Reuniones con proponentes cuyas ofertas 0 propuestas están dentro de los

márgenes de selección establecidos Si la Junta de Subastas ha decidido sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: 1) Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta de Subastas o el Comité Evaluador de Subastas y Propuestas durante dichas discusiones y negociaciones, obligará a la Autoridad de ningún modo. 2) Cada licitador cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, será invitado a que asista a una o varias reuniones en privado con la Junta de Subastas o el Comité de Evaluación para discutir cualquier faceta de su propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. a. El contenido y la extensión de las discusiones entre la Junta de Subastas o el Comité Evaluador de Subastas y Propuestas y cada licitador lo determinará la Junta de Subastas o el Comité Evaluador de Subastas y Propuestas basada en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. b. El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar los aspectos técnicos de la propuesta en un esfuerzo que las lleve a cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada propuesta que pueda mejorar ésta. 3) A los licitadores cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego se les otorgará un trato justo e igual en cuanto a la oportunidad de discutir y revisar las propuestas. Sin embargo, como la información que se trata en dichas reuniones podrá variar en relación a cada proponente, las revisiones o discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. 4) La Junta de Subastas con la ayuda del Comité Evaluador de Subastas y Propuestas, podrá: (a) establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; (b) orientar al licitador sobre deficiencias en su propuesta para que tenga la oportunidad de satisfacer los requisitos; (c) intentar aclarar cualquier incertidumbre relacionada con la propuesta, y de otra forma refinar los términos y condiciones de la misma; (d) corregir cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolos a la atención del licitador, tan pronto como sea posible, sin publicar información relacionada con otras propuestas, o con el proceso de evaluación; (e) proveerle al licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio O costo, técnica o de cualquier otra índole a su propuesta que 88 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico pueda resultar de las discusiones; y, (f) mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. 5) Luego de cada entrevista o reunión con cualquier licitador, el Comité Evaluador de Subastas y Propuestas redactará una minuta que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. La minuta formará parte del expediente del proceso. 6) El licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una propuesta. 7) Las discusiones y negociaciones se podrán llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones por escrito sin reuniones personales ni entrevistas, a discreción de la Junta de Subastas o el Comité Evaluador de Subastas y Propuestas. También podrán llevarse a cabo por medio de cualquier plataforma electrónico. 8) No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto o servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el mejor valor para la Autoridad, siempre que en el pliego de la Solicitud de Propuestas o Solicitud de Propuestas Selladas se haya notificado a todos los licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. 9) De llevarse a cabo discusiones y negociaciones, la Junta de Subastas podrá solicitar a los licitadores cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, que sometan enmiendas a las Propuestas ("Best and final offer" o "BAFO") que respondan a las discusiones y negociaciones que se realicen. 10) La Junta de Subastas 0 el Comité Evaluador de Subastas y Propuestas mantendrá confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información que tenga que ver con las propuestas o sus evaluaciones se discutirán con nadie que no sea el licitador que las sometió antes del otorgamiento del contrato.