Regl. 9643, art. 42-42.15
Acto de apertura
Cite as Reglamento Núm. 9643, Art. 42-42.15
1) Las ofertas se abrirán en el dÃa y hora fijada para su apertura. El acto de apertura estará
abierto al público y toda persona interesada podrá asistir al mismo. En caso de que el
acto de apertura se realice de modo virtual, se proveerá a toda persona interesada un
enlace electrónico para acceder por medio electrónico a tal acto.
2) El acto de apertura será presidido por el Secretario de la Junta 0 por cualquier miembro
de la Junta designado para ello.
3) En el acto de apertura podrán estar presentes los miembros de la Junta de Subastas, los
licitadores concernidos y toda persona particular interesada. No será requisito que se
constituya la Junta en pleno para el acto de apertura.
4) Los licitadores deberán estar en el salón donde se celebrará el acto de apertura a la hora
indicada para el comienzo. Quienes lleguen más tarde no podrán entrar y perderán la
oportunidad de participar.
5) Todas las personas que asistan al acto de apertura fumarán un registro de asistencia,
indicando el nombre de la persona natural o jurÃdica a quien representan y el puesto
que desempeñan.
6) El funcionario de la Junta de Subastas que presida el acto de apertura de la subasta
formal expresará en VOZ alta el número de la subasta que está bajo consideración, el
propósito de la subasta y el nombre de cada uno de los licitadores que han presentado
ofertas. Mostrará a todas las personas presentes los correos electrónicos 0 los sobres
cerrados de las licitaciones, según establecido en el pliego. Los abrirá y verificará que
contienen todos los documentos requeridos en el pliego de subasta formal. Los correos
electrónicos o los sobres de las licitaciones se retendrán en el expediente de la subasta
formal.
7) El funcionario que presida el acto de apertura inicializará y sellará cada una de las
páginas de cada licitación. En aquellos casos en que se anticipe que las licitaciones
serán voluminosas o que concurrirán muchos licitadores o licitadores, la SecretarÃa de
la Junta de Subastas solicitará la asistencia de los miembros de la Junta de Subastas
para que le asistan a sellar las licitaciones. En caso de presentación electrónica de
ofertas, se procederá a iniciar y sellar las páginas electrónicamente.
8) La información siguiente se deberá leer en VOZ alta: el número de la partida o renglón
para el cual se está presentando oferta, el precio por partida, la marca y el modelo, la
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Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoria Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico
garantÃa, si aplica, y la fecha de entrega si es una de las condiciones de la subasta
formal.
9) Una vez abiertas y leÃdas en público las licitaciones, la Junta de Subastas no podrá
cambiar los términos de la subasta formal, ni se permitirá a los licitadores presentes
realizar una oferta o hacer cambios o modificaciones a la misma.
10) Cualquier persona presente en el acto de apertura podrá examinar los documentos de
las ofertas presentadas después que el Secretario de la Junta lea en VOZ alta, inicie y
selle todas las ofertas.
11) El Secretario de la Junta de Subastas o el funcionario que presida el acto de apertura
será responsable de levantar un acta de todas las incidencias en un término razonable
y certificará la veracidad de lo expresado. El acta contendrá la siguiente información:
a. Número y asunto de la subasta formal;
b. Fecha, hora y lugar de la apertura;
C. Número de ofertas recibidas;
d. Cuántos licitadores cotizaron para una o más partidas y cuántos no cotizaron;
e. Nombre de los licitadores que no ofertaron;
f. Copia del registro de asistencia firmada por los asistentes al acto deberá hacerse
formar parte del Acta; en caso de que el acto de apertura se realice de forma
virtual, se entenderá que cualquier registro de asistencia que genere la
plataforma virtual equivaldrá a la firma de los participantes.
g. Certificación de la persona que preside el acto de apertura, en cuanto al
cumplimiento de las disposiciones reglamentarias concernientes a dicho acto;
h. Cualquier incidente ocurrido durante el acto de apertura; y,
i. Firma de la persona que presidió el acto.