Invitación a subasta formal; convocatoria

1) La Oficina de Compras preparará la Invitación a Subasta Formal y el (los) pliego(s) relacionado(s) en un plazo de quince (15) días laborables, prorrogables por justa causa o cuando redunde en el mejor interés de la Autoridad, luego de la presentación de la solicitud debidamente cumplimentada por la Autoridad. Luego, la Oficina de Compras de la Autoridad deberá presentar ante la Junta de Subastas la Invitación y el (los) pliegos relacionados, para su revisión y autorización. 2) La Junta de Subastas revisará la Invitación a Subasta Formal y el(los) pliego(s) relacionado (s) dentro de quince (15) días laborables, luego de haber sido presentados ante ésta por la Oficina de Compras. 3) La convocatoria se hará en un término no mayor de quince (15) días laborables, prorrogables por justa causa o cuando redunde en el mejor interés de la Autoridad, luego que el pliego de la subasta formal esté preparado y haya sido revisado y autorizado por la Junta de Subastas. 4) La Junta de Subastas enviará la Invitación a Subasta Formal a todos los licitadores inscritos en el RUL bajo la categoría correspondiente al bien o servicio que se pretende adquirir, por lo menos quince (15) días antes de la fecha límite para presentar ofertas. No obstante, dicho periodo podrá reducirse, pero nunca a un término menor de cinco (5) días laborables, si ocurrieran circunstancias inusuales y la Junta de Subastas considerare que ello sirve los mejores intereses de la Autoridad, en cuyo caso, la Junta deberá justificarlo por escrito señalando las razones para ello. Dicha justificación obrará en el expediente. Cuando la subasta formal incluya participación federal, la invitación será enviada en el término dispuesto por la entidad federal concernida. 49 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico Además, se publicará la Invitación a Subasta Formal en el portal web de la Autoridad. En el expediente de la subasta formal se mantendrá evidencia del envío de las invitaciones a subasta formal en el RUL, de la invitación a subasta formal publicada en la página web de la Autoridad. La fecha oficial de la Invitación a Subasta Formal será la fecha en que se publicó el Aviso de Subasta Formal a través del portal web de la Autoridad. 5) La Invitación a Subasta Formal se remitirá a todos los licitadores registrados en el RUL bajo la categoría correspondiente al bien o servicio que se pretende adquirir, mediante correo electrónico, a la dirección provista en el RUL. La falta de notificación a un licitador del RUL será causa suficiente para la cancelación de la subasta formal, siempre y cuando no se haya celebrado el acto de apertura. 6) Cuando el número de licitadores registrados en el RUL bajo la categoría correspondiente al bien o servicio que se pretende adquirir sea menor de tres (3), la Junta de Subastas realizará las gestiones necesarias para identificar los suplidores o proveedores no registrados en el RUL que proveen el bien o servicio necesario, para alcanzar un mínimo de tres (3) licitadores, suplidores 0 proveedores a los cuales enviar invitación para la subasta formal. En la invitación a los suplidores o proveedores identificados no registrados en el RUL se les advertirá que su oferta será considerada sólo si somete todos los documentos requeridos ante el RUL, dentro de un término de cinco (5) días laborables. Si la Junta de Subastas sólo identifica un máximo de dos (2) licitadores, suplidores o proveedores, lo certificará por escrito y procederá a realizar la subasta formal. 7) La Junta de Subastas podrá celebrar subastas formales exclusivas para grupos preferenciales, en aras de cumplir con lo establecido en las Leyes de Preferencia.