de doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00) y la adjudicación es realizada por la Junta de Subastas. La Invitación será emitida por la Junta de Subastas. [...]" ARTÍCULO B-3: ENMIENDAS A OTROS MEDIOS DE ADQUISICIÓN Inciso B-3.1 Se enmienda la Sección 5.1.5(c) del Reglamento 9415, supra, para que lea de la siguiente manera: "c) Toda compra excepcional realizada conforme lo dispuesto en el inciso (f) del Artículo 5.1.3 que antecede, se deberá llevar a cabo bajo el siguiente procedimiento: DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES ENMIENDAS AMA-1-25-02 AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Normas Enmendadas Reglamento Núm. 9415 Página 9 de 17 1) Todas las compras que realice el Gobierno de Puerto Rico durante una emergencia o desastre que haya sido decretada por orden ejecutiva (local o federal) se harán a través de la ASG y a tenor con las disposiciones de esta Ley o los reglamentos que en su virtud se emitan. 2) La AMA deberá designar y autorizar personal para fungir como Coordinador y subcoordinadores o funcionario asignado a funciones similares, con el Centre de Operaciones de Emergencia del Negociado de Manejo de Emergencias y Administración de Desastres (NMEAD). Este personal deberá contar con acceso a la plataforma autorizada, el cual deberá ser solicitado. 3) La persona que fuere designada como funcionario en el NMEAD, así como el nombrado como enlace comprador de cada entidad gubernamental, en este caso la AMA, debe estar y mantenerse en constante comunicación con el comprador autorizado, así como con el personal del departamento de finanzas correspondiente. Un comprador autorizado se refiere a aquellos con nombramiento vigente otorgado por la ASG. 4) El enlace comprador de la AMA, debe documentar y justificar la compra requiriendo toda la información que solicite el comprador. Al justificar la compra, el enlace comprador debe incluir e indicar la entidad gubernamental donde trabaja, la información de contacto, incluido el número de teléfono y la justificación de la compra. a. El enlace Comprador de la entidad gubernamental requirente, en este caso la AMA, completará el formulario emitido por la ASG, para estos fines, en original, con todas las firmas requeridas. En el caso de la AMA, los procesos de compras de emergencia deberán cumplir con los procedimientos internos establecidos para este fin, además de la presentación del formulario para contratos emitidos por la ASG. b. El Presidente o su representante autorizado aprobará las órdenes de compra emitidas por el enlace comprador mediante su firma, después de que el enlace comprador de la entidad gubernamental verifique que los bienes o servicios allí descritos que serán adquiridos no se encuentran disponibles. Las órdenes de compra deben estar firmadas por un enlace comprador debidamente autorizado o designado. En ausencia de enlaces compradores debidamente autorizados con cita valida, se deberá proporcionar a la ASG el nombre y cargo de los enlaces compradores designados durante la emergencia. C. La orden de compra se levantará ante los contratos previamente establecidos por la AMA o mediante contratos de emergencia otorgados por la ASG. Si no hay contratos preestablecidos, la AMA recomendará a la ASG el establecer un contrato de emergencia con un suplidor o suplidores. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones de la ASG revisará el mismo y recomendará al Oficial de Licitación para aprobación y firma del formulario emitido por la ASG a estos fines. El comprador autorizado preparará un archivo separado que contendrá las DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES ENMIENDAS AMA-1-25-02 AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Normas Enmendadas Reglamento Núm. 9415 Página 10 de 17 órdenes de compra de acuerdo con el Plan Operativo Gubernamental y cualquier otro documento relacionado con la compra, incluyendo, pero no limitado a, cotizaciones, comunicaciones, acuerdos y una copia del formulario establecido por la ASG. d. El enlace comprador se asegurará de enumerar, con números consecutivos, cada orden de compra emitida durante la emergencia y mantendrá un registro de estas. Esto aplicará a la AMA. e. Una vez se hayan recibido los bienes o servicios, una persona designada por la entidad gubernamental, en este caso la AMA, deberá firmar el recibo provisto "Orden de Compra" o el formulario correspondiente requerido para las entidades exentas, certificando que los bienes am O servicios han sido recibidos, como descrito y detallado en la orden de compra. Cualquier problema relacionado con la entrega o la recepción de los bienes o servicios debe informarse al comprador y registrarse en el archivo de compra. Estos archivos deben estar listos para auditoría por cada evento de emergencia en particular. f. Todas las comunicaciones deben realizarse en los sistemas de información de la agencia. Las comunicaciones en dispositivos personales están estrictamente prohibidas, excepto en situaciones de emergencia, pero dicha comunicación debe conservarse y transferirse a un archivo permanente en los libros y registros de la agencia, dentro y no más tardar de los cinco (5) días hábiles desde la fecha en que fue realizada dicha comunicación. La misma debe estar fácilmente disponible para auditorías futuras, por cada evento de emergencia en particular. 5) Todas las solicitudes de compras relacionadas con emergencias deben enviarse a través de la plataforma autorizada y el proceso establecido por la ASG, que debe ir acompañado de la siguiente documentación: a. Una Certificación de Fondos; b. solicitud de requisición; C. el contrato actual o el acuerdo de emergencia, si no formara parte de los proporcionados par la ASG; d. cotizar con todas las especificaciones del producto, incluyendo la disponibilidad y la fecha de entrega; e. cualquier otra documentación que pueda ser necesaria o requerida. 6) Una vez que el Centro de Operaciones de Emergencia recibe la solicitud para la plataforma autorizada, personal especializado y autorizado designado por el NMEAD evaluará y documentará la determinación si precede la adquisición en el mismo formulario. Luego de ser DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES ENMIENDAS AMA-1-25-02 AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Normas Enmendadas Reglamento Núm. 9415 Página 11 de 17 aprobado por las entidades correspondientes provistas por el Comandante de Incidente (Incident Commander), el personal designado y autorizado procederá a enviar la solicitud al personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto. 7) El personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto asignara preliminarmente los fondos y enviara la solicitud al personal de la ASG. 8) El personal de ASG revisará y confirmará que el Formulario establecido para atender este asunto contiene toda la documentación requerida. El personal de la ASG correspondiente designado al Centre de Operaciones de Emergencia asignará un número de control. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones de la ASG o su representante autorizado, evaluará y recomendara la adquisición indicando que la solicitud de compra y los procedimientos cumplen con los requisitos aplicables. am El Oficial de Licitación o su representante, autorizará la adquisición. Si la adquisición resulta requerir fondos adicionales a los aprobados preliminarmente, el personal de la ASG debe indicarle al enlace comprador de la entidad requirente para que realice las gestiones correspondientes con la Oficina de Gerencia y Presupuesto y el departamento de finanzas correspondiente. 9) La evaluación de cada Formulario debe llevarse a cabo en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas, salvo justa causa, si la petición está acorde con la declaración de emergencia. 10) Las entidades gubernamentales y las entidades exentas seguirán las pautas de adquisiciones de emergencia recomendadas que establezca la ASG. 11) Los pagos no se realizarán previo a la recepción y/o recibo de los bienes o servicios solicitados. Salvo justa causa y el porciento del adelanto no sea mayor al 15% de la adquisición. Serán justa causa, las situaciones de emergencias médicas, riesgo de muerte o cuando el Administrador determine que la seguridad ciudadana se encuentra en peligro inminente. 12) Las prácticas competitivas y las cotizaciones múltiples deben mantenerse en la medida de lo posible. Por lo tanto, las entidades gubernamentales y las Entidades Exentas, como en este caso la AMA, deben proporcionar una explicación que sea convincente para no intentar adquirir múltiples cotizaciones de precios (o el uso de contratos distintos a los existentes). 13) La adquisición tiene que realizarse de conformidad con los requisitos federales aplicables, cuando aplique. 14) El Presidente o su representante autorizado, deberá presentar a la ASG, con copia al Gobernador, y a la Junta de Supervisión Fiscal (FOMB por sus siglas en inglés) una certificación mensual que confirme que la agenda correspondiente cumplió con las normas y regulaciones establecidas sobre adquisiciones. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES ENMIENDAS AMA-1-25-02 AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Normas Enmendadas Reglamento Núm. 9415 Página 12 de 17 15) Cualquier propuesta de contrato de compra de emergencia u orden de compra, o una serie de contratos relacionados, incluidas las enmiendas, modificaciones o extensiones, con un valor agregado total de $10 millones o más, debe presentarse para su aprobación antes de su ejecución, ante la FOMB según lo requiere la Puerto Rico Overnight Management and Economic Stability Act (PROMESA) y su Política de Revisión de Contratos. Todos los demás contratos de compra de emergencia u órdenes de compra deben enviarse a la FOMB inmediatamente después de su ejecución. 16) La ASG deberá publicar las compras realizadas en un término no mayor de cinco (5) días de completada la compra. Esta publicación contendrá: i) número de orden; ii) bienes o servicios a adquirir; iii) proveedor de bienes o servicios; iv) costo de bienes o servicios, v) entidad gubernamental requirente." Inciso B-3.2 Se añade un nuevo Artículo 5.8 al Reglamento 9415, supra, para que lea de la siguiente manera: