Circunstancias en las que podría realizarse una compra excepcional

Se podrán autorizar compras excepcionales: 1) Cuando los precios mínimos estén fijados por ley o autoridad gubernamental competente. La Autoridad tomará conocimiento oficial de las disposiciones legales relacionadas. 94 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 2) Cuando la compra se haga al Gobierno de Estados Unidos de América, alguno de sus estados 0 a través de sus agencias e instrumentalidades o departamentos, corporaciones cuasipúblicas, sus subsidiarias y afiliadas, o a cualquier entidad gubernamental del Gobierno de Puerto Rico. 3) Cuando se utilice un suplidor que tiene contrato con la ASG. 4) Cuando exista una sola fuente de abastecimiento y así consta mediante certificación del manufacturero de que la empresa en Puerto Rico es el representante exclusivo del bien, 0 certificación de funcionario designado de la Oficina de Compras de la Autoridad O de la Junta de Subastas, según sea el caso, de que, a su mejor entender y conocimiento personal, la entidad es la única que puede proporcionar el bien O prestar el servicio, según aplique. a. Cuando solamente haya un (1) licitador registrado en el RUL o cuando haya varios licitadores registrados, pero sólo hay un (1) suplidor dispuesto a cotizar, la Oficina de Compras o la Junta de Subastas, según sea el caso, realizará las gestiones necesarias para identificar los suplidores o proveedores no registrados en el RUL que proveen el bien o servicio necesario y que reúnen los requisitos exigidos a los licitadores del Gobierno. El Oficial de Compras o la Junta de Subastas, según sea el caso, solicitará entre éstos (licitador registrado y suplidores o proveedores no registrados) un mínimo de tres (3) cotizaciones y seleccionará al licitador, suplidor o proveedor que oferte el mejor valor. Se procederá de igual forma en caso de identificarse sólo dos (2) suplidores o proveedores. El Oficial de Compras o la Junta de Subastas, según sea el caso, certificará por escrito debidamente firmado, la presencia de las circunstancias correspondientes.' b. Con excepción de lo dispuesto en el inciso (a) que antecede, sólo procederá la compra excepcional cuando el RUL esté desierto y haya un (1) solo suplidor o proveedor en el mercado que reúna los requisitos exigidos a los licitadores del Gobierno de Puerto Rico. El Oficial de Compras o la Junta de Subastas, según sea el caso, certificará mediante escrito debidamente firmado que, luego de haber realizado las gestiones investigativas pertinentes en el mercado, ha determinado que la entidad es la única que puede proporcionar el bien, realizar la obra 0 prestar el servicio, según aplique. El escrito deberá incluir el detalle de las gestiones investigativas del mercado que fundamentan su determinación, así como también, las fuentes consultadas. 5) Cuando en la Autoridad exista una situación de emergencia que genere necesidades inesperadas, imprevistas e inaplazables que requiera acción inmediata de la Autoridad, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de los empleados 0 la ciudadanía 95 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico que visita sus facilidades, o porque implique la suspensión de los servicios que se brindan 0 que éstos se afecten. a. En este caso, mediante certificación a emitirse por el Oficial de Compras 0 la Junta de Subastas, según sea el caso, deberá exponerse de forma detallada la naturaleza de la emergencia administrativa, qué ocasionó la emergencia y el daño ocasionado u ocurrencia inminente. Dicha justificación deberá contar con las firmas del Director Ejecutivo 0 su representante autorizado, y el Oficial de Compras. Previo a la autorización de dicho método de compra, la Autoridad deberá corroborar mediante inspección u otros mecanismos el hecho de la emergencia ocurrida en la Autoridad. 6) Cuando el Gobernador haya declarado un estado de emergencia. En estos casos, se seguirá el procedimiento aplicable establecido en el Artículo 35 de la Ley 73-2019, el Reglamento de ASG, así como cualquier procedimiento que se establezca mediante Orden Ejecutiva, Carta Circular y/o Memorando. 7) Cuando la propiedad gubernamental pueda dañarse o perderse. 8) Cuando la vigencia de los fondos esté próxima al vencimiento y toda oportunidad de adquirir los bienes, obras y servicios no profesionales se pueda perder, afectándose adversamente los mejores intereses de la Autoridad. Sólo se autorizarán compras excepcionales conforme lo dispuesto en este inciso cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias: a. La solicitud sobre la necesidad de adquirir los bienes, obras o servicios profesionales debe ser debidamente cumplimentada y presentada en la Oficina de Administración, dentro de un término de sesenta (60) días previos al vencimiento de los fondos a ser utilizados para la adquisición; b. Los fondos han sido asignados a la Autoridad en un término menor a los sesenta (60) días previos al vencimiento de los fondos a ser utilizados para la adquisición; C. Cuando la necesidad haya sido identificada por la Autoridad en un término menor a los sesenta (60) días previos al vencimiento de los fondos a ser utilizados para la adquisición, se puede corroborar mediante la documentación correspondiente que no constituye un gasto incluido en el presupuesto corriente y que la adquisición se financiará con un sobrante presupuestario. No obstante, de demostrarse que la circunstancia surgió debido a la negligencia, dejadez 0 falta de planificación, la compra excepcional no será autorizada. 96 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico 9) Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional 0 servicios suplementarios para equipo cuya reparación 0 servicio esté bajo contrato. 10) Cuando sea necesario adquirir los bienes, obras y servicios no profesionales fuera de Puerto Rico por no haber suplidores cualificados en el mercado local; o las condiciones ofrecidas en esos mercados represente una ventaja mayor que las del mercado local. Solo se autorizarán compras excepcionales bajo lo dispuesto en este inciso cuando exista una sola fuente de abastecimiento y así consta mediante certificación del manufacturero de que la empresa fuera de Puerto Rico es el representante exclusivo o quien único produce el bien, o cuando la Oficina de Compras o la Junta de Subastas, según aplique, certifique que, a su mejor entender y conocimiento personal, la entidad es la única que puede proporcionar el bien o prestar el servicio no profesional. Por lo que, si existe más de una (1) fuente de abastecimiento fuera de Puerto Rico, se deberá tramitar la compra a través de los mecanismos de licitación ordinarios. 11) Cuando no se reciban ofertas luego de haberse emitido solicitudes de cotizaciones, invitación a subasta 0 solicitud de propuestas. a. En caso de no recibirse ofertas una vez de celebrado el acto de apertura correspondiente, la Oficina de Compras o la Junta de Subastas, según aplique, emitirá una segunda convocatoria del proceso. b. Sólo en caso de no recibir ofertas como resultado de la segunda convocatoria, procederá el trámite de compra excepcional. c. El expediente de compra contendrá copias de las actas correspondientes que acrediten que no se recibieron ofertas en ambos procesos; solo así el Oficial de Compras o la Junta de Subastas, según sea el caso, podrán recomendar favorablemente el trámite de la compra excepcional. 12) Cuando todas las cotizaciones, ofertas y/o propuestas recibidas sean rechazadas porque incumplen con las especificaciones, condiciones o porque su precio resulte irrazonable. a. En caso de no recibirse ofertas una vez de celebrado el acto de apertura correspondiente, la Oficina de Compras O la Junta de Subastas, según aplique, emitirá una segunda convocatoria del proceso. b. Sólo en caso de no recibir ofertas como resultado de la segunda convocatoria, procederá el trámite de compra excepcional. C. El expediente de compra contendrá copias de las actas correspondientes que acrediten que no se recibieron ofertas en ambos procesos; solo así el Oficial 97 Reglamento para la adquisición de bienes y servicios en la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico de Compras o la Junta de Subastas, según sea el caso, podrá recomendar favorablemente el trámite de la compra excepcional. 13) Cuando la compra se efectúe bajo los términos de contratos o subastas realizadas previamente, siempre y cuando redunde en beneficio de la Autoridad. En caso de incumplimiento contractual del licitador agraciado al cual se le adjudique la buena pro de una subasta particular, se podrá contratar con el licitador alterno conforme propuesta presentada en la subasta. 14) Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a ser adquiridos son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtendrán en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición.