Normas de adjudicación

A. Evaluación de oferta La Junta de Subastas tendrá un término de quince (15) días laborables, prorrogables por justa causa o cuando redunde en el mejor interés de la Autoridad, contados desde el día en que se lleve a cabo el acto de apertura, para examinar y evaluar todas las ofertas y adjudicar la subasta formal. En el proceso, el Comité Evaluador de Subastas y/o la Oficina de Compras de Administración, podrá asistir a la Junta de Subastas en la evaluación de cualquier subasta formal. B. Criterios básicos de evaluación Al evaluar las ofertas la Junta de Subastas considerará los criterios establecidos en el pliego de la subasta formal, junto con los siguientes: 1) La exactitud con la cual el licitador ha cumplido con las especificaciones, los términos y las condiciones del pliego de la subasta formal. 65 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 2) La calidad de los bienes, obras y servicios no profesionales ofrecidos y cómo éstos cumplen con las especificaciones y satisfacen las necesidades establecidas. En las situaciones en que se efectuaron pruebas con muestras suministradas por el licitador, se incluirá la evaluación de la muestra del bien entre los aspectos de este criterio de calidad. 3) Si el precio es competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado. Además, aplicar el porciento de preferencia establecido si la persona o la entidad ha presentado una Resolución de la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña o cualquier documento acreditativo de preferencia, según dispuesto en las Leyes Preferenciales. 4) La habilidad reconocida del licitador para llevar a cabo trabajos de la naturaleza bajo consideración en obras y servicios no profesionales. 5) La responsabilidad económica del licitador y las experiencias de la Autoridad con el cumplimiento de contratos anteriores de naturaleza igual o parecida. 6) El término de entrega más próximo, si éste se ha hecho constar como una de las condiciones. 7) La capacidad económica y financiera, así como la trayectoria y experiencia previa del licitador para proveer estos servicios o bienes y cumplir con los términos de entrega y garantías del producto o servicio. 8) El período específico o los términos aplicables a cada garantía, sus limitaciones y condiciones, los pasos requeridos para reclamar la garantía, qué entidad proveerá el servicio de reemplazo, subsanación, corrección o reparación del bien 0 el servicio. 9) Si el licitador cualifica como empresa minoritaria o de mujeres, u otra para la cual se deba conceder una preferencia bajo cualquier ley aplicable. 10) Cualquier otro criterio pertinente que represente el mejor valor para la Autoridad. Todos estos criterios se tabularán y presentarán en forma comparativa entre licitadores y este informe formará parte del expediente de la subasta. C. Rechazo de oferta más baja La Junta de Subastas podrá rechazar la oferta de precio más baja cuando ocurra una o varias de las condiciones siguientes: 66 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 1) Cuando se tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta más baja haya incumplido con los términos de contratos previos otorgados por la Autoridad y tal incumplimiento sea imputable a éste. No se considerarán asuntos en controversia y pendientes de adjudicación en cualquier foro. 2) Cuando las pruebas efectuadas a las muestras del producto reflejen una calidad inferior a las especificaciones del pliego de la subasta formal. 3) Cuando se tenga conocimiento y evidencia fidedigna de que el licitador haya incumplido con los términos de contratos otorgados con otras entidades gubernamentales. 4) Cuando la oferta no cumpla con las especificaciones, los requisitos y términos de la subasta formal, o no se incluya la firma autorizada o iniciales del licitador. 5) Cuando la experiencia previa de la Autoridad con la garantía o el funcionamiento del renglón ofrecido no haya sido satisfactoria. 6) Cuando la oferta no representa el mejor valor para la Autoridad. Las razones por las cuales se rechace la oferta más baja en precio se harán constar detalladamente por escrito y el documento formará parte del expediente de la subasta formal. D. Término de entrega como criterio principal de evaluación 1) A menos que en el pliego de la subasta formal se haya hecho constar que se considerará la premura con que se entreguen los artículos solicitados como criterio principal para la adjudicación, no se podrá rechazar la oferta que mejor cumpla con las especificaciones, los términos y las condiciones de la invitación a subasta formal, que sea la más baja en precio, para adjudicarla a un licitador que ofrezca un precio más alto con una fecha de entrega más rápida. 2) En aquellos casos en que no se requiera en el pliego de subasta formal una fecha de entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta el término O la fecha en la cual entregarán los artículos o rendirán el servicio no profesional requerido. 3) En situaciones excepcionales en que, luego del acto de apertura de la subasta formal la Autoridad advenga en conocimiento y consecuentemente, se determine que el término de entrega puede afectar adversamente el desarrollo de las actividades en la agencia peticionaria, éste se constituirá en el criterio principal que se considerará al evaluar las ofertas para adjudicación. La Junta de Subastas notificará a los licitadores que el término de entrega será el criterio principal para la adjudicación y les dará un término de veinticuatro (24) horas para enmendar dicho término de entrega. Se consignará por 67 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoria Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico escrito la justificación de tal acción y ésta deberá formar parte del expediente de la subasta formal particular. E. Preferencia La Junta de Subastas dará fiel cumplimiento a la política pública de compras preferentes dispuestas en Ley. 1) Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña". Para conceder la Preferencia se cumplirá con las siguientes condiciones: a. El Licitador establecerá Preferencia mediante la presentación de la Resolución de la Junta de Inversión, conjuntamente con los documentos de ofertas de precios; b. En la Resolución deberá marcar el renglón o renglones a los cuales se les ha concedido la preferencia que solicita; C. No se considerarán solicitudes de Preferencia que no se acompañen de los documentos solicitados para los casos de Preferencia según establecidos en los incisos anteriores; d. No se considerarán solicitudes de Preferencia con posterioridad a la fecha y hora establecida para la apertura de las ofertas; e. El por ciento de Preferencia se aplicará al precio ofrecido por el producto y el precio que resultare será comparado con los otros precios para determinar las ofertas más bajas y el mejor valor; f. La Junta de Subastas podrá celebrar subastas formales exclusivas para los grupos preferenciales cobijados bajo lo dispuesto en la Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña", para cumplir con el porciento preferencial reservado establecido en dicha ley; 2) Ley Núm. 129-2005, conocida como "Ley de Reservas en las Compras del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico": La Autoridad asignará un mínimo de veinte por ciento (20%) del total de la partida asignada a compras de su presupuesto general para ser otorgado a microempresas, pequeñas y medianas empresas, siempre que la situación fiscal así lo permita y produzca ahorros al fisco. Se observará que la 68 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico mitad del antedicho veinte por ciento (20%) se adjudicará a mujeres empresarias, propietarias de microempresas, pequeñas y medianas empresas, siempre que dicha adjudicación sea beneficiosa para el erario. La Junta de Subastas podrá celebrar subastas formales exclusivas para los grupos preferenciales cobijados bajo lo dispuesto en la Ley Núm. 129-2005 para cumplir con el porciento (%) preferencial reservado establecido en dicha ley. 3) Ley Núm. 253-2006, conocida como "Ley de Contratos de Selección Múltiple en los Procesos de Compras". Se adoptará el contrato de selección múltiple como una de las opciones y contratos de compra que estarán disponibles y podrán ser utilizados en la adquisición de bienes y servicios. El contrato de selección múltiple no significará que se otorgará la buena pro de una subasta formal o propuesta a todos los licitadores o proponentes participantes del proceso, sino a los licitadores o proponentes que representen el mejor valor para la Autoridad. El contrato de selección múltiple se utilizará cuando se determine que este tipo de contrato sirve los mejores intereses de la Autoridad. F. Descuento por pago rápido Para fines de adjudicación de una subasta formal no se considerarán los descuentos por pago rápido, excepto cuando este criterio se haya establecido en el pliego de la subasta formal. G. Adjudicación por partidas Cuando sirva los mejores intereses de la Autoridad, y no sea contrario a lo indicado en el pliego de subasta formal, la Junta de Subastas podrá: 1) Aceptar o rechazar cualquier partida, grupos de partidas de cualquier oferta; o, 2) Adjudicar la subasta formal englobando varias partidas. H. Adjudicación a oferta única Cuando se reciba la oferta de un sólo licitador, la Junta de Subastas podrá aceptarla siempre que se ajuste a las especificaciones y el precio sea competitivo y comparable al prevaleciente en el mercado. También podrán negociarse los términos de ésta. Si no se cumple con los requisitos de especificaciones y precio, la Junta de Subastas rechazará la oferta y deberá emitir una segunda convocatoria del proceso, siguiendo el trámite 69 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico establecido en el presente Reglamento. Sólo en caso de no recibir ofertas como resultado de dicha convocatoria, procederá el trámite de compra excepcional. I. Empate de ofertas Las ofertas que sean idénticas en precio, especificaciones y otras condiciones estipuladas en los pliegos de la subasta formal se considerarán empatadas. Para la adjudicación correspondiente, la Junta de Subastas deberá notificar mediante correo electrónico a los licitadores con ofertas similares que en un término de tres (3) días laborables deberán comparecer ante el Secretaria de la Junta y presentar nuevas ofertas selladas. En el día y la hora señalada se abrirán los correos electrónicos y/o los sobres en presencia de representantes de esos licitadores. La Junta de Subastas evaluará las ofertas y adjudicará la buena pro al licitador responsivo que haya ofertado el mejor valor para la Autoridad. A discreción del Presidente de la Junta de Subastas, la comparecencia podrá ser virtual y las nuevas ofertas podrán ser presentadas por medio electrónico. Si ocurre un nuevo empate, se dividirá la adjudicación de la subasta formal entre esos licitadores, si las partes aceptan la adjudicación reducida. De lo contrario, se cancelará la partida o las partidas en las que ocurrió el empate. La forma como se resuelva el empate de ofertas deberá hacerse constar en la minuta correspondiente. En caso de producirse un empate entre licitadores locales de Estados Unidos y/o de países extranjeros, se dará preferencia en primera instancia a los licitadores locales; en segundo lugar, a los de Estados Unidos y en tercer lugar a los de los países extranjeros, en atención de las ofertas que representen el mejor valor para la Autoridad. J. Rechazo global Se podrá rechazar cualquiera o todas las ofertas para una subasta formal en las situaciones siguientes: 1) Los licitadores no cumplan con alguno de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. 2) Los precios obtenidos sean irrazonables o los términos resulten onerosos. 3) Cuando las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado y se entienda que se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios excesivos. En tal caso, se realizará el referido correspondiente al Departamento de Justicia. 70 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 4) De ocurrir alguna de las circunstancias antes mencionadas, la Junta de Subastas deberá emitir una segunda convocatoria del proceso. Sólo en caso de que las ofertas recibidas en dicha convocatoria resulten nuevamente en las circunstancias arriba mencionadas, procederá el trámite de compra excepcional. La Junta de Subastas deberá levantar un acta de cada proceso en la cual exponga detalladamente la situación particular acaecida como resultado de cada convocatoria. Ambas actas deberán obrar en el expediente, como requisito previo al trámite de compra excepcional. K. Desviaciones permisibles La Junta de Subastas podrá aceptar desviaciones mínimas en las especificaciones, términos y condiciones de las ofertas recibidas, siempre y cuando concurran los siguientes requisitos: 1) Ningún licitador ofrezca el bien o servicio no profesional con las especificaciones requeridas; 2) No se afecte el propósito original a que está destinada la subasta formal y; 3) El precio cotizado sea competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado. La Junta de Subastas se reserva el derecho de obviar cualquier informalidad o diferencia de menor importancia en los términos y condiciones si cumple con el propósito para el que se solicitan y resulta beneficioso para la Autoridad. Las desviaciones no podrán afectar sustancialmente la calidad, capacidad o características esenciales de los artículos o servicios solicitados. Deberá incluirse en el expediente de la subasta formal un memorando explicativo de la desviación permitida. L. Adjudicación La Junta de Subastas evaluará las ofertas y cómo éstas cumplen con los criterios de evaluación establecidos en las especificaciones, los términos y las condiciones indicadas en el pliego de la subasta formal. La Junta de Subastas adjudicará la buena pro al licitador responsivo que haya ofertado el mejor valor. M. Notificación de la adjudicación Una vez la Junta de Subastas realice la adjudicación correspondiente, procederá a notificar su determinación final mediante una Resolución, la cual incluirá determinaciones de hecho y conclusiones de derecho. La Resolución sobre la adjudicación (Aviso de Adjudicación) será 71 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico notificada adecuadamente, mediante correo federal certificado con acuse de recibo, o mediante correo electrónico, a todas las partes que tengan derecho a impugnar tal determinación, entiéndase, a todos los licitadores participantes del proceso. La notificación de adjudicación deberá incluir: (a) los nombres de los licitadores que participaron en la subasta formal y una síntesis de sus propuestas; (b) los factores o criterios que se tomaron en cuenta para adjudicar la subasta formal; (c) los defectos, si alguno, que tuvieran las propuestas de los licitadores perdidosos, y (d) la disponibilidad y el plazo para solicitar la revisión administrativa ante la Junta Revisora de Subastas de la ASG y revisión judicial, conforme establecido en el Artículo 52 de este Reglamento. La Junta de Subastas deberá archivar en autos copia de la Resolución y constancia de la notificación.