Contenido del pliego de subasta formal

Cada pliego de subasta formal deberá identificarse por su número, propósito y fecha de emisión. Estará compuesto por la invitación a subasta formal, las instrucciones, las especificaciones, y los términos y condiciones de la subasta formal. En el pliego de subasta formal se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda someter su oferta por correo electrónico o entrega en la Junta de Subastas (conforme dispuesto en el pliego), considerando los requisitos que se exponen a continuación: 1) Descripciones claras y detalladas de las características de los bienes, obras y/o servicios no profesionales que se interese adquirir y las especificaciones completas de cada uno de ellos. De ser necesaria una marca específica, el expediente de la subasta formal incluirá una recomendación que así lo justifique; 2) Instrucciones específicas respecto a la forma en que se someterán las ofertas incluyendo la fecha y hora límite para someter las mismas; 3) Los términos y las condiciones que regirán la transacción. Dichos términos y condiciones junto con las especificaciones constituirán la base del contrato u orden de compra; 4) Términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos que sean esenciales para la adjudicación de la subasta formal; 5) Lugar, fecha y hora en que se abrirán los sobres o correos electrónicos de ofertas e indicaciones sobre la forma en que éstos deben identificarse; 6) Condiciones o requerimientos especiales que puedan afectar el proceso de adjudicación. Por ejemplo, si será necesario someter una muestra del producto para evaluación y cómo se dispondrá de la muestra una vez se efectúe la prueba; 7) Criterios de evaluación para la adjudicación de la subasta formal; 8) Términos para radicar y/o presentar impugnación de la invitación, los pliegos y la adjudicación; 52 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoria Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 9) Toda certificación o documentos especiales que deberán someter los licitadores como parte de su oferta; 10) Tipos de descuento incluido el por ciento (%) de descuento para pronto pago, si alguno; 11) La advertencia de que la Autoridad podrá ordenar la cancelación parcial o total del pliego de la subasta formal antes o después del acto de apertura; 12) La advertencia de que la Autoridad podrá enmendar cualquier pliego de la subasta formal hasta dos (2) días laborables antes del acto de apertura de las ofertas cuando la enmienda implique cambios o solicitudes adicionales que se deben incluir en la oferta o licitación o un (1) día laborable antes del acto de apertura de la subasta formal cuando la enmienda no afecte la presentación de las ofertas; 13) Notificación a los licitadores de que copias de los documentos relacionados estarán disponibles en la Autoridad o la Junta de Subastas en aquellas situaciones en que no estén en los pliegos todas las especificaciones de los bienes, obras 0 servicios que se interesan adquirir; 14) Cualquier aviso requerido en Leyes Preferenciales; 15) Toda certificación 0 documentos especiales que deberán someter los licitadores como parte de su oferta; 16) Requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad en aquellos casos en que se requiera la instalación del equipo que se comprará; 17) También se incluirá siempre la advertencia siguiente: "La notificación de la adjudicación de la presente subasta no constituirá el acuerdo formal entre las partes. Será necesario que se suscriba el contrato correspondiente O que la Autoridad emita una orden de compra suscrita por la persona autorizada"; 18) Notificación a los licitadores o las licitadoras sobre la disponibilidad de documentos adicionales relacionados y el lugar donde se pueden obtener; 19) Cualquier criterio adicional que la Autoridad o la Junta de Subastas considere necesario incluir en el pliego de la subasta formal; La Junta de Subastas podrá, cuando sea necesario, solicitar a la Autoridad asesoramiento técnico de cualquier recurso externo, empleado o funcionario de la Autoridad y/o del Gobierno de Puerto Rico con conocimiento especializado para la preparación del pliego de subasta formal. 53 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico