Compras informales

Este método de licitación será utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo no exceda de cincuenta mil dólares ($50,000.00). Se solicitarán un mínimo de tres (3) cotizaciones a licitadores debidamente inscritos en el RUL, bajo la categoría correspondiente. El número de por lo menos tres (3) licitadores estará sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el bien o servicio que se pretenda adquirir. Las cotizaciones podrán ser recibidas por teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, ello no será obstáculo para proceder con la compra; sin embargo, deberá documentarse las razones para no obtener las tres (3) cotizaciones. En caso de que se haya requerido cotización de un proveedor en particular y este no haya contestado el requerimiento, debe considerarse como "No Bid". Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la solicitud de cotización, y se cumplimentará el récord de cotizaciones. Se escogerá la cotización de mejor valor tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses de la Autoridad. Una vez la misma sea adjudicada, el licitador agraciado, en caso de haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta bajo su firma, mediante escrito. 19 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico Se podrá utilizar el método de subasta informal para una adquisición compleja cuyo costo no exceda cincuenta mil dólares ($50,000.00), cuando se determine que dicho método sirve los mejores intereses de la Autoridad. Dentro del método de compra informal se contempla la categoría de micro compra. Esta constituirá un método de adquisición simplificado que no exceda la cantidad de cinco mil dólares ($5,000). Para las micro compras no será necesario solicitar cotizaciones. El procedimiento para tramitar una compra informal es el siguiente: 1) El Oficial de Compras solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones a suplidores o proveedores de bienes o servicios debidamente inscritos en el RUL bajo la categoría correspondiente. 2) Se ofrecerá de forma idéntica a cada suplidor las especificaciones, los términos y las condiciones, así como el tiempo que tendrán para presentar sus ofertas, a fin de que puedan ser consideradas. El término establecido para presentar cotizaciones dependerá de la necesidad del servicio. 3) La Oficina de Compras determinará la cuantía de la fianza de ejecución requerida, si alguna. 4) Las cotizaciones podrán ser recibidas por teléfono, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. 5) En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, según sea determinado, ello no será obstáculo para proceder con la compra, sin embargo, deberá documentarse las razones para no obtener la cantidad mínima determinada de cotizaciones. 6) En caso de que se haya requerido cotización de un suplidor en particular y éste no haya contestado el requerimiento no deberá considerarse como "No Bid", a menos que su negativa a participar en el proceso sea consignada por el suplidor mediante escrito. 7) Se deberá establecer la obligación del suplidor de contestar si no interesa licitar en el proceso. 8) Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la hoja de cotización y se cumplimentará el récord de cotizaciones. 9) El Oficial de Compras evaluará las cotizaciones recibidas y seleccionará la oferta de mejor valor, tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses de la Autoridad. 20 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoria Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 10) Una vez el Oficial de Compras haya seleccionado al suplidor, en caso de este haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta mediante escrito bajo su firma. 11) El Oficial de Compras notificará por teléfono al licitador agraciado y le enviará la orden de compra u orden de servicio mediante correo electrónico y notificará por teléfono a los suplidores de bienes o servicios no profesionales, a quienes se les solicitó la cotización, el fundamento para el rechazo de sus ofertas.