Presentación de ofertas para la subasta informal

1) Las ofertas deberán estar refrendadas (bajo la firma o iniciales) por el licitador que aparece registrado en el RUL. En caso de que el licitador no esté registrado en el RUL, la oferta deberá estar refrendada por la persona que someterá todos los documentos requeridos ante el RUL. 2) Cuando un licitador que no esté registrado en el RUL comparezca a un proceso de subasta informal y presente una oferta, la Junta de Subastas no deberá rechazar la misma por el hecho de que dicho licitador no esté registrado en el RUL y le dará cinco (5) días laborables, contados a partir del acto de apertura para que someta todos los documentos requeridos ante el RUL. En caso de que el licitador no entregue los documentos requeridos, será descalificado. 3) A todo licitador que esté registrado en el RUL, que haya presentado oferta para una subasta informal y que luego del acto de apertura no se encuentre elegible, se le concederá un término improrrogable de cinco (5) días laborables, contados a partir del acto de apertura para que someta la información o los documentos correspondientes en el RUL. Durante dicho periodo no se realizará adjudicación alguna. La Junta de Subastas será responsable de notificar al licitador mediante llamada telefónica y correo 30 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico electrónico, sobre el término provisto para que actualice sus constancias en el RUL. En caso de que el licitador no actualice sus constancias en el RUL durante el término provisto, será descalificado. 4) Las ofertas se podrán recibir por el método que se establezca en el pliego de la subasta informal por la Junta de Subastas. 5) El correo electrónico al cual incluye como anejo las ofertas o el sobre que contiene las ofertas, según sea el caso, se identificará con el nombre, dirección y número de teléfono del licitador y el número de la subasta informal. La fecha y hora de las ofertas presentadas por correo electrónico serán las impresas en el documento. En caso de que en el pliego de la subasta informal se provea para la entrega personal, una vez se reciba el sobre con la oferta por la Autoridad, se marcará con la fecha y hora exacta en que se recibió; lo que constituirá la fecha oficial de entrega de la oferta. Las entregas personales de los sobres se efectuarán en la Oficina de Administración donde se marcarán indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron, lo que constituirá la fecha oficial de entrega de la oferta. Una vez abierta conforme al trámite usual, el personal designado por la Junta de Subastas se comunicará con el licitador y devolverá el sobre según recibido para que cumpla con lo aquí establecido. El personal designado por la Junta de Subastas sacará copia fotostática del sobre o imprimirá el recibo del correo electrónico como evidencia y procederá a levantar un Acta. 6) La Junta de Subastas aceptará las ofertas hasta la fecha y hora límite establecida para la presentación de las ofertas. De ocurrir algún evento natural o circunstancia especial que ocasione el cierre de la Autoridad e impida el recibo de ofertas en la fecha límite dispuesta para ello en el pliego de subasta informal, las ofertas se entregarán en el día en que la Autoridad reanude funciones, a la hora dispuesta originalmente, o a cualquier otra que oportunamente se notifique. 7) Cada licitador tendrá derecho a presentar una sola oferta para cada bien, obra o servicio no profesional especificado en cada subasta informal, a menos que se indique lo contrario en el pliego de subasta informal. 8) Los licitadores presentarán sus ofertas en los formularios oficiales suministrados por la Autoridad, en original. En caso de que sometan sus ofertas mediante correo electrónico deberán presentar todos los documentos relacionados a la Autoridad, en original. 9) Los licitadores podrán reproducir el formulario oficial en fotocopias si fuera necesario. 10) Si ello fuere necesario, los licitadores podrán añadir hojas para aclarar o describir más detalladamente sus ofertas. 31 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoria Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 11) Las ofertas que se reciban fuera de la fecha y hora fijadas se devolverán al licitador informándole su incumplimiento con las condiciones establecidas y su descalificación. Se retendrá el sobre original de envío de la oferta o recibo electrónico el cual se hará formar parte del expediente de la subasta. 12) Las ofertas presentadas por los licitadores serán parte del expediente de la subasta informal en la cual éstos participaron y pasarán a ser propiedad de la Autoridad, independientemente de que se cancele o adjudique la subasta informal. No obstante, la información confidencial constitutiva de secretos de negocio o cualquier otra información protegida por derechos de autor, entre otras disposiciones legales, no podrá ser divulgada por la Autoridad. Debido a ello, toda información que constituya información confidencial y protegida deberá ser anejada a la oferta por el licitador en una hoja individual que deberá titularse "Información Confidencial y Protegida". 13) Si el licitador que ofrece una marca específica es el representante exclusivo de dicha marca, tendrá la obligación de mencionarlo en la oferta y remitir la certificación del manufacturero. 14) Toda oferta presentada estará bajo la custodia de la Autoridad y en ninguna circunstancia se abrirá hasta la fecha y hora fijada para el acto de apertura. 15) Si antes de la fecha del acto de apertura se recibiera una licitación con el sobre abierto, violentado, deteriorado o sin identificación, el personal designado por la Junta de Subastas se comunicará con el licitador concernido para que éste verifique personalmente el sobre y los documentos que contiene y los vuelva colocar en otro sobre sellado, debidamente identificado, y entregue formalmente la licitación. La fecha de entrega será la fecha de recibo original. La Junta de Subastas preparará un acta de las incidencias a la cual unirá el sobre deteriorado, violentado o sin identificación y el licitador firmará al calce del acta indicando la fecha y la hora de la inspección del sobre violentado, deteriorado o sin identificación. 16) Las ofertas deben hacerse en dólares y centavos, por partidas. 17) En caso de que no se reciban ofertas, la Junta de Subastas podrá llevar a cabo una nueva convocatoria 0 realizar una compra excepcional, sujeto al cumplimiento de los procedimientos consignados en este Reglamento.