Reuniones pre-subasta

1) La Junta de Subastas podrá celebrar reuniones pre-subasta no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha fijada para el acto de apertura. Durante su celebración, se requerirá la presencia de un representante de la Autoridad autorizado para tal encomienda y que tenga conocimiento en el tipo de bien o servicio que se pretende adquirir. 2) El Secretario la Junta de Subastas o su representante autorizado presidirá las reuniones pre-subasta. 3) Toda reunión pre-subasta tendrá el propósito de aclarar a los licitadores las dudas que surjan en torno al pliego de subasta informal. Se advertirá a los licitadores que está prohibido tener contacto con los oficiales y empleados de la Autoridad, luego de concluida la reunión pre-subasta y al momento en que los miembros estén en el proceso de evaluación de ofertas. 4) Se establecerá un período, fecha límite y método para suministrar preguntas escritas por los potenciales licitadores a la Junta de Subastas. 5) Toda pregunta escrita y sometida a la consideración de la Junta de Subastas será contestada en el término establecido para ello. Tanto la pregunta como la contestación se ofrecerá a los demás licitadores para su beneficio y para añadir transparencia al proceso. 29 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 6) Las personas que participen de la reunión pre-subasta firmarán el registro de asistencia. En el caso de licitadores potenciales, deberán identificar a la persona natural o jurídica que representan. 7) El oficial designado por la Junta de Subastas preparará una minuta de la reunión presubasta la cual incluirá, como mínimo, lo siguiente: (a) una lista con los nombres de las personas participantes y las personas naturales O jurídicas que representan, de ser aplicable; (b) los asuntos discutidos, las aclaraciones y los acuerdos tomados en la reunión, y; (c) la fecha, la hora y el lugar en que se celebró la reunión. 8) El oficial designado por la Junta de Subastas enviará copia de la minuta por correo electrónico a los licitadores potenciales que participaron de la reunión al menos dos (2) días laborables antes del acto de apertura. El original de la minuta se incluirá en el expediente oficial de la subasta informal. 9) Cualquier oferta verbal o escrita presentada por los licitadores en el proceso de presubasta se entenderá por no presentada, no figurará en los archivos y no se tomará en consideración al momento de adjudicar. 10) Cuando se establezca en el pliego que la presencia de los licitadores a las reuniones pre-subasta es compulsoria, la incomparecencia de un licitador será razón suficiente para su descalificación.