REGLAMENTO SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES DE LA OFICINA DE ÉTICA GUBERNAMENTAL DE PUERTO RICO

Proceso de la subasta a. Anuncio de la subasta 1. La Junta enviará la invitación a la subasta por el medio más conveniente a la mayor cantidad de proveedores, por ejemplo, el portal electrónico de la OEG, correo electrónico, periódico de publicación general en Puerto Rico, anuncio televisivo O radial, en un canal o emisora de difusión general en el país, entre otros. 2. El anuncio contendrá lo siguiente: a. Número de la subasta, fecha de su publicación y el propósito. b. Condiciones 0 requisitos que tienen que reunir los licitadores. C. Instrucciones específicas de dónde y cómo obtener copia de los pliegos de la subasta, la fecha y hora del último día para recogerlos, el teléfono de contacto y el costo de los pliegos, si alguno. d. Fecha, hora y lugar de la reunión de la pre subasta y que la asistencia a la misma es compulsoria. e. Fecha, hora, lugar y modo en que se recibirán las ofertas. Se indicará si la oferta deberá someterse acompañada de una fianza de licitación Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 37 (bid bond) según el tipo de bien, obra 0 servicio incluido en la invitación. f. Fecha, hora y lugar en que se abrirán las ofertas. g. Advertencia de que la OEG puede ordenar la cancelación del pliego indistintamente de la fase en que se encuentre el proceso, siempre y cuando sea antes de que se formalice el contrato, cuando sirva los mejores intereses de la agencia. h. Advertencia de que la OEG puede enmendar cualquier invitación O pliego de la subasta cuando sirva los mejores intereses de la agencia. i. Cuando se trate de proyectos de construcción, se expresará el nombre del proyecto, su ubicación, su descripción, el plazo dentro del cual la obra deberá ejecutarse (scope of work) y el servicio a prestarse. Incluirá, además, un estimado del proyecto. 3. Se considerará que la subasta ha sido anunciada y que el pliego ha sido puesto a la disposición de las partes interesadas, cuando tales gestiones se hayan realizado en un término de 10 días calendario antes de la fecha de la pre subasta. 4. La Junta preparará y someterá el anuncio al Director Auxiliar del APF, quien se encargará de su publicación en la fecha estipulada. b. Pliego 1. El pliego contendrá lo que sigue: a. Número, propósito y fecha de emisión. b. Especificaciones completas. C. Descripción clara de los bienes y servicios que se desean obtener. d. Términos y condiciones aplicables. e. Requisitos de entrega y de inspección. f. Fecha, hora y lugar en que se celebrará la pre subasta. Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 38 g. Fecha, hora y lugar en que se abrirán las ofertas. h. Términos para la revisión administrativa de la adjudicación de la subasta. i. Responsabilidades, deberes y obligaciones de los licitadores. 2. Cuando se requiera la instalación de un equipo en la OEG, la labor que se necesite para ello tendrá que incluirse en las especificaciones. 3. Cuando se haga referencia a una marca comercial, será para que sirva de guía al licitador al momento de determinar la clase y el tipo de bienes que se interesan obtener. Los licitadores podrán ofertar otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en el pliego, salvo que se indique explícitamente lo contrario. 4. Podrá emitirse un pliego para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la OEG. Se preparará un informe de las justificaciones que se incluirá en el expediente de la subasta. 5. El pliego requerirá a los licitadores incluir en la oferta: a. los tipos de descuento por pronto pago; b. todo material descriptivo, folletos, fotos y cualquier otro material que contenga las especificaciones e ilustraciones del material, equipo O servicio que ofrece; C. por lo menos tres referencias de clientes en Puerto Rico a los cuales hayan vendido e instalado equipo 0 prestado servicios similares a los presentados en la oferta. Indicará el nombre del cliente, teléfono y persona a contactar; d. información sobre el trasfondo y las cualificaciones de la empresa; y e. la oferta a base de precios unitarios para cada uno de los renglones en que se participe, lo que constituirá la oferta básica. No se aceptarán ofertas basadas en precios estimados que puedan variar luego en la facturación. Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 39 6. El pliego contendrá las siguientes advertencias: a. Si un licitador se propone subcontratar servicios esenciales de los subastados, este indicará el nombre y los datos que identifiquen a la compañía O persona a ser subcontratada. En todo momento la subcontratación estará sujeta a la aprobación por escrito de la OEG. b. El licitador asumirá la responsabilidad por los errores en sus ofertas. De haber errores en los precios, aplicará el menor. C. Un licitador no puede presentar varias ofertas a nombre propio 0 de alguno de sus subordinados, sucursales, socios, agentes u oficiales. En tal caso, se declararán nulas todas las ofertas. d. En caso de incumplimiento por retraso en la entrega de la mercancía adquirida, la OEG hará un descuento del uno por ciento del valor del contrato, por cada día laborable de retraso. El importe total a ser descontado no excederá de un 20 por ciento del importe. 7. El pliego le permitirá al licitador presentar ofertas alternas que cumplan con las especificaciones. C. Certificaciones y documentos especiales requeridos en el pliego 1. El pliego especificará los documentos básicos y especiales que tienen que ser presentados por un licitador. De no presentar alguno de estos documentos, la Junta podrá descalificar a los licitadores por incumplimiento del proceso de subasta. Los documentos básicos serán: a. Declaración jurada de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.3 del Código Anticorrupción o con cualquier otra ley que lo sustituya. b. Certificación de que, al presente, no representa ni representará durante la vigencia del contrato a una persona con intereses en conflicto con los de la OEG. Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 40 C. Documentación acreditativa para cumplir con lo establecido en la Ley Núm. 14-2004, según enmendada, conocida como la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, 0 con cualquier otra ley que la sustituya, si aplica. d. Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre Ingresos por los pasados cinco años emitida por el Departamento de Hacienda. e. Certificación de Deuda Contributiva emitida por el Departamento de Hacienda. f. Certificado de Registro de Comerciante del Departamento de Hacienda. g. Certificación de Deuda por Todos los Conceptos emitida por el CRIM. h. Certificación Negativa de Caso de Pensión Alimentaria o Certificación de Estado de Cuenta, o Certificación de Estado de Cumplimiento de persona natural o jurídica, respectivamente, emitida por la ASUME. i. Copia de la patente municipal, declaración de volumen de negocio y recibo de pago. j. Copia del Certificado de Existencia o la Certificación de Autorización para hacer Negocios emitida por el Departamento de Estado, si aplica. k. Certificado de vigencia corporativa o cumplimiento (Good Standing), emitida por el Departamento de Estado, si aplica. I. Certificación de resolución corporativa, si aplica. m. Certificación de exoneración contributiva para corporación sin fines de lucro, emitida por el Departamento de Hacienda, si aplica. n. Copia de la escritura de constitución de sociedad, si aplica. o. Copia del certificado sobre sociedad especial sin fines de lucro, emitido por el Departamento de Hacienda, si aplica. p. Declaración jurada que indique que la sociedad especial foránea no tiene deuda con el Gobierno, si aplica. Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 41 q. Certificación de cumplimiento con la Ley Núm. 239-2004, según enmendada, conocida como la Ley General de Sociedades Cooperativas de Puerto Rico de 2004, y certificación de Good Standing emitida por la Corporación Pública para la Supervisión y Seguro de Cooperativas, si aplica. r. Estado financiero anual. Si tiene un volumen de negocios de más de $3,000,000 0 más debe estar auditado por un Contador Público Autorizado. S. Una carta de referencia bancaria y una carta de referencia comercial. 2. En el caso de proveedores de servicios, tendrán que suministrar, además de los documentos anteriormente citados, lo siguiente: a. Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro por Desempleo y Seguro por Incapacidad emitida por el DTRH. b. Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro Social Choferil emitida por el DTRH. C. Certificación de Deuda de Póliza de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE). d. Póliza de la CFSE, si aplica. e. En aquellos casos en que fuera necesario, el proveedor tendrá que presentar copia de las pólizas de seguros y endosos que sean requeridas para brindar el servicio (por ejemplo, en el caso de proyectos de construcción). 3. La OEG podrá eximir a los licitadores de presentar los documentos enumerados en el inciso (c) (1), sub-incisos (d) al (s), de este artículo, si estos están inscritos en el RUL y así lo acrediten mediante el Certificado de Elegibilidad expedido por la ASG. Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 42 d. Reunión pre subasta 1. La celebración de la reunión de pre subasta es requisito para llevar a cabo la subasta. Los licitadores interesados tienen que asistir a la misma para participar en la subasta. Esta reunión les servirá para aclarar y contestar cualquier duda. 2. La Junta llevará un registro de los asistentes a la pre subasta. 3. Cualquier aclaración 0 enmienda que la Junta entienda que deba hacer en relación con las especificaciones incluidas en el pliego, se hará mediante resolución escrita. Esta será retroactiva a la fecha del pliego. No se podrán realizar enmiendas al pliego luego de la pre subasta. 4. La ausencia de un licitador a la reunión de pre subasta será causa suficiente para rechazar de plano la oferta que presente para la subasta. e. Ofertas 1. Los licitadores tendrán que suministrar toda la información requerida en el pliego. 2. En los casos en que se reciba oferta de un solo licitador, esta podrá ser aceptada por la Junta. 3. Las correcciones, las borraduras y los cambios en las ofertas tendrán que estar iniciadas por el licitador 0 su representante autorizado. De lo contrario, la oferta quedará invalidada para la partida o las partidas correspondientes. 4. Una oferta podrá modificarse únicamente antes de la apertura y mediante una comunicación escrita presentada a la Junta en sobre cerrado e identificado con el número de la subasta, la fecha, la hora de apertura, el nombre y la dirección del licitador. En estos casos, se tendrá que incluir información que especifique las razones para modificar la oferta original. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 43 subasta. No está permitido hacer cambios 0 modificaciones a las ofertas después de haber sido abiertas en la subasta. f. Especificaciones establecidas en el pliego 1. Las especificaciones que se incluyan en el pliego servirán de guía para describir las características del bien 0 servicio que se solicita. 2. La OEG podrá adjudicar aquel bien 0 servicio que cumpla con el propósito para el cual se destinará, siempre y cuando sea en beneficio de los intereses y necesidades de la Oficina. g. Fianza de licitación (bid bond) 1. La fianza de licitación será un respaldo provisional para asegurar que cada licitador sostendrá su oferta durante la subasta. La misma se prestará a favor de la OEG y se someterá al momento de presentar la oferta mediante cheque certificado por un banco comercial de Puerto Rico, giro postal O fianza de seguro. 2. La fianza de licitación será equivalente al 10 por ciento del total de la oferta. La OEG retendrá la fianza de los licitadores no agraciados hasta que se adjudique la subasta. En el caso del licitador agraciado se retendrá la misma hasta la fecha en que se formalice el contrato correspondiente. h. Firma de las ofertas 1. Los pliegos de las ofertas tendrán que estar firmados en tinta indeleble por el licitador o su representante autorizado. 2. El Secretario de la Junta podrá aceptar ofertas sin firmar si, antes de la apertura de la subasta, el licitador afectado 0 su representante autorizado Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 44 presenta una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. i. Presentación de las ofertas 1. Las ofertas de los licitadores, 0 cualquier modificación previa a la apertura de la subasta, tendrán que ser entregadas en sobres cerrados al Secretario de la Junta antes de la fecha y hora determinadas. 2. Los sobres tienen que estar identificados en la parte del frente y harán referencia al número de la subasta correspondiente. No se considerarán ofertas recibidas con posterioridad al día y hora señalados en el pliego, ni ofertas recibidas por el fax O la Internet. Tampoco se aceptarán sobres que no estén cerrados e identificados. 3. Los licitadores entregarán los sobres cerrados con las ofertas a la mano del Secretario de la Junta, quien lo marcará con el sello oficial de la OEG e indicará la fecha y la hora en que fueron recibidos. Toda oferta presentada será custodiada por este y guardada bajo llave hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los sobres que contienen las ofertas. 4. En caso de que alguno de los sobres aceptados se abra por error 0 inadvertencia, se invalidará el proceso. j. Retiro de las ofertas 1. La solicitud para retirar una oferta podrá efectuarse mediante petición escrita sometida antes de la subasta. 2. Después de iniciada la subasta, no está permitida la cancelación de una oferta por parte del licitador. Como excepción, solo se podrá retirar una oferta después de iniciada la subasta si el licitador demuestra, a satisfacción de la Junta, que la oferta se hizo por error y que la misma no pueda sostenerse Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 45 como oferta razonable. Este licitador no podrá presentar una oferta sustituta una vez retirada la oferta original. 3. Cuando un licitador insista en el retiro de su oferta sin establecer razones meritorias O el licitador agraciado se niegue a aceptar la orden de compra 0 servicio, se confiscará la fianza de licitación (bid bond). k. Acto de subasta 1. Todo licitador que asista a la subasta firmará el registro de asistencia. 2. Una vez se constituya el quórum de la Junta, se declarará abierta la subasta a la hora, la fecha y el lugar indicados en el pliego, y se procederá a abrir los sobres que contienen las ofertas de los licitadores. El acto de apertura será público y toda persona interesada podrá asistir al mismo. En caso de que el acto de apertura se realice de modo virtual, se proveerá a toda persona interesada un enlace electrónico para acceder al acto. 3. El Presidente de la Junta o el integrante de la Junta designado dará lectura a cada oferta, verificará la corrección de estas y comprobará que se haya cumplido con los requisitos de rigor. Las ofertas que no cumplan con alguno de los requisitos serán rechazadas. 4. Luego de leídas las ofertas, cualquier licitador que asista a la subasta podrá examinar, en presencia de los integrantes de la Junta, cualquier documento relacionado con la oferta presentada por otro licitador. 5. Toda información relacionada con una subasta será retenida por el Secretario. La oferta adjudicada se conservará en el expediente correspondiente en el APF. Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 46 I. Adjudicación 1. En la adjudicación de la subasta se considerará, además de los requisitos mencionados en los incisos (b) (5), (b) (6) y (c) de este artículo, los siguientes factores: a. El precio (el factor económico por sí solo no es determinante). b. Las especificaciones requeridas. C. Los descuentos ofrecidos por pagos realizados a tiempo. d. El mantenimiento y las garantías. e. La solvencia económica. f. El término O el tiempo de entrega O ejecución de servicios que se ofrezca. g. Las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores, si alguna. 2. Las notificaciones de adjudicación se harán por escrito a los licitadores mediante resolución de la Junta. m. Empate de ofertas En aquellos casos en que las ofertas sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en el pliego, se considerará que ha habido un empate, en cuyo caso la Junta podrá: 1. adjudicar a base de la experiencia con los licitadores; 2. adjudicar la subasta por sorteo en presencia de los licitadores y de un notario público quien levantará la correspondiente acta; 0 3. adjudicar la misma a ambos por renglones 0 partidas. Reglamento sobre los Procedimientos Operacionales de la OEG Página 47 n. Adjudicación por partidas La Junta podrá aceptar 0 rechazar cualquier partida, grupo 0 grupos de partidas de cualquier oferta, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la OEG. O. Rechazo de oferta 0 cancelación de la subasta La Junta podrá rechazar cualquier oferta O cancelar la subasta durante cualquier etapa del proceso y con anterioridad al otorgamiento del contrato cuando: 1. uno 0 más licitadores no cumplan con algunos de los requisitos, especificaciones O condiciones requeridas en el pliego; 2. se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada; 3. los precios obtenidos sean irrazonables 0 no estén acordes con el mercado; 4. no haya fondos suficientes para pagar los bienes o servicios; 5. las ofertas muestren que los licitadores controlan el mercado del producto entre sí para ofrecer precios irrazonables; O 6. ninguna sea satisfactoria a los intereses de la OEG.